Nội dung bài viết
Phần lớn chậm trễ trong sổ sách không đến từ khâu hạch toán mà từ khâu gửi chứng từ cho dịch vụ kế toán: thiếu file, ảnh mờ, gửi dồn cuối tháng. Bài này mô tả một quy trình gọn mà ACCA Consulting Vietnam thường thống nhất với khách: một thư mục đám mây chung, quy tắc đặt tên, lịch gửi theo tuần và một kênh hỏi đáp duy nhất.
1. Vì sao gửi chứng từ chậm làm hỏng cả tháng
Kế toán dịch vụ không ngồi ở văn phòng của bạn. Mọi thông tin họ có là những gì bạn gửi. Khi chứng từ đến muộn, các việc phía sau bị dồn lại: đối chiếu ngân hàng, kiểm tra hoá đơn đầu vào, lập tờ khai.
Với doanh nghiệp khai thuế GTGT theo quý, hạn nộp là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau; khai theo tháng là ngày 20 tháng sau. Nếu chứng từ của cả quý dồn về trong tuần cuối, kế toán chỉ còn vài ngày để phát hiện hoá đơn sai, hỏi lại nhà cung cấp và điều chỉnh. Đây là lúc sai sót dễ lọt qua nhất.
- Hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Thiếu uỷ nhiệm chi là mất quyền khấu trừ.
- Phiếu chi, bảng lương, hợp đồng thiếu chữ ký khiến chi phí khó được chấp nhận khi quyết toán.
- Chứng từ gửi rời rạc qua nhiều kênh (email, chat, ảnh chụp) dễ bị bỏ sót hoặc ghi trùng.
2. Thư mục mẫu để gửi chứng từ cho dịch vụ kế toán
Một thư mục dùng chung (Google Drive, OneDrive hoặc dịch vụ lưu trữ doanh nghiệp đang dùng) là cách gửi chứng từ cho dịch vụ kế toán ổn định nhất. Mỗi năm một thư mục gốc, mỗi tháng một thư mục con, trong đó chia theo loại chứng từ.
| Thư mục con | Nội dung đặt vào | Ai gửi |
|---|---|---|
| 01_HD-ban-ra | Hoá đơn điện tử đã xuất (file XML + PDF) | Bộ phận bán hàng |
| 02_HD-mua-vao | Hoá đơn nhận từ nhà cung cấp, kèm hợp đồng nếu có | Bộ phận mua hàng |
| 03_Ngan-hang | Sao kê tài khoản, uỷ nhiệm chi, giấy báo có | Chủ DN hoặc thủ quỹ |
| 04_Tien-mat | Phiếu thu, phiếu chi, bảng kê chi lặt vặt | Thủ quỹ |
| 05_Luong-nhan-su | Bảng chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động mới | Hành chính – nhân sự |
| 06_Hop-dong | Hợp đồng kinh tế, phụ lục, biên bản nghiệm thu | Người phụ trách |
| 99_Can-hoi | Chứng từ chưa rõ nội dung, cần kế toán tư vấn | Bất kỳ ai |
Thư mục 99_Can-hoi rất quan trọng. Thay vì giữ lại chứng từ vì không biết xếp vào đâu, nhân viên cứ đặt vào đây kèm một dòng ghi chú. Kế toán sẽ xử lý và phân loại lại.
3. Quy tắc đặt tên file dễ tìm, khó trùng
Tên file tốt giúp kế toán biết ngay chứng từ là gì mà không cần mở. Quy tắc đề xuất: Ngày_Loại_Đối tác_Số tiền, viết không dấu, dùng dấu gạch dưới.
- 20261005_HDMV_CtyABC_5500000.pdf – hoá đơn mua vào ngày 05/10/2026 của Công ty ABC, 5,5 triệu đồng.
- 20261005_UNC_CtyABC_5500000.pdf – uỷ nhiệm chi tương ứng, cùng ngày và số tiền, nên dễ ghép cặp.
- 20261012_PC_TiepKhach_850000.jpg – phiếu chi tiếp khách kèm ảnh hoá đơn.
Ảnh chụp cần rõ bốn góc, không bị loá, đọc được mã số thuế và số hoá đơn. Nếu điện thoại có chế độ quét tài liệu, hãy dùng chế độ đó và lưu dạng PDF.
