Checklist thiết lập nhân sự cho doanh nghiệp mới: 12 việc đầu tiên

Tuyển được người đầu tiên là cột mốc vui, nhưng cũng là lúc hàng loạt nghĩa vụ bắt đầu. Bỏ sót một thủ tục nhân sự doanh nghiệp mới như đăng ký bảo hiểm hay báo cáo sử dụng lao động có thể dẫn tới truy thu và xử phạt. Checklist 12 việc dưới đây do ACCA Consulting Vietnam sắp xếp theo thứ tự nên làm.

1. Checklist 12 thủ tục nhân sự doanh nghiệp mới

2. Thứ tự làm và mốc thời gian

3. Bảo hiểm bắt buộc và thuế TNCN: con số cần nhớ

Trên tiền lương đóng BHXH, doanh nghiệp đóng 21,5% (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%), người lao động đóng 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%). Từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ gia cảnh cho bản thân là 15,5 triệu đồng/tháng, mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng.

Với ví dụ trên, tổng chi phí doanh nghiệp cho một nhân viên là 10 triệu lương cộng 2,15 triệu bảo hiểm. Đây là con số nên đưa vào kế hoạch tài chính khi quyết định tuyển dụng.

4. Lỗi thường gặp ở doanh nghiệp mới

• Chỉ ký hợp đồng thử việc kéo dài, hoặc ký “hợp tác” để né bảo hiểm.
• Trả lương bằng tiền mặt, không có bảng lương ký nhận, khó chứng minh chi phí.
• Lương trên hợp đồng khác lương thực trả, lệch với mức đóng bảo hiểm.
• Không đăng ký người phụ thuộc kịp thời, khấu trừ thuế TNCN sai.
• Chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ tự trả lương cho mình và đưa vào chi phí: khoản này không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường được mời vào khi doanh nghiệp đã tuyển vài người mà chưa đăng ký bảo hiểm. Khi đó phải truy đóng kèm lãi theo quy định, chi phí cao hơn nhiều so với làm đúng từ đầu. Xem thêm nội quy lao động và 10 việc sau khi thành lập công ty.

Hồ sơ nhân sự tối thiểu cho mỗi người

Mỗi nhân viên nên có một thư mục riêng (giấy hoặc điện tử) gồm: bản sao CCCD, sơ yếu lý lịch, bằng cấp liên quan, hợp đồng thử việc và hợp đồng lao động, quyết định tăng lương hoặc điều chuyển, tờ khai đăng ký người phụ thuộc, xác nhận đã nhận nội quy. Hồ sơ này là căn cứ khi cơ quan bảo hiểm, thuế kiểm tra và khi phát sinh tranh chấp lao động. Lưu ý bảo mật: giới hạn người được truy cập, không gửi dữ liệu cá nhân qua nhóm chat chung.

5. Tự làm hay thuê ngoài?

Với doanh nghiệp dưới 5 nhân viên, việc lương – bảo hiểm – thuế TNCN thường gộp trong gói kế toán. Bảng giá ACCA không tính phụ phí nhân viên khi dưới 5 người; từ 5–15 nhân viên cộng thêm 300.000đ/tháng.

Câu hỏi thường gặp