Nội dung bài viết
Giám đốc không thể có mặt ở mọi nơi: nộp hồ sơ, ký hợp đồng nhỏ, nhận hàng, làm việc với ngân hàng. Một giấy uỷ quyền công ty soạn chặt chẽ giúp công việc trôi chảy mà vẫn kiểm soát được rủi ro. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam giải thích ai được uỷ quyền, các loại uỷ quyền và cách quản lý danh sách uỷ quyền.
1. Ai có quyền uỷ quyền và ai được nhận uỷ quyền
Người uỷ quyền thường là người đại diện theo pháp luật của công ty (giám đốc, tổng giám đốc, chủ tịch tuỳ điều lệ). Người được uỷ quyền có thể là nhân viên, thành viên khác hoặc người ngoài công ty, miễn là có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Nguyên tắc cốt lõi: không ai được uỷ quyền nhiều hơn quyền mình đang có. Giám đốc chỉ được ký hợp đồng đến hạn mức điều lệ cho phép thì cũng chỉ uỷ quyền trong hạn mức đó.
Theo quy định hiện hành của Luật Doanh nghiệp, khi người đại diện theo pháp luật xuất cảnh khỏi Việt Nam mà công ty chỉ có một người đại diện, người đó phải uỷ quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện. Đây là trường hợp uỷ quyền mà nhiều doanh nghiệp hay quên.
2. Các loại giấy uỷ quyền công ty: theo vụ việc và theo thời hạn
| Tiêu chí | Theo vụ việc | Theo thời hạn |
|---|---|---|
| Phạm vi | Một việc cụ thể (nộp một bộ hồ sơ, ký một hợp đồng) | Nhóm công việc lặp lại (ký hợp đồng mua hàng, nhận chứng từ) |
| Thời hạn | Kết thúc khi xong việc | Theo ngày ghi trên giấy |
| Rủi ro lạm quyền | Thấp | Cao hơn, cần hạn mức |
| Ví dụ | Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp | Phó giám đốc ký hợp đồng bán hàng dưới hạn mức |
| Quản lý | Lưu kèm hồ sơ vụ việc | Đưa vào danh sách theo dõi, nhắc hết hạn |
Ngoài ra còn có uỷ quyền trong nội bộ quản trị, như thành viên, cổ đông uỷ quyền cho người khác dự họp và biểu quyết. Loại này tuân theo điều lệ và quy định về họp HĐTV, ĐHĐCĐ, xem biên bản họp hội đồng thành viên, đại hội cổ đông.
3. Những việc không được hoặc không nên uỷ quyền
- Việc vượt thẩm quyền của người uỷ quyền: ví dụ giám đốc uỷ quyền quyết định tăng vốn, việc thuộc thẩm quyền HĐTV hoặc ĐHĐCĐ.
- Việc pháp luật yêu cầu người có thẩm quyền trực tiếp thực hiện theo quy định hiện hành của từng lĩnh vực; cần kiểm tra trước khi uỷ quyền.
- Uỷ quyền “toàn quyền” không giới hạn: pháp luật không cấm tuyệt đối, nhưng rủi ro rất cao, không nên dùng.
- Giao chữ ký số kèm mã PIN không có văn bản: thực chất là trao quyền ký hoá đơn, tờ khai mà không kiểm soát được.
4. Mẫu giấy uỷ quyền công ty (mô tả nội dung)
- Số hiệu, ngày lập giấy uỷ quyền
- Thông tin công ty: tên, mã số doanh nghiệp, trụ sở
- Bên uỷ quyền: họ tên, chức danh, giấy tờ pháp lý
- Bên được uỷ quyền: họ tên, chức danh, giấy tờ pháp lý
- Phạm vi uỷ quyền mô tả cụ thể, kèm hạn mức giá trị nếu có
- Thời hạn uỷ quyền: từ ngày – đến ngày, hoặc đến khi xong việc
- Có được uỷ quyền lại hay không
- Cam kết, trách nhiệm báo cáo kết quả; chữ ký hai bên, đóng dấu công ty
Ví dụ minh hoạ phạm vi tốt: “Được ký hợp đồng mua văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao với giá trị mỗi hợp đồng không quá 50 triệu đồng.” Phạm vi chưa tốt: “Được thay mặt giám đốc giải quyết các công việc của công ty.” Một số giao dịch (ví dụ tại ngân hàng, cơ quan thuế) có thể yêu cầu mẫu riêng hoặc công chứng, chứng thực; nên hỏi trước nơi nhận.
5. Quản lý danh sách uỷ quyền
- Theo vụ việc11 giấy
- Theo thời hạn – ký hợp đồng4 giấy
- Theo thời hạn – ngân hàng, thuế3 giấy
- Dự họp, biểu quyết2 giấy
Ví dụ minh hoạ giả định để thiết kế sổ theo dõi; không phải số liệu thống kê.
Xem dạng bảng
| Theo vụ việc | 11 giấy |
| Theo thời hạn – ký hợp đồng | 4 giấy |
| Theo thời hạn – ngân hàng, thuế | 3 giấy |
| Dự họp, biểu quyết | 2 giấy |
- 1Đề nghị
Bộ phận cần uỷ quyền gửi đề xuất phạm vi, thời hạn.
- 2Soạn và duyệt
Hành chính soạn theo mẫu, người đại diện duyệt và ký.
- 3Ghi sổ theo dõi
Nhập số hiệu, người nhận, phạm vi, ngày hết hạn.
- 4Thông báo bên liên quan
Gửi bản sao cho ngân hàng, đối tác nếu cần.
- 5Rà soát, thu hồi
Hằng quý kiểm tra hết hạn; thu hồi khi nhân sự nghỉ việc.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, rủi ro lớn nhất là nhân viên đã nghỉ nhưng giấy uỷ quyền theo thời hạn vẫn còn hiệu lực với ngân hàng hoặc đối tác. Hãy gắn việc thu hồi uỷ quyền vào quy trình nghỉ việc. Với dịch vụ kế toán thuê ngoài, nên có văn bản uỷ quyền rõ phạm vi nộp tờ khai, làm việc với cơ quan thuế.
Câu hỏi thường gặp
Giấy uỷ quyền công ty có cần công chứng không?
Thông thường giấy uỷ quyền nội bộ có chữ ký và dấu công ty là đủ. Một số cơ quan, ngân hàng hoặc giao dịch đặc thù có thể yêu cầu công chứng, chứng thực, nên hỏi trước nơi tiếp nhận.
Giấy uỷ quyền không ghi thời hạn thì sao?
Thời hạn khi đó được xác định theo quy định hiện hành của pháp luật dân sự, dễ gây tranh cãi. Nên luôn ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc hoặc điều kiện kết thúc.
Người được uỷ quyền ký sai phạm vi thì công ty có phải chịu trách nhiệm không?
Tuỳ trường hợp, giao dịch vượt phạm vi có thể không ràng buộc công ty nếu công ty không chấp thuận, nhưng tranh chấp với đối tác vẫn có thể phát sinh. Vì vậy phạm vi càng cụ thể càng an toàn.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ soạn giấy uỷ quyền không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) soạn giấy uỷ quyền cho thủ tục đăng ký doanh nghiệp, thuế và mẫu nội bộ theo phạm vi doanh nghiệp yêu cầu; phí báo giá theo nhu cầu.
Phân quyền rõ, giám đốc nhẹ việc
Liên hệ ACCA Consulting Vietnam để nhận tư vấn bộ mẫu uỷ quyền và dịch vụ kế toán trọn gói.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
