Nội dung bài viết
Phần lớn nhà sáng lập chỉ đọc lướt điều lệ công ty lúc ký hồ sơ thành lập, rồi chỉ mở lại khi đã có mâu thuẫn. Lúc đó mới phát hiện bản mẫu không có quy định về rút vốn, về người đại diện thay thế hay về chia lợi nhuận khi còn lỗ. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam chỉ ra 10 điều khoản đáng đầu tư thời gian tuỳ chỉnh.
1. Vì sao không nên dùng điều lệ công ty mẫu nguyên văn
Điều lệ là “hiến pháp” nội bộ: những gì điều lệ không quy định sẽ áp dụng theo Luật Doanh nghiệp. Mẫu điều lệ trên mạng thường chép lại các mức mặc định của luật, phù hợp với số đông nhưng không phản ánh thoả thuận riêng của các bên. Khi hai thành viên góp vốn 50/50, mẫu chung gần như chắc chắn dẫn đến bế tắc biểu quyết.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, tranh chấp nội bộ ở công ty nhỏ thường bắt đầu từ ba câu hỏi: ai quyết, ai được rút, ai được chia bao nhiêu. Điều lệ trả lời rõ ba câu này đã giải quyết được phần lớn rủi ro.
2. 10 điều khoản điều lệ công ty nên tuỳ chỉnh
| # | Điều khoản | Nên tuỳ chỉnh gì | Hậu quả nếu dùng mẫu |
|---|---|---|---|
| 1 | Tỷ lệ biểu quyết thông qua | Ngưỡng riêng cho từng nhóm vấn đề | Bế tắc khi vốn chia đều |
| 2 | Danh mục vấn đề quan trọng | Liệt kê việc cần đa số đặc biệt | Giám đốc tự quyết khoản vay lớn |
| 3 | Chuyển nhượng phần vốn, cổ phần | Quyền ưu tiên mua, thủ tục chào bán | Người lạ vào công ty |
| 4 | Phân chia lợi nhuận | Thời điểm, điều kiện, tỷ lệ chia | Tranh cãi khi một bên cần tiền |
| 5 | Người đại diện theo pháp luật | Số lượng, phân quyền, người thay thế | Công ty “đứng hình” khi người đại diện vắng |
| 6 | Triệu tập, hình thức họp | Họp trực tuyến, lấy ý kiến văn bản | Không tổ chức được cuộc họp hợp lệ |
| 7 | Thừa kế, tặng cho phần vốn | Điều kiện trở thành thành viên | Người thừa kế tham gia điều hành ngoài ý muốn |
| 8 | Góp vốn chậm, không đủ | Cơ chế xử lý, điều chỉnh vốn | Tỷ lệ sở hữu không phản ánh thực tế |
| 9 | Thù lao, lương người quản lý | Ai duyệt, nguyên tắc chi trả | Nghi ngờ chuyển lợi ích |
| 10 | Giải quyết tranh chấp nội bộ | Thương lượng, hoà giải, trọng tài hay toà | Kéo dài, tốn kém |
Nhóm quyền quyết định (điều khoản 1, 2, 6)
Ví dụ minh hoạ: Công ty A có hai thành viên mỗi người 50%. Điều lệ mẫu yêu cầu đa số đặc biệt để sửa điều lệ, bán tài sản lớn. Khi hai người bất đồng, mọi quyết định quan trọng đều tê liệt. Cách khắc phục là thêm cơ chế phá thế bế tắc: phiếu quyết định của chủ tịch cho một số vấn đề, hoặc quyền mua lại theo công thức định giá thoả thuận trước.
Nhóm quyền tài sản (điều khoản 3, 4, 7, 8)
Những điều khoản này quyết định ai được bước vào công ty và tiền đi đâu. Nên quy định trước công thức định giá phần vốn khi chuyển nhượng nội bộ, điều kiện chia lợi nhuận (ví dụ chỉ chia khi đã bù lỗ lũy kế và giữ quỹ dự phòng), cũng như cách xử lý khi một thành viên không góp đủ vốn. Xem thêm góp vốn điều lệ trong 90 ngày.
