Nội dung bài viết
Bạn đã biết sổ sách có dấu hiệu bất thường và muốn kiểm tra, nhưng chưa rõ một cuộc rà soát sổ sách kế toán thực sự gồm những gì. Bài này mô tả quy trình 6 bước mà ACCA Consulting Vietnam áp dụng: từ xác định phạm vi, thu thập dữ liệu, soát số dư đến chứng từ, cho tới báo cáo phát hiện xếp theo mức rủi ro.
1. Xác định phạm vi rà soát sổ sách kế toán
Rà soát không phải là kiểm toán. Mục tiêu là tìm sai sót và rủi ro chính để doanh nghiệp xử lý, không phải đưa ra ý kiến về báo cáo tài chính. Phạm vi cần thống nhất trước ba điểm:
- Kỳ rà soát: một năm tài chính, nhiều năm hay từ đầu năm đến hiện tại.
- Khoản mục: toàn bộ sổ hay chỉ một số khoản mục rủi ro như tiền, công nợ, tồn kho, thuế.
- Mục đích: chuẩn bị quyết toán, nhận bàn giao, gọi vốn hay chuẩn bị cho đợt kiểm tra thuế.
Nếu bạn chưa chắc sổ có vấn đề, bài 7 dấu hiệu sổ sách kế toán đang có rủi ro giúp bạn tự nhận diện trước.
2. Dữ liệu doanh nghiệp cần cung cấp
| Nhóm dữ liệu | Tài liệu cụ thể | Mục đích |
|---|---|---|
| Sổ sách | File dữ liệu phần mềm kế toán, bảng cân đối tài khoản | Xem số dư và nghiệp vụ |
| Báo cáo đã nộp | Báo cáo tài chính, quyết toán TNDN, TNCN các năm | So sánh sổ với số đã báo cáo |
| Tờ khai thuế | Tờ khai GTGT, TNCN các kỳ, giấy nộp tiền | Đối chiếu nghĩa vụ thuế |
| Ngân hàng | Sao kê tất cả tài khoản trong kỳ | Đối chiếu số dư tiền |
| Hoá đơn | Danh sách hoá đơn bán ra, mua vào trên cổng hoá đơn | Kiểm tra hoá đơn chưa ghi sổ |
| Hợp đồng, nhân sự | Hợp đồng lớn, bảng lương, hợp đồng lao động | Kiểm tra cơ sở chi phí |
3. Quy trình 6 bước từ số dư đến chứng từ
- 1Đối chiếu tổng quát
So bảng cân đối tài khoản với báo cáo tài chính và tờ khai đã nộp.
- 2Soát số dư tiền
Khớp số dư tiền gửi với sao kê, kiểm tra quỹ tiền mặt bất thường.
- 3Soát công nợ
Phân tích tuổi nợ, tìm số dư lâu năm, số dư âm, đối tượng trùng.
- 4Soát kho, tài sản
So sổ kho, TSCĐ, chi phí trả trước với thực tế và cách phân bổ.
- 5Soát thuế
Đối chiếu hoá đơn trên cổng với sổ, kiểm tra điều kiện khấu trừ.
- 6Chọn mẫu chứng từ
Kiểm tra chứng từ của các nghiệp vụ lớn, bất thường.
Thứ tự này đi từ tổng quát đến chi tiết. Một chênh lệch lớn ở bước 1 thường chỉ ra khoản mục cần đào sâu ở các bước sau, giúp tiết kiệm thời gian so với soát từng chứng từ từ đầu.
Ví dụ phát hiện khi soát số dư tiền
Giả sử sổ ghi tiền gửi ngân hàng cuối năm 350 triệu đồng, sao kê chỉ có 320 triệu đồng. Sau khi soát, phát hiện một khoản phí ngân hàng và một khoản chuyển tiền cho nhà cung cấp chưa ghi sổ. Bút toán điều chỉnh như sau:
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Phí ngân hàng chưa ghi sổ | 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp | 112 – Tiền gửi ngân hàng | 500.000 |
| Trả nhà cung cấp chưa ghi sổ | 331 – Phải trả người bán | 112 – Tiền gửi ngân hàng | 29.500.000 |
Tài khoản trong ví dụ theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành; doanh nghiệp cần đối chiếu chế độ đang áp dụng.
4. Báo cáo phát hiện xếp theo mức rủi ro
Kết quả rà soát nên là một danh sách phát hiện có phân loại, không phải một bộ sổ mới. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, cách xếp ba mức giúp chủ doanh nghiệp biết việc nào làm trước.
| Mức | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Cao | Có thể dẫn tới truy thu, phạt hoặc sai lệch lớn | Hoá đơn bán ra chưa kê khai; chi phí lớn thiếu chứng từ |
| Trung bình | Sai lệch số dư, cần điều chỉnh trước kỳ báo cáo | Công nợ không khớp đối tác; chi phí trả trước phân bổ sai |
| Thấp | Lỗi trình bày, quy trình cần cải thiện | Đặt tên tài khoản chi tiết không thống nhất |
- Rủi ro cao4 phát hiện
- Rủi ro trung bình9 phát hiện
- Rủi ro thấp7 phát hiện
Ví dụ minh hoạ giả định; số lượng và cơ cấu phát hiện khác nhau theo từng doanh nghiệp.
Xem dạng bảng
| Rủi ro cao | 4 phát hiện |
| Rủi ro trung bình | 9 phát hiện |
| Rủi ro thấp | 7 phát hiện |
Mỗi phát hiện nên có: mô tả, số tiền ảnh hưởng, nguyên nhân, đề xuất xử lý và người phụ trách.
5. Sau rà soát: xử lý và ngăn tái diễn
- Xử lý ngay các phát hiện rủi ro cao trước kỳ nộp gần nhất
- Lập bút toán điều chỉnh có chứng từ, ghi rõ lý do
- Kê khai bổ sung nếu phát hiện sai sót trên tờ khai đã nộp
- Cập nhật quy trình để lỗi không lặp lại
- Lưu hồ sơ rà soát cùng chứng từ kế toán
Nếu khối lượng sửa lớn, có thể cần dựng lại sổ một số năm. Bài chi phí làm lại sổ sách kế toán giải thích cách báo giá việc này.
Câu hỏi thường gặp
Rà soát sổ sách kế toán mất bao lâu?
Tuỳ số năm, khối lượng chứng từ và mức độ đầy đủ của dữ liệu. Kiểm tra sơ bộ thường nhanh; rà soát chi tiết nhiều năm cần thời gian dài hơn và được báo trước khi bắt đầu.
Rà soát có thay thế kiểm toán không?
Không. Rà soát giúp doanh nghiệp tìm và sửa sai sót; kiểm toán báo cáo tài chính do công ty kiểm toán độc lập thực hiện khi doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc hoặc có nhu cầu.
Phát hiện sai trên tờ khai đã nộp thì làm gì?
Doanh nghiệp có thể khai bổ sung theo quy định hiện hành và nộp tiền chậm nộp 0,03%/ngày nếu làm tăng số thuế phải nộp. Nên xử lý trước khi cơ quan thuế kiểm tra.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ rà soát sổ sách kế toán không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) kiểm tra sơ bộ miễn phí, sau đó rà soát chi tiết theo phạm vi thống nhất và gửi báo cáo phát hiện xếp theo mức rủi ro.
Biết rõ sổ sách đang ở đâu
ACCA Consulting Vietnam rà soát sổ sách theo quy trình 6 bước và đi cùng dịch vụ kế toán để xử lý phát hiện. Liên hệ để nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