4. Lịch gửi chứng từ theo tuần
Gửi theo tuần giúp khối lượng đều và kế toán có thời gian hỏi lại sớm. Dưới đây là lịch mẫu cho doanh nghiệp khai thuế theo quý.
- Thứ Hai hằng tuần
Tải lên hoá đơn bán ra, mua vào và phiếu thu chi của tuần trước.
- Ngày 3 tháng sau
Tải sao kê ngân hàng đủ tháng và bảng lương tháng trước.
- Ngày 5 tháng sau
Kế toán gửi danh sách chứng từ thiếu hoặc cần giải thích.
- Ngày 10 tháng sau
Doanh nghiệp bổ sung xong các mục còn thiếu.
- Tháng đầu quý sau
Kế toán chốt số liệu, gửi tờ khai để duyệt trước hạn nộp.
Ví dụ minh hoạ giả định để so sánh; thời gian thực tế phụ thuộc chất lượng chứng từ từng doanh nghiệp.
Xem dạng bảng
| Gửi rải rác qua chat | 14 giờ |
| Gửi dồn cuối tháng | 11 giờ |
| Thư mục chuẩn, gửi theo tuần | 6 giờ |
5. Một kênh hỏi đáp và bảng theo dõi chứng từ thiếu
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, sai sót hay xảy ra khi câu hỏi nằm rải rác ở nhiều nhóm chat. Hãy chọn một kênh duy nhất cho việc kế toán, có người phụ trách phía doanh nghiệp, và một bảng tính theo dõi chứng từ thiếu.
- 1Kế toán ghi nhận
Thêm dòng vào bảng theo dõi: ngày, nội dung, số tiền, lý do cần.
- 2Báo qua kênh chung
Gửi một tin tổng hợp thay vì nhiều tin lẻ.
- 3Doanh nghiệp bổ sung
Tải file vào đúng thư mục và đánh dấu đã gửi.
- 4Kế toán xác nhận
Kiểm tra file, đóng dòng trong bảng theo dõi.
- Hoá đơn có đủ file XML (với hoá đơn điện tử) và bản PDF
- Khoản chi từ 5 triệu đồng có kèm chứng từ chuyển khoản
- Tên file theo đúng quy tắc Ngày_Loại_Đối tác_Số tiền
- Ảnh chụp rõ nét, đủ bốn góc
- Chứng từ chưa rõ đã đặt vào thư mục 99_Can-hoi kèm ghi chú
Bản gốc giấy vẫn cần lưu tại doanh nghiệp. Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Thư mục đám mây là bản làm việc, không thay thế nghĩa vụ lưu trữ.
Nếu bạn đang cân nhắc phạm vi công việc, bài dịch vụ kế toán trọn gói gồm những gì liệt kê rõ các đầu việc kế toán sẽ làm với chứng từ bạn gửi.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải gửi bản gốc giấy cho dịch vụ kế toán không?
Thông thường kế toán làm việc trên bản scan hoặc file điện tử. Bản gốc giấy doanh nghiệp tự lưu, chỉ cần xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi kiểm toán yêu cầu.
Gửi chứng từ theo tuần có làm tăng phí không?
Tần suất gửi thường không ảnh hưởng phí. Phí chủ yếu phụ thuộc số hoá đơn, chứng từ mỗi tháng và quy mô nhân sự.
Chứng từ bị thất lạc thì xử lý thế nào?
Với hoá đơn điện tử, có thể tải lại từ cổng hoá đơn hoặc xin nhà cung cấp gửi lại. Với chứng từ giấy, cần lập biên bản và tìm chứng từ thay thế hợp lệ; nên hỏi kế toán trước khi ghi sổ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ thiết lập thư mục và lịch gửi chứng từ không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) gửi cấu trúc thư mục mẫu, quy tắc đặt tên và lịch nhắc theo kỳ khai thuế của doanh nghiệp ngay khi bắt đầu hợp đồng.
Gửi chứng từ gọn, sổ sách đúng hạn
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán kèm quy trình gửi chứng từ chuẩn hoá cho doanh nghiệp tại TP.HCM và làm việc từ xa toàn quốc. Liên hệ để nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
