Mức phạt chậm nộp tờ khai thuế và cách tránh

Chỉ trễ vài ngày nộp tờ khai, doanh nghiệp đã có thể nhận quyết định xử phạt hành chính. Bài viết này tổng hợp mức phạt chậm nộp tờ khai thuế theo từng khung ngày, phân biệt với tiền chậm nộp thuế, kèm ví dụ minh hoạ và checklist phòng tránh. Nội dung do ACCA Consulting Vietnam biên soạn cho chủ doanh nghiệp không chuyên kế toán.

1. Phân biệt phạt chậm nộp tờ khai và tiền chậm nộp thuế

Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn hai khoản này. Thực tế đây là hai nghĩa vụ khác nhau, có thể phát sinh cùng lúc:

• Phạt chậm nộp tờ khai thuế: là tiền phạt hành chính vì nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn. Mức phạt tính theo số ngày quá hạn, áp dụng cả khi tờ khai không có số thuế phải nộp.
• Tiền chậm nộp thuế: là khoản tính trên số tiền thuế nộp chậm, mức 0,03%/ngày. Khoản này chỉ phát sinh khi có số thuế phải nộp mà doanh nghiệp nộp sau hạn.

Ví dụ, doanh nghiệp nộp tờ khai GTGT quý trễ 20 ngày và có số thuế phải nộp: doanh nghiệp vừa bị phạt hành chính vì nộp tờ khai trễ, vừa phải nộp tiền chậm nộp trên số thuế nộp sau hạn.

2. Khung phạt chậm nộp tờ khai thuế theo số ngày quá hạn

Căn cứ Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung, mức phạt chậm nộp tờ khai thuế áp dụng cho tổ chức như sau:

Với cá nhân, mức phạt tiền bằng 1/2 mức áp dụng cho tổ chức. Các trường hợp quá hạn trên 90 ngày khác với dòng cuối của bảng được xử lý theo quy định riêng; doanh nghiệp nên liên hệ tư vấn để xác định đúng khung.

Biểu đồ cho thấy mức phạt tối đa tăng gấp 5 lần từ khung đầu đến khung trên 90 ngày. Nói cách khác, phát hiện và xử lý sớm luôn rẻ hơn để kéo dài.

3. Cách tính tiền chậm nộp thuế 0,03%/ngày

Công thức chung:

Tiền chậm nộp = Số thuế chậm nộp × 0,03% × Số ngày chậm nộp. Cách xác định số ngày chậm nộp cụ thể thực hiện theo quy định hiện hành.

Ví dụ minh hoạ (số liệu giả định): doanh nghiệp có số thuế GTGT phải nộp 50.000.000đ nhưng nộp trễ 30 ngày. Tiền chậm nộp = 50.000.000 × 0,03% × 30 = 450.000đ. Nếu trễ 90 ngày, con số này là 1.350.000đ.

Tiền chậm nộp tính theo ngày, nên càng nộp sớm càng ít. Nếu chưa đủ hồ sơ để khai chính xác, doanh nghiệp vẫn nên ưu tiên nộp đúng hạn rồi khai bổ sung theo quy định, thay vì để tờ khai trễ.

4. Nguyên nhân thường gặp khiến doanh nghiệp bị phạt

• Không biết mình khai GTGT theo tháng hay theo quý, dẫn đến bỏ sót kỳ.
• Nghĩ rằng doanh nghiệp không phát sinh doanh thu thì không cần nộp tờ khai. Xem thêm bài doanh nghiệp không phát sinh doanh thu.
• Kế toán nghỉ việc, không bàn giao lịch thuế và tài khoản thuế điện tử.
• Chữ ký số hết hạn đúng thời điểm cần nộp.
• Nhận chứng từ sát hạn, không kịp đối chiếu hoá đơn.
• Quên hạn quyết toán năm 31/3 vì trùng mùa cao điểm sau Tết.

Điểm chung của các nguyên nhân trên là thiếu người theo dõi và thiếu quy trình, chứ hiếm khi là do doanh nghiệp cố ý. Với doanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp thường vừa bán hàng, vừa quản lý nhân sự, nên các mốc thuế dễ bị đẩy xuống cuối danh sách việc cần làm. Khi phát hiện ra thì tờ khai đã trễ vài tuần, có khi vài tháng, và khoản phạt đã rơi vào khung cao hơn.

Bên cạnh tiền phạt, hồ sơ nộp trễ nhiều lần cũng khiến lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp kém đi. Điều này có thể khiến doanh nghiệp được chú ý hơn trong các đợt kiểm tra, và mất thêm thời gian giải trình.

5. Cách tránh bị phạt chậm nộp tờ khai thuế

Nếu đã lỡ trễ, hãy nộp tờ khai và nộp đủ số thuế, tiền chậm nộp càng sớm càng tốt. Như bảng ở mục 2, việc nộp sớm giúp doanh nghiệp rơi vào khung phạt thấp hơn. Đồng thời, hãy rà lại các kỳ khác để chắc chắn không còn tờ khai nào bị sót.

6. Vai trò của dịch vụ kế toán trong việc tránh phạt

Một đơn vị dịch vụ kế toán có quy trình theo dõi lịch thuế cho nhiều doanh nghiệp cùng lúc, nên ít phụ thuộc vào một cá nhân. Khi kế toán nội bộ nghỉ việc hoặc nghỉ phép, hồ sơ vẫn được nộp đúng hạn.

Câu hỏi thường gặp