Nội dung bài viết
Khi bắt đầu tuyển người, nhiều chủ doanh nghiệp chỉ lo hợp đồng và lương mà quên nội quy lao động. Thiếu nội quy hợp lệ, doanh nghiệp gần như không có căn cứ xử lý kỷ luật khi nhân viên vi phạm. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam giải thích khi nào phải có nội quy bằng văn bản, phải đăng ký, và khung nội dung cho doanh nghiệp nhỏ.
1. Nội quy lao động khi nào bắt buộc?
Theo Bộ luật Lao động 2019, mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy lao động. Khi số lao động sử dụng đạt từ ngưỡng do luật quy định trở lên, nội quy phải lập bằng văn bản và phải đăng ký với cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh. Dưới ngưỡng đó, doanh nghiệp không bắt buộc nội quy bằng văn bản nhưng phải thoả thuận nội dung kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Ngưỡng cụ thể và cơ quan tiếp nhận có thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn và việc sắp xếp bộ máy; hãy kiểm tra quy định hiện hành tại địa phương trước khi nộp.
| Tình huống | Nội quy bằng văn bản | Đăng ký nội quy | Cách xử lý kỷ luật |
|---|---|---|---|
| Dưới ngưỡng luật định | Không bắt buộc | Không | Thoả thuận trong hợp đồng lao động |
| Từ ngưỡng luật định trở lên | Bắt buộc | Bắt buộc | Theo nội quy đã đăng ký |
| Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh | Bắt buộc nếu đủ ngưỡng | Đăng ký nơi đặt trụ sở; gửi cho cơ quan nơi có chi nhánh theo quy định | Áp dụng thống nhất |
2. Nội dung bắt buộc của nội quy lao động
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
- Trật tự tại nơi làm việc
- An toàn, vệ sinh lao động
- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự xử lý
- Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ
- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng
- Hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý tương ứng
- Trách nhiệm vật chất
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động
Thiếu một nhóm nội dung bắt buộc là lý do phổ biến khiến hồ sơ đăng ký bị yêu cầu sửa đổi. Trước khi ban hành, doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở phải tham khảo ý kiến tổ chức này.
3. Thủ tục đăng ký nội quy lao động
- 1Soạn dự thảo
Đủ các nhóm nội dung bắt buộc, phù hợp thực tế công việc.
- 2Lấy ý kiến
Tham khảo tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có).
- 3Ban hành
Người có thẩm quyền ký quyết định ban hành.
- 4Nộp hồ sơ đăng ký
Văn bản đề nghị, nội quy, văn bản góp ý, các văn bản liên quan đến kỷ luật, trách nhiệm vật chất (nếu có).
- 5Công bố, niêm yết
Thông báo cho người lao động, niêm yết nội dung chính tại nơi làm việc.
Thời hạn nộp hồ sơ kể từ ngày ban hành và thời điểm nội quy có hiệu lực thực hiện theo quy định hiện hành. Hãy lưu bản đã đóng dấu tiếp nhận để làm căn cứ khi xử lý kỷ luật.
4. Khung nội quy mô tả cho doanh nghiệp dưới 50 người
Doanh nghiệp nhỏ không cần nội quy dài. Một khung gọn, dễ áp dụng thường gồm 8–10 chương:
- Quy định chung: phạm vi, đối tượng áp dụng.
- Thời giờ làm việc: giờ vào, giờ ra, nghỉ giữa ca, làm thêm giờ cần duyệt trước.
- Nghỉ phép, nghỉ việc riêng: thủ tục xin nghỉ, người duyệt.
- Trật tự, tác phong: trang phục, sử dụng thiết bị, làm việc từ xa.
- An toàn, vệ sinh lao động và phòng cháy.
- Phòng, chống quấy rối tình dục: kênh tiếp nhận, cách xử lý.
- Bảo mật thông tin, tài sản: dữ liệu khách hàng, mật khẩu, tài liệu kế toán.
- Hành vi vi phạm và hình thức kỷ luật.
- Trách nhiệm vật chất và người có thẩm quyền xử lý.
Ví dụ minh hoạ số điều mỗi chương cho doanh nghiệp dịch vụ nhỏ.
Xem dạng bảng
| Quy định chung | 3 điều |
| Thời giờ làm việc | 6 điều |
| Trật tự, tác phong | 5 điều |
| An toàn lao động | 4 điều |
| Bảo mật | 4 điều |
| Kỷ luật | 8 điều |
| Trách nhiệm vật chất | 3 điều |
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nội quy nên khớp với quy chế lương thưởng và bảng chấm công, vì kế toán sẽ dùng chúng để tính lương, trừ lương nghỉ không phép. Xem thêm checklist thiết lập nhân sự cho doanh nghiệp mới.
Ví dụ: một vi phạm, ba cách xử lý
Giả sử nhân viên tự ý nghỉ hai ngày không báo. Nếu doanh nghiệp có nội quy hợp lệ, quy định rõ hành vi này và hình thức kỷ luật tương ứng, việc xử lý chỉ cần đúng trình tự họp xét kỷ luật. Nếu không có nội quy (với doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc), doanh nghiệp chỉ có thể không trả lương những ngày nghỉ, khó áp dụng hình thức kỷ luật cao hơn. Nếu nội quy có nhưng chưa đăng ký, quyết định kỷ luật dễ bị khiếu nại. Đây là ví dụ minh hoạ để thấy giá trị của một bản nội quy đúng thủ tục.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần nội quy lao động không?
Mọi doanh nghiệp đều phải có nội quy. Doanh nghiệp dưới ngưỡng luật định không bắt buộc bằng văn bản, nhưng phải thoả thuận nội dung kỷ luật, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Không đăng ký nội quy thì có xử lý kỷ luật được không?
Với doanh nghiệp thuộc diện phải đăng ký, xử lý kỷ luật dựa trên nội quy chưa đăng ký dễ bị coi là không có căn cứ. Doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt hành chính theo quy định hiện hành.
Có được phạt tiền nhân viên đi trễ không?
Không. Pháp luật lao động cấm phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật. Doanh nghiệp chỉ áp dụng các hình thức kỷ luật luật định và trả lương theo thời gian làm việc thực tế.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ soạn nội quy lao động không?
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) hỗ trợ khung nội quy gắn với chấm công, tính lương, bảo hiểm và hướng dẫn hồ sơ đăng ký; nội dung kỷ luật phức tạp nên có luật sư lao động rà soát.
Nội quy – chấm công – bảng lương đồng bộ cùng ACCA Consulting Vietnam
Thiết lập nền tảng nhân sự gọn, đúng quy định ngay từ người lao động đầu tiên, kết hợp dịch vụ kế toán trọn gói. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
