Nội dung bài viết
Báo giá ban đầu thấp nhưng hoá đơn cuối năm cao hơn dự kiến là phàn nàn thường gặp khi dùng dịch vụ kế toán. Nguyên nhân thường nằm ở phí phát sinh dịch vụ kế toán chưa được thống nhất từ đầu. Bài này liệt kê các khoản phát sinh hay gặp và cách thoả thuận minh bạch trong hợp đồng, theo cách ACCA Consulting Vietnam trình bày với khách hàng.
1. Vì sao có phí phát sinh dịch vụ kế toán
Phí gói được tính trên một khối lượng công việc giả định: số hoá đơn, chứng từ mỗi tháng, số lao động, loại hình doanh nghiệp. Khi công việc thực tế vượt ra ngoài giả định đó, phát sinh là điều dễ hiểu. Vấn đề chỉ xảy ra khi hai bên không biết trước điều gì được tính thêm và tính thế nào.
2. Năm nhóm phí phát sinh thường gặp
| Khoản phát sinh | Khi nào xảy ra | Nên ghi gì trong hợp đồng |
|---|---|---|
| Vượt số chứng từ | Số hoá đơn, chứng từ vượt mức gói nhiều tháng | Mức gói, ngưỡng vượt, áp dụng mức kế tiếp từ kỳ nào |
| Làm lại tháng, năm cũ | Sổ cũ sai hoặc chưa làm, phải dựng lại | Báo giá riêng theo số năm, khối lượng, tình trạng hồ sơ |
| Hỗ trợ giải trình, kiểm tra thuế | Cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra | Phạm vi được hỗ trợ trong gói, phần nào tính thêm |
| Báo cáo song ngữ, theo mẫu riêng | Công ty mẹ, nhà đầu tư cần báo cáo tiếng Anh | Loại báo cáo, tần suất, phí từng kỳ |
| Tư vấn ngoài phạm vi | Cấu trúc hợp đồng, thuế giao dịch đặc thù | Cách báo giá trước khi thực hiện |
Vượt số chứng từ
Đây là khoản phổ biến nhất. Ví dụ, doanh nghiệp thương mại – dịch vụ dưới 5 nhân viên ký gói 1–15 chứng từ ở mức 800.000đ/tháng theo bảng giá ACCA. Nếu ba tháng liên tiếp phát sinh khoảng 25 chứng từ, mức phù hợp là 16–30 chứng từ với 1.200.000đ/tháng. Cách minh bạch là hai bên thống nhất mức mới từ kỳ tiếp theo thay vì tính bù ngược.
Ví dụ minh hoạ theo bảng giá ACCA, thương mại – dịch vụ, dưới 5 nhân viên; khối lượng tăng dần trong năm.
Xem dạng bảng
| Theo gói ban đầu | Theo khối lượng thực tế | |
|---|---|---|
| Quý 1 | 800.000đ | 800.000đ |
| Quý 2 | 800.000đ | 1.200.000đ |
| Quý 3 | 800.000đ | 1.200.000đ |
| Quý 4 | 800.000đ | 1.800.000đ |
Làm lại sổ sách cũ
Khi chuyển đơn vị, sổ năm trước có thể chưa đối chiếu hoặc sai. Việc dựng lại thường báo giá riêng. Xem cách định giá ở bài chi phí làm lại sổ sách kế toán các năm cũ.
Giải trình và kiểm tra thuế
Gói định kỳ thường bao gồm trả lời các câu hỏi đơn giản. Khi cơ quan thuế kiểm tra nhiều năm, khối lượng chuẩn bị hồ sơ lớn hơn nhiều và nên được báo giá riêng, ghi rõ trước khi bắt đầu.
3. Cách thoả thuận phí phát sinh minh bạch
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, hợp đồng rõ ràng giúp hai bên làm việc lâu dài hơn là một báo giá thấp nhất.
- 1Liệt kê phạm vi gói
Ghi từng đầu việc có trong phí tháng.
- 2Ghi ngưỡng khối lượng
Số chứng từ, số lao động, loại báo cáo.
- 3Định nghĩa việc ngoài gói
Liệt kê các nhóm việc tính riêng.
- 4Báo giá trước khi làm
Mọi việc ngoài gói phải được duyệt trước.
- 5Rà soát định kỳ
Mỗi 6–12 tháng xem lại khối lượng và mức phí.
- Gói có bao gồm báo cáo tài chính năm và quyết toán không?
- Vượt số chứng từ thì tính từ kỳ nào, mức nào?
- Hỗ trợ giải trình thuế đến mức nào trong gói?
- Tính lương có tính thêm khi tăng lao động không?
- Việc ngoài phạm vi được báo giá trước bằng văn bản không?
4. Doanh nghiệp làm gì để giảm phí phát sinh
- Gửi chứng từ đủ và đúng hạn, tránh dồn việc khiến kế toán phải làm lại nhiều lần. Bài gửi chứng từ cho dịch vụ kế toán có quy trình mẫu.
- Thanh toán các khoản mua vào từ 5 triệu đồng bằng chuyển khoản để tránh xử lý điều chỉnh thuế GTGT đầu vào về sau.
- Báo trước khi có thay đổi lớn: tuyển thêm người, mở kho, ký hợp đồng ngoại tệ.
- Giữ sổ sạch hằng năm thay vì để dồn rồi làm lại.
Câu hỏi thường gặp
Phí phát sinh có được tính bù ngược các tháng trước không?
Tuỳ hợp đồng. Cách minh bạch là thống nhất mức mới từ kỳ tiếp theo, trừ khi hai bên đã thoả thuận khác bằng văn bản.
Bị cơ quan thuế phạt do kế toán sai thì ai trả?
Trách nhiệm phụ thuộc điều khoản hợp đồng và nguyên nhân sai sót. Doanh nghiệp vẫn là người nộp thuế, vì vậy nên ghi rõ điều khoản này trước khi ký.
Báo cáo song ngữ có luôn bị tính thêm không?
Thường có, vì cần thêm thời gian dịch và trình bày. Doanh nghiệp FDI nên hỏi rõ mức phí này ngay từ báo giá đầu.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ báo giá trước các khoản phát sinh không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) ghi rõ phạm vi gói, ngưỡng khối lượng và báo giá bằng văn bản trước mọi việc ngoài phạm vi.
Không còn bất ngờ với hoá đơn kế toán
ACCA Consulting Vietnam công khai bảng giá và thống nhất trước các khoản ngoài gói. Liên hệ để nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
