Nội dung bài viết
Khi ngân hàng xét vay vốn, đối tác thẩm định hay cơ quan thuế kiểm tra, câu đầu tiên luôn là “gửi giúp bộ hồ sơ pháp lý doanh nghiệp”. Doanh nghiệp lưu lộn xộn sẽ mất nhiều ngày tìm kiếm, thậm chí phải xin cấp lại. Bài viết đưa ra danh mục cần lưu, cấu trúc thư mục số và cách phân quyền, do đội ngũ ACCA Consulting Vietnam đúc kết từ việc hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hồ sơ.
1. Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp gồm những gì?
Có thể chia hồ sơ thành năm nhóm. Mỗi nhóm có người phụ trách và tần suất cập nhật khác nhau, nên chia nhóm là bước đầu để không bỏ sót.
| Nhóm | Tài liệu chính | Người phụ trách gợi ý |
|---|---|---|
| Thành lập và thay đổi | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp các lần, điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, sổ đăng ký thành viên/cổ đông, thông báo thay đổi | Hành chính / pháp chế |
| Quản trị nội bộ | Biên bản họp, nghị quyết, quyết định bổ nhiệm, giấy uỷ quyền, quy chế nội bộ | Thư ký công ty / hành chính |
| Giấy phép chuyên ngành | Giấy phép con, chứng chỉ năng lực, giấy chứng nhận đủ điều kiện, IRC (nếu là FDI) | Bộ phận vận hành |
| Thuế và kế toán | Tờ khai, thông báo của cơ quan thuế, báo cáo tài chính, sổ kế toán, chứng từ | Kế toán |
| Lao động và hợp đồng | Hợp đồng lao động, hồ sơ BHXH, nội quy, hợp đồng thuê trụ sở, hợp đồng lớn với khách hàng, nhà cung cấp | Nhân sự / kế toán |
2. Lưu bao lâu là đủ?
Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu tối thiểu 10 năm. Với các nhóm hồ sơ khác, thời hạn lưu phụ thuộc từng văn bản chuyên ngành. Cách an toàn thực tế là: hồ sơ thành lập, thay đổi và quản trị lưu suốt thời gian doanh nghiệp tồn tại; hồ sơ lao động, hợp đồng lưu ít nhất bằng thời hạn kế toán liên quan.
Ví dụ minh hoạ. Chỉ mốc 10 năm của chứng từ kế toán là quy định tối thiểu theo Luật Kế toán 2015; các mốc khác là chính sách nội bộ giả định, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định hiện hành.
Xem dạng bảng
| Chứng từ kế toán ghi sổ | 10 năm |
| Hợp đồng kinh tế | 10 năm |
| Hồ sơ lao động sau nghỉ việc | 10 năm |
| Thư từ giao dịch thường | 5 năm |
3. Cấu trúc thư mục số mẫu
Số hoá không chỉ là scan. Một cấu trúc thư mục nhất quán quan trọng hơn công cụ. Mẫu dưới đây dùng được trên mọi nền tảng lưu trữ đám mây hoặc máy chủ nội bộ:
- 01_PHAP-LY: GCN ĐKDN (đặt tên theo lần thay đổi, ví dụ GCN_lan03_2026-05-12.pdf), điều lệ, sổ thành viên.
- 02_QUAN-TRI: biên bản, nghị quyết, quyết định theo năm.
- 03_GIAY-PHEP: mỗi giấy phép một thư mục, kèm ngày hết hạn trong tên file.
- 04_THUE-KE-TOAN: theo năm tài chính → tháng/quý → tờ khai, BCTC, chứng từ.
- 05_NHAN-SU: theo mã nhân viên; hồ sơ nhạy cảm tách thư mục riêng.
- 06_HOP-DONG: theo đối tác, năm ký; có bảng danh mục hợp đồng.
4. Phân quyền truy cập và bảo mật
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, rủi ro phổ biến không phải mất file mà là quá nhiều người xem được file. Bảng lương, CCCD của thành viên, hợp đồng giá vốn là dữ liệu nhạy cảm. Nguyên tắc: ai cần mới được xem, ai chịu trách nhiệm mới được sửa.
- Phân quyền theo nhóm (ban giám đốc, kế toán, nhân sự), không chia sẻ theo đường link công khai.
- Bật xác thực hai lớp cho tài khoản quản trị.
- Thu hồi quyền ngay khi nhân sự nghỉ việc.
- Sao lưu định kỳ ra ít nhất một nơi tách biệt.
- Không tải hồ sơ nhạy cảm lên công cụ AI công cộng.
- Bản gốc giấy (GCN, hợp đồng có chữ ký tươi) cất tủ khoá, ghi sổ mượn trả.
5. Quy trình số hoá 5 bước cho doanh nghiệp nhỏ
- 1Kiểm kê
Lập danh sách giấy tờ hiện có, đối chiếu với danh mục ở mục 1.
- 2Bổ sung
Xin sao y hoặc trích lục các giấy tờ còn thiếu.
- 3Scan và đặt tên
Scan rõ nét, đặt tên theo quy tắc chung.
- 4Sắp xếp và phân quyền
Đưa vào cấu trúc thư mục, cấp quyền theo nhóm.
- 5Duy trì
Mỗi lần thay đổi, cập nhật file và danh mục ngay trong tuần.
Phần hồ sơ thuế, kế toán thường chiếm khối lượng lớn nhất. Nếu doanh nghiệp dùng dịch vụ kế toán bên ngoài, hãy thống nhất cấu trúc lưu và quyền truy cập ngay từ đầu để chứng từ được lưu theo kỳ, không phải gom lại cuối năm.
Câu hỏi thường gặp
Bản scan có thay thế được bản gốc không?
Bản scan giúp tra cứu nhanh nhưng không đương nhiên thay thế bản gốc giấy. Bạn vẫn nên giữ bản gốc các giấy tờ quan trọng; với chứng từ điện tử gốc như hoá đơn điện tử, lưu đúng định dạng điện tử.
Mất Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì làm sao?
Doanh nghiệp có thể đề nghị cấp lại theo thủ tục của cơ quan đăng ký kinh doanh. Có bản scan đầy đủ giúp bạn tiếp tục giao dịch trong thời gian chờ.
Ai nên chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ pháp lý?
Doanh nghiệp nhỏ nên giao một đầu mối duy nhất (thường là hành chính hoặc kế toán), có người dự phòng, và ban giám đốc kiểm tra định kỳ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ sắp xếp hồ sơ pháp lý không?
Có. ACCA hỗ trợ rà soát, lập danh mục và sắp xếp hồ sơ thuế, kế toán, pháp lý doanh nghiệp; kiểm tra sơ bộ sổ sách miễn phí để bạn biết đang thiếu gì.
Hồ sơ gọn, sẵn sàng khi cần
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán TP.HCM kèm lưu trữ chứng từ theo kỳ, giúp bạn sẵn sàng khi ngân hàng hay cơ quan thuế yêu cầu.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