Nhóm điều hành (điều khoản 5, 9, 10)
Công ty có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật và phân quyền rõ cho từng người. Đây là giải pháp hữu ích khi giám đốc thường xuyên đi công tác. Điều khoản thù lao giúp tránh nghi ngờ giữa các thành viên, còn điều khoản tranh chấp cho phép chọn phương thức nhanh, kín đáo hơn.
3. Ưu tiên tuỳ chỉnh điều khoản nào trước
Ví dụ minh hoạ theo đánh giá định tính của ACCA cho một trường hợp giả định; mỗi công ty cần đánh giá riêng.
Xem dạng bảng
| Biểu quyết, phá bế tắc | 10 điểm |
| Chuyển nhượng vốn | 9 điểm |
| Chia lợi nhuận | 8 điểm |
| Góp vốn chậm | 8 điểm |
| Người đại diện | 7 điểm |
| Thừa kế phần vốn | 6 điểm |
| Thù lao quản lý | 5 điểm |
| Giải quyết tranh chấp | 5 điểm |
Công ty một thành viên có ít điểm cần tuỳ chỉnh hơn, chủ yếu là người đại diện, uỷ quyền và quy trình phê duyệt chi tiêu. Công ty cổ phần nhiều cổ đông nên đầu tư thêm vào điều khoản họp và biểu quyết. Bạn có thể đọc thêm cơ cấu quản trị công ty TNHH và cổ phần.
4. Quy trình soạn điều lệ công ty phù hợp
- 1Họp thống nhất nguyên tắc
Các thành viên trả lời: ai quyết, ai được rút, chia lợi nhuận thế nào.
- 2Ghi biên bản nguyên tắc
Tóm tắt thành văn bản ngắn trước khi soạn điều lệ.
- 3Soạn dự thảo
Chuyển nguyên tắc vào điều khoản, giữ phần bắt buộc theo luật.
- 4Rà soát pháp lý
Kiểm tra không trái quy định hiện hành của Luật Doanh nghiệp.
- 5Ký và lưu hồ sơ
Nộp kèm hồ sơ đăng ký, lưu bản gốc tại trụ sở.
Điều lệ có thể sửa đổi sau thành lập theo thủ tục và tỷ lệ biểu quyết quy định trong chính điều lệ. Vì thế, đầu tư đúng ngay từ đầu rẻ hơn rất nhiều so với sửa đổi khi các bên đã bất đồng. Với những thoả thuận nhạy cảm không muốn công khai, có thể bổ sung thoả thuận cổ đông.
Câu hỏi thường gặp
Điều lệ công ty có bắt buộc nộp khi đăng ký thành lập không?
Với công ty TNHH và công ty cổ phần, điều lệ là thành phần của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp tư nhân không có điều lệ.
Điều lệ có được quy định khác Luật Doanh nghiệp không?
Điều lệ được quy định khác ở những nội dung luật cho phép (thường có cụm “trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác”). Các nội dung bắt buộc thì không được trái luật.
Sửa điều lệ có phải nộp hồ sơ cho cơ quan đăng ký kinh doanh không?
Tuỳ nội dung sửa. Nếu thay đổi làm thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì phải làm thủ tục tương ứng; nếu chỉ sửa quy định nội bộ thì lưu tại công ty theo quy định hiện hành.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ soạn điều lệ tuỳ chỉnh không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) soạn điều lệ theo thoả thuận của các thành viên khi thành lập hoặc khi sửa đổi; phí báo giá theo nhu cầu.
Điều lệ đúng ngay từ đầu, bớt tranh chấp về sau
Đặt lịch với ACCA Consulting Vietnam để nhận tư vấn điều lệ và dịch vụ kế toán trọn gói sau thành lập.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
