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Die erste Abschlussprüfung eines FDI-Unternehmens unterscheidet sich von späteren Jahren: Jeder Saldo wird „bei null aufgebaut“, und viele Vorgänge entstehen, noch bevor es Firmenstempel und Bankkonto gibt. Fehlen Belege für diese ersten Transaktionen, kann der Prüfer bereits beim ersten Jahresabschluss an die Muttergesellschaft ein eingeschränktes Prüfungsurteil abgeben. Die folgende Checkliste hat das Buchhaltungsteam von ACCA Consulting Vietnam aus der Praxis mit neuen FDI-Unternehmen zusammengestellt.
1. Was unterscheidet die erste Abschlussprüfung von späteren Jahren?
| Besonderheit | Warum der Prüfer darauf achtet | Zentrale Unterlagen |
|---|---|---|
| Erste Kapitaleinlage | Bestätigung des Eigenkapitals und der Einhaltung der Einlagefrist | DICA-Kontoauszüge, Überweisungsbelege, IRC, ERC |
| Gründungskosten | Entstanden vor Bestehen der juristischen Person, Belege oft auf den Investor ausgestellt | Kostenübernahmevereinbarung, Rechnungen, Zahlungsbelege |
| Anfangsvermögen | Importierte Maschinen, Sacheinlagen, Ermittlung der Anschaffungskosten | Zollanmeldung, Verträge, Bewertungsprotokoll, Übergabeprotokoll |
| Rechnungslegungsmethoden | Im ersten Jahr festgelegt, wirken sich auf alle Folgejahre aus | Beschluss zum Rechnungslegungssystem, Buchungswährung, Abschreibungsmethode |
2. Einlagebelege und die 90-Tage-Frist
Die Kapitaleinlage ausländischer Investoren muss über das Direktinvestitions-Kapitalkonto (DICA – tài khoản vốn đầu tư trực tiếp) erfolgen und innerhalb von 90 Tagen ab Ausstellung des Enterprise Registration Certificate (ERC – Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) geleistet werden. Der Prüfer gleicht jeden Zahlungseingang mit dieser Frist und mit dem Kapital laut ERC ab. Details zu den Risiken einer verspäteten Einlage finden Sie im Beitrag Frist für die Kapitaleinlage ausländischer Investoren.
Beispiel. Tranche 3 überschreitet die 90-Tage-Frist: Das Unternehmen muss dies nach geltendem Recht bereinigen, und der Prüfer kann es im Anhang erwähnen.
Als Tabelle
| Tranche 1 (60 % des Kapitals) | 21 Tage |
| Tranche 2 (30 % des Kapitals) | 68 Tage |
| Tranche 3 (10 % des Kapitals) | 104 Tage |
| Einlagefrist | 90 Tage |
- DICA-Kontoauszug mit Auftraggebername identisch zum Investornamen im IRC und eindeutigem Verwendungszweck „Kapitaleinlage“.
- Einlagen in Fremdwährung zum tatsächlichen Kurs am Eingangstag erfassen; Berechnung aufbewahren.
- Bei Sacheinlagen: Bewertungsprotokoll, Übergabeprotokoll und Nachweis des Eigentumsübergangs.
3. Gründungskosten und importierte Anlagen
Kosten für Marktstudien, Berater, Flüge, vorübergehende Büromiete usw. werden häufig von der Muttergesellschaft oder vom Investor persönlich bezahlt, bevor die juristische Person besteht. Um sie in die Bücher der neuen Gesellschaft zu übernehmen, braucht es eine Kostenübernahmevereinbarung, eine detaillierte Aufstellung und die Originalbelege. Fehlen diese, wird der Prüfer den Saldo kaum anerkennen, und die Steuerbehörde wird die Kosten kaum als abzugsfähig akzeptieren.
Bei importierten Maschinen umfassen die Anschaffungskosten Kaufpreis, nicht erstattungsfähige Steuern, Transport, Installation und Probebetrieb. Häufige Fehler: Installationskosten werden als Periodenaufwand statt aktiviert gebucht, oder es fehlt das Übergabeprotokoll zur Inbetriebnahme, mit dem die Abschreibung beginnt.
4. Checkliste der Unterlagen für die erste Abschlussprüfung
- IRC, ERC, Satzung, Bestellungsbeschluss für den gesetzlichen Vertreter und den Chefbuchhalter bzw. Buchhaltungsverantwortlichen
- Kontoauszüge von DICA und Geschäftskonto ab Eröffnung bis 31.12.
- Vereinbarung und Aufstellung der Gründungskosten mit Originalbelegen
- Zollanmeldungen, Rechnungen, Übergabeprotokolle für importierte Anlagen
- Miet- bzw. Fabrikmietverträge, Kautionsbelege, Verteilungsplan für vorausbezahlte Miete
- Beschluss zu Rechnungslegungssystem, Buchungswährung und Abschreibungsmethode
- Arbeitsverträge, Lohnlisten, Nachweise des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung (BHXH) von 21,5 %
- Eingereichte Mehrwertsteuer- (VAT/GTGT) und PIT-Erklärungen (TNCN) sowie Übersicht der vierteljährlichen CIT-Vorauszahlungen (TNDN)
5. Fehler, die häufig zu einem eingeschränkten Prüfungsurteil führen
- 1Keine Inventur zum Jahresende
Der Prüfer kann Vorräte und Anlagen zum 31.12. nicht bestätigen.
- 2Gründungskosten ohne Belege
Es lässt sich nicht nachweisen, dass die Ausgaben der Gesellschaft zuzurechnen sind.
- 3Einlage stimmt nicht überein
Zahlung auf falsches Konto, falscher Auftraggebername oder Fristüberschreitung.
- 4Falsche Anschaffungskosten
Installationskosten nicht aktiviert, kein Protokoll zur Inbetriebnahme.
- 5Konzernsalden weichen ab
Verbindlichkeiten gegenüber der Muttergesellschaft stimmen nicht mit deren Saldenbestätigung überein.
Die meisten dieser Fehler lassen sich korrigieren, wenn sie vor Dezember entdeckt werden. Eine Durchsicht der Bücher zur Mitte des ersten Jahres spart in der Regel mehr Aufwand als Erklärungen gegenüber dem Prüfer im Februar. Den vollständigen Vorbereitungsplan finden Sie unter 12-Wochen-Plan für die Abschlussprüfung.
Häufige Fragen
Muss ein FDI-Unternehmen, das zum Jahresende gegründet wurde, für dieses Jahr geprüft werden?
Das erste Geschäftsjahr bestimmt sich nach den geltenden Vorschriften zur Rechnungsperiode; ein kurzes erstes Geschäftsjahr kann mit dem Folgejahr zusammengelegt werden. Klären Sie dies frühzeitig mit Buchhaltung und Prüfungsgesellschaft.
Können von der Muttergesellschaft bezahlte Gründungskosten als Aufwand erfasst werden?
Ja, sofern eine Kostenübernahmevereinbarung und gültige Originalbelege vorliegen und die Ausgaben der Geschäftstätigkeit der Gesellschaft dienen. Zusätzlich sind die Vorschriften zu Geschäften zwischen verbundenen Unternehmen und die damit verbundenen Steuern zu beachten.
Welche Folgen hat ein eingeschränktes Prüfungsurteil im ersten Jahr?
Muttergesellschaft und Banken lesen den Jahresabschluss zusammen mit diesem Urteil; zudem können ungelöste Sachverhalte in das Prüfungsurteil des Folgejahres übergehen.
Saubere Bücher im ersten Jahr, weniger Aufwand in allen Folgejahren
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