Nội dung bài viết
Nhận bàn giao từ kế toán cũ là lúc dễ “nhận luôn” các sai sót không phải của mình. Kiểm tra sổ sách khi nhận bàn giao giúp bạn biết chính xác mình bắt đầu từ đâu và ghi lại phát hiện để phân định trách nhiệm trước – sau. Bài viết đưa ra 15 điểm kiểm theo khoản mục, được đội ngũ ACCA Consulting Vietnam dùng khi tiếp nhận hồ sơ khách hàng chuyển sang.
1. Vì sao phải kiểm tra trước khi ký biên bản bàn giao
Biên bản bàn giao là mốc phân định. Mọi sai sót phát hiện sau khi ký mà không ghi chú trước sẽ khó chứng minh là có từ trước. Với người nhận, đây là bước tự bảo vệ; với doanh nghiệp, đây là cơ hội biết thực trạng sổ sách.
Thời điểm lý tưởng là ngay sau khi chốt một kỳ báo cáo, khi số dư đã được tổng hợp. Nếu kế toán cũ nghỉ đột ngột, xem thêm bài kế toán nghỉ việc đột ngột: doanh nghiệp cần làm gì trong 7 ngày.
2. 15 điểm kiểm tra sổ sách khi nhận bàn giao
| # | Khoản mục | Điểm kiểm tra |
|---|---|---|
| 1 | Tiền mặt | Kiểm quỹ thực tế, so với sổ quỹ tại ngày bàn giao |
| 2 | Tiền gửi | Đối chiếu số dư từng tài khoản với sao kê ngân hàng |
| 3 | Tiền gửi | Kiểm tra uỷ nhiệm chi đã lập nhưng chưa hạch toán |
| 4 | Phải thu | Lập bảng tuổi nợ, đánh dấu khoản quá hạn lâu |
| 5 | Phải thu | Kiểm tra số dư âm hoặc khách hàng trùng mã |
| 6 | Phải trả | Đối chiếu nhà cung cấp lớn, tìm hoá đơn chưa ghi nhận công nợ |
| 7 | Tạm ứng | Liệt kê tạm ứng chưa hoàn ứng theo từng người |
| 8 | Hàng tồn kho | So sổ kho với biên bản kiểm kê gần nhất |
| 9 | TSCĐ | Đối chiếu danh sách tài sản, khấu hao đã trích |
| 10 | Chi phí trả trước | Lập bảng chi tiết số dư, kiểm tra thời gian phân bổ còn lại |
| 11 | Thuế GTGT | So số thuế trên tờ khai với sổ, kiểm tra số còn được khấu trừ |
| 12 | Thuế phải nộp | Tra cổng thuế điện tử: số còn nợ, thông báo chưa xử lý |
| 13 | Lương, bảo hiểm | Đối chiếu bảng lương với tờ khai TNCN và số đóng bảo hiểm |
| 14 | Hoá đơn | So danh sách hoá đơn trên cổng hoá đơn với sổ bán ra, mua vào |
| 15 | Hồ sơ, quyền truy cập | Nhận mật khẩu phần mềm, chữ ký số, cổng thuế; danh mục hồ sơ lưu trữ |
Không cần hoàn thành cả 15 điểm trong một ngày. Ưu tiên tiền, thuế phải nộp và quyền truy cập trước, vì đây là các điểm có thể gây hậu quả ngay nếu bỏ sót.
3. Thứ tự ưu tiên khi thời gian ngắn
- 1Ngày đầu
Nhận quyền truy cập, kiểm quỹ, tra số thuế còn nợ trên cổng.
- 2Tuần đầu
Đối chiếu ngân hàng, xác định hạn nộp tờ khai gần nhất.
- 3Tuần thứ hai
Soát công nợ, tạm ứng, hoá đơn chưa ghi sổ.
- 4Tuần thứ ba
Soát kho, TSCĐ, chi phí trả trước, lương và bảo hiểm.
- 5Kết thúc
Lập biên bản phát hiện, trình giám đốc ký xác nhận.
Ví dụ minh hoạ phân nhóm 15 điểm trong bài; doanh nghiệp có thể thêm bớt theo đặc thù.
Xem dạng bảng
| Tiền | 3 điểm |
| Công nợ, tạm ứng | 4 điểm |
| Kho, TSCĐ, trả trước | 3 điểm |
| Thuế, hoá đơn | 3 điểm |
| Lương, hồ sơ | 2 điểm |
4. Cách ghi nhận phát hiện để phân định trách nhiệm
Mỗi phát hiện nên được ghi vào một bảng riêng đính kèm biên bản bàn giao. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, bảng càng cụ thể thì càng ít tranh cãi về sau.
| Cột | Nội dung cần ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Khoản mục | Tài khoản hoặc nhóm | Tiền gửi ngân hàng |
| Mô tả | Sai lệch cụ thể | Sổ cao hơn sao kê 2.300.000đ |
| Kỳ phát sinh | Tháng, năm xảy ra | Tháng 6/2026 |
| Giải thích của người bàn giao | Ý kiến kế toán cũ, nếu có | Phí ngân hàng chưa hạch toán |
| Hướng xử lý | Điều chỉnh, bổ sung chứng từ, tìm hiểu thêm | Hạch toán bổ sung theo sao kê |
Với sai lệch tiền gửi như ví dụ trên, bút toán bổ sung phí ngân hàng có thể như sau:
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Ghi nhận phí ngân hàng chưa hạch toán | 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp | 112 – Tiền gửi ngân hàng | 2.300.000 |
Tài khoản trong ví dụ theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành. Nếu sai sót thuộc kỳ đã khoá sổ và đã nộp báo cáo, cần cân nhắc khai bổ sung theo quy định hiện hành.
5. Biên bản bàn giao cần có gì
- Ngày bàn giao và kỳ số liệu được bàn giao
- Danh mục sổ sách, chứng từ, file dữ liệu kèm vị trí lưu
- Danh sách tài khoản truy cập đã nhận và đã đổi mật khẩu
- Bảng ghi nhận phát hiện đính kèm
- Việc còn dở dang và hạn nộp gần nhất
- Chữ ký người giao, người nhận và giám đốc
Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015, vì vậy danh mục hồ sơ cần ghi rõ nơi cất giữ bản gốc.
Câu hỏi thường gặp
Kế toán cũ không hợp tác bàn giao thì làm sao?
Doanh nghiệp vẫn có thể tự lấy dữ liệu từ ngân hàng, cổng thuế, cổng hoá đơn điện tử. Người nhận lập biên bản ghi rõ phần chưa được bàn giao để làm căn cứ.
Phát hiện sai sót kỳ trước thì ai sửa?
Thông thường người nhận thực hiện điều chỉnh theo chỉ đạo của giám đốc, sau khi phát hiện đã được ghi nhận trong biên bản. Trách nhiệm về sai sót được xem xét theo hợp đồng và quy chế nội bộ.
Có cần kiểm kê kho ngay khi nhận bàn giao không?
Nên kiểm kê nếu kho có giá trị lớn hoặc lần kiểm kê gần nhất đã lâu. Nếu không kịp, ghi rõ trong biên bản là số tồn kho chưa được xác nhận.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ kiểm tra sổ sách khi nhận bàn giao không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) kiểm tra theo danh sách 15 điểm, lập bảng phát hiện đính kèm biên bản và tư vấn hướng xử lý cho từng phát hiện.
Nhận bàn giao rõ ràng, không gánh lỗi cũ
ACCA Consulting Vietnam hỗ trợ kiểm tra, lập biên bản và tiếp nhận sổ sách khi doanh nghiệp đổi người làm kế toán. Liên hệ để nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
