Bộ quy chế nội bộ cho doanh nghiệp mới: cần những quy chế nào

Ba tháng đầu sau thành lập, mọi việc thường do giám đốc tự quyết “bằng miệng”. Khi có thêm nhân viên, thêm khách hàng, cách làm đó nhanh chóng gây rối: ai được duyệt chi, ai ký hợp đồng, thưởng tính thế nào. Bộ quy chế nội bộ doanh nghiệp gọn nhẹ là lời giải. ACCA Consulting Vietnam gợi ý danh mục và thứ tự ban hành hợp lý.

1. Vì sao doanh nghiệp mới cần quy chế nội bộ doanh nghiệp sớm

Quy chế không chỉ để “cho có”. Với doanh nghiệp nhỏ, quy chế có ba vai trò thực tế: phân quyền để giám đốc không phải duyệt từng khoản nhỏ, tạo căn cứ chứng minh chi phí hợp lý khi quyết toán thuế, và giảm tranh chấp với nhân viên. Ví dụ, chi phí công tác, phụ cấp, thưởng muốn được tính vào chi phí được trừ thường cần có căn cứ như hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng hoặc quy chế tài chính.

Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nhiều khoản chi bị loại khi kiểm tra thuế không phải vì khoản chi sai, mà vì doanh nghiệp không có văn bản nội bộ nào quy định mức chi, đối tượng hưởng.

2. Danh mục quy chế theo quy mô doanh nghiệp

Với nội quy lao động, việc có phải đăng ký hay không phụ thuộc số lao động theo quy định hiện hành; bạn có thể xem bài nội quy lao động đăng ký khi nào. Các quy chế còn lại là văn bản nội bộ, doanh nghiệp tự ban hành theo thẩm quyền trong điều lệ.

Quy chế tài chính và chi tiêu nội bộ

Nêu hạn mức tạm ứng, mức chi tiếp khách, chi văn phòng phẩm, quy trình đề nghị – duyệt – thanh toán – hoàn ứng. Nên ghi rõ nguyên tắc thanh toán không dùng tiền mặt với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Luật Thuế GTGT 2024.

Quy chế phân quyền ký

Ma trận ai được ký loại tài liệu nào, đến hạn mức bao nhiêu. Phân quyền nên khớp với giấy uỷ quyền đã cấp, xem uỷ quyền trong doanh nghiệp.

Quy chế lương thưởng và bảo mật

Quy chế lương nêu thang bậc, phụ cấp, điều kiện thưởng, cách tính trên tiền lương đóng bảo hiểm. Quy chế bảo mật quy định phân loại dữ liệu, quyền truy cập, việc dùng công cụ trực tuyến và AI: không đưa dữ liệu khách hàng, bảng lương lên công cụ AI công cộng.

3. Mức ưu tiên ban hành

Doanh nghiệp thương mại có kho hàng nên đẩy quy chế quản lý hàng tồn kho lên sớm; doanh nghiệp phần mềm nên ưu tiên bảo mật và sở hữu trí tuệ.

4. Lộ trình 90 ngày ban hành bộ quy chế

Quy chế cần được ban hành bằng quyết định của người có thẩm quyền, ghi ngày hiệu lực và lưu cùng bộ hồ sơ pháp lý. Bộ phận kế toán dùng quy chế làm căn cứ khi hạch toán, nên việc phối hợp với dịch vụ kế toán ngay từ lúc soạn giúp quy chế vừa dễ dùng vừa hỗ trợ tốt khi quyết toán thuế.

Câu hỏi thường gặp