Nội dung bài viết
Từ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, con dấu doanh nghiệp không còn là thủ tục phải thông báo mẫu dấu như trước, nhưng trách nhiệm quản lý lại nặng hơn: doanh nghiệp tự quyết, tự chịu rủi ro. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam giúp bạn chọn số lượng dấu hợp lý, viết quy chế sử dụng và chuẩn bị phương án khi mất dấu.
1. Quy định hiện hành về con dấu doanh nghiệp
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác. Dấu có thể là dấu khắc tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ dấu thực hiện theo điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành.
Nói cách khác, pháp luật trao quyền chủ động nhưng không thay doanh nghiệp quản lý. Một con dấu đóng sai chỗ có thể khiến công ty bị ràng buộc vào hợp đồng mà giám đốc không biết. Vì vậy, ngay sau khi thành lập, việc khắc dấu nên đi kèm một quy chế rõ ràng.
2. Tự khắc dấu: nội dung, số lượng nên có
Thông thường dấu thể hiện tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Ngoài dấu pháp nhân, nhiều doanh nghiệp làm thêm dấu chức danh, dấu tên người ký, dấu “Đã thu tiền”, “Sao y”. Các dấu phụ không thay thế dấu pháp nhân nhưng giúp chuẩn hoá chứng từ.
| Loại dấu | DN 1–5 người | DN 6–30 người | Có chi nhánh |
|---|---|---|---|
| Dấu pháp nhân trụ sở chính | 1 | 1 | 1 |
| Dấu chi nhánh, văn phòng đại diện | Không | Không | Mỗi đơn vị 1 |
| Dấu chức danh, tên người ký | 1 bộ | 1–2 bộ | Theo người ký |
| Dấu nghiệp vụ (đã thu tiền, sao y) | Tuỳ chọn | Nên có | Nên có |
| Chữ ký số dùng cho thuế, hoá đơn | Bắt buộc dùng thực tế | Bắt buộc dùng thực tế | Theo đơn vị kê khai |
Mẹo của ACCA Consulting Vietnam: chỉ nên có một dấu pháp nhân cho trụ sở chính. Nhiều dấu pháp nhân giống hệt nhau làm việc truy vết rất khó khi có tranh chấp.
3. Quy chế quản lý và sử dụng dấu
Quy chế không cần dài, nhưng phải trả lời được: ai giữ dấu, ai được yêu cầu đóng dấu, đóng lên tài liệu gì, ghi sổ thế nào, mang dấu ra ngoài khi nào. Quy chế nên được thông qua theo thẩm quyền trong điều lệ và phổ biến cho các phòng ban.
- Người được giao giữ dấu và người thay thế khi vắng mặt
- Danh sách người có quyền ký và yêu cầu đóng dấu
- Nguyên tắc chỉ đóng dấu lên chữ ký đã ký, không đóng dấu khống
- Sổ theo dõi đóng dấu: ngày, tài liệu, người đề nghị
- Quy định mang dấu ra khỏi trụ sở
- Cách bảo quản: tủ khoá, két, ngoài giờ làm việc
- Quy trình báo mất, hỏng và huỷ dấu
4. Con dấu doanh nghiệp và chữ ký số: dùng song song thế nào
Trong thực tế, chữ ký số là công cụ dùng hằng ngày: nộp tờ khai thuế, phát hành hoá đơn điện tử (bắt buộc với doanh nghiệp theo NĐ 123/2020, sửa đổi bởi NĐ 70/2025), giao dịch ngân hàng, bảo hiểm xã hội. Dấu khắc vẫn cần cho hợp đồng giấy, biên bản, chứng từ nội bộ. Rủi ro của chữ ký số thậm chí lớn hơn dấu khắc vì có thể dùng từ xa.
Ví dụ minh hoạ do ACCA đánh giá định tính để ưu tiên kiểm soát; không phải số liệu thống kê.
Xem dạng bảng
| Dấu khắc | Chữ ký số | |
|---|---|---|
| Ký hợp đồng giấy | 5 điểm | 2 điểm |
| Phát hành hoá đơn | 1 điểm | 5 điểm |
| Nộp tờ khai thuế | 1 điểm | 5 điểm |
| Giao dịch ngân hàng điện tử | 2 điểm | 4 điểm |
Vì vậy, quy chế nên quy định cả việc giữ thiết bị chữ ký số (USB token, tài khoản ký từ xa), mã PIN và nhật ký sử dụng. Với doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán, nên phân quyền rõ phần nào kế toán dịch vụ được thao tác và phần nào giám đốc tự ký.
5. Mất dấu, hỏng dấu: xử lý ra sao
- 1Lập biên bản nội bộ
Ghi thời điểm, hoàn cảnh phát hiện mất và người chịu trách nhiệm giữ dấu.
- 2Trình báo cơ quan công an
Đặc biệt khi nghi bị đánh cắp, để có căn cứ khi phát sinh tranh chấp.
- 3Thông báo đối tác, ngân hàng
Gửi văn bản cho đối tác thường xuyên giao dịch để cảnh giác tài liệu giả.
- 4Khắc dấu mới
Có thể điều chỉnh hình thức để phân biệt với dấu cũ.
- 5Cập nhật quy chế, sổ theo dõi
Ghi nhận dấu mới, thời điểm áp dụng và huỷ hiệu lực dấu cũ.
Với chữ ký số bị mất hoặc lộ mã PIN, cần liên hệ ngay nhà cung cấp để thu hồi chứng thư, đổi mật khẩu trên các cổng thuế, hoá đơn, ngân hàng. Các trình tự cụ thể có thể thay đổi theo quy định hiện hành, nên kiểm tra lại trước khi thực hiện.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh không?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định và quản lý con dấu, không còn thủ tục thông báo mẫu dấu như giai đoạn trước. Doanh nghiệp vẫn nên lưu mẫu dấu trong hồ sơ nội bộ.
Có bắt buộc phải có con dấu khắc không?
Dấu có thể là dấu khắc hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số. Thực tế nhiều đối tác, ngân hàng vẫn yêu cầu dấu khắc trên hồ sơ giấy, nên doanh nghiệp thường có cả hai.
Đóng dấu treo, dấu giáp lai có cần quy định trong quy chế không?
Nên có. Quy chế cần nêu rõ khi nào đóng dấu giáp lai, khi nào đóng dấu treo và ai được yêu cầu, tránh việc đóng dấu tuỳ tiện.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ khắc dấu và đăng ký chữ ký số không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) hỗ trợ điều phối khắc dấu, đăng ký chữ ký số, hoá đơn điện tử khi doanh nghiệp làm thủ tục thành lập; phí báo giá theo nhu cầu.
Thiết lập con dấu và chữ ký số bài bản ngay từ đầu
Liên hệ ACCA Consulting Vietnam để nhận tư vấn mẫu quy chế dùng dấu và gói dịch vụ kế toán trọn gói cho doanh nghiệp mới.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
