7 dấu hiệu sổ sách kế toán rủi ro, cần rà soát sổ sách kế toán ngay

Sổ sách kế toán hiếm khi hỏng trong một ngày. Rủi ro thường tích tụ từ những chênh lệch nhỏ không ai đối chiếu, đến khi quyết toán, hoàn thuế hoặc bị kiểm tra mới lộ ra. Dưới đây là 7 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên rà soát sổ sách kế toán ngay, do đội ngũ dịch vụ kế toán của ACCA Consulting Vietnam tổng hợp từ thực tế làm việc.

1. Vì sao cần rà soát sổ sách kế toán định kỳ

Tờ khai thuế được nộp đúng hạn chưa chắc đã đúng số. Cơ quan thuế có thể đối chiếu hoá đơn điện tử, tờ khai, dữ liệu BHXH và nhiều nguồn khác. Một chênh lệch nhỏ lặp lại nhiều tháng có thể thành khoản truy thu lớn, cộng thêm tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp.

Rà soát sổ sách kế toán là việc một người độc lập đối chiếu lại số liệu: sổ sách với hoá đơn, sao kê, bảng lương và tờ khai. Mục tiêu là tìm lỗi sớm, khi còn sửa được bằng khai bổ sung hoặc bổ sung chứng từ, thay vì để cơ quan thuế phát hiện.

2. 7 dấu hiệu sổ sách kế toán đang có rủi ro

Dấu hiệu 1: Số dư tiền mặt lớn bất thường hoặc âm quỹ

Quỹ tiền mặt trên sổ lớn trong khi thực tế không có, hoặc có lúc âm quỹ, thường là do ghi nhận chi tiêu, rút tiền không đúng. Đây là dấu hiệu sổ đang được "cân" cho khớp thay vì phản ánh đúng thực tế.

Dấu hiệu 2: Hoá đơn lớn thanh toán bằng tiền mặt

Theo Luật Thuế GTGT 2024 (hiệu lực 01/07/2025), hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên (đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nếu sổ có nhiều khoản như vậy trả bằng tiền mặt, số thuế đã khấu trừ có thể bị loại.

Dấu hiệu 3: Doanh thu trên sổ lệch hoá đơn đầu ra hoặc sao kê

Tiền về tài khoản mà không có hoá đơn tương ứng, hoặc hoá đơn đã xuất nhưng chưa ghi doanh thu, đều là chênh lệch phải giải trình.

Dấu hiệu 4: Lương trên sổ không khớp BHXH và tờ khai TNCN

Chi phí lương ghi sổ khác mức lương đóng bảo hiểm, khác số liệu trên tờ khai TNCN, hoặc có người nhận lương nhưng không có hợp đồng lao động. Doanh nghiệp đóng 21,5% và người lao động đóng 10,5% trên tiền lương đóng BHXH, nên khoản này dễ bị đối chiếu.

Dấu hiệu 5: Công nợ treo nhiều năm không đối chiếu

Khoản phải thu, phải trả tồn từ nhiều năm, không có biên bản đối chiếu, khiến số liệu báo cáo tài chính không đáng tin và khó giải trình khi bị kiểm tra.

Dấu hiệu 6: Tạm nộp TNDN thấp hơn nhiều so với quyết toán

Tổng 4 quý tạm nộp TNDN không được thấp hơn 80% số thuế phải nộp theo quyết toán năm. Nếu năm nào cũng chênh lớn, doanh nghiệp đang không theo dõi lợi nhuận trong năm.

Dấu hiệu 7: Thiếu chứng từ gốc hoặc đổi kế toán liên tục

Chứng từ dùng ghi sổ, lập BCTC phải lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Doanh nghiệp đổi kế toán nhiều lần mà không bàn giao đầy đủ thường mất chứng từ, mất file sổ, và không ai nắm được số liệu các năm cũ.

3. Bảng tự đánh giá mức độ rủi ro

4. Quy trình rà soát sổ sách kế toán tại ACCA

Rà soát sơ bộ đặc biệt nên làm trước các thời điểm nhạy cảm: quyết toán năm, đề nghị hoàn thuế, giải thể, chuyển nhượng vốn, hoặc khi nhận thông báo kiểm tra. Xem thêm bài chuẩn bị kiểm tra quyết toán thuế.

5. Sau khi rà soát: giữ sổ sạch bằng thói quen hằng tháng

• Khoá sổ mỗi tháng: đối chiếu ngân hàng, hoá đơn và quỹ tiền mặt.
• Thanh toán nhà cung cấp qua ngân hàng với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên.
• Đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp ít nhất cuối mỗi năm.
• Ước tính lợi nhuận giữa năm để tạm nộp TNDN đủ.
• Bàn giao đầy đủ sổ, file và chứng từ mỗi khi đổi người làm kế toán.

Một dịch vụ kế toán làm đều tay mỗi tháng sẽ rẻ hơn nhiều so với việc dựng lại sổ cho vài năm cùng lúc. Với sổ sách được ghi chép và đối chiếu đều đặn, doanh nghiệp luôn có số liệu rõ ràng để tự tin khi làm việc với cơ quan thuế.

Câu hỏi thường gặp