Mô hình lai: kế toán nội bộ làm chứng từ, dịch vụ làm sổ và báo cáo

Nhiều doanh nghiệp đã có một nhân viên lo chứng từ nhưng chưa đủ người để làm sổ, lập báo cáo tài chính và quyết toán. Mô hình kế toán nội bộ kết hợp dịch vụ giải bài toán này: nội bộ xử lý chứng từ hằng ngày, dịch vụ kế toán làm sổ và báo cáo. Bài viết tập trung vào cách phối hợp để hai bên không làm trùng, không bỏ sót, dựa trên kinh nghiệm triển khai của ACCA Consulting Vietnam.

1. Mô hình lai phù hợp với doanh nghiệp nào

Mô hình lai hiệu quả khi doanh nghiệp có nhiều giao dịch hằng ngày cần người tại chỗ (thu chi tiền mặt, nhận hàng, xuất hoá đơn) nhưng chưa cần một kế toán tổng hợp toàn thời gian. Nếu bạn còn đang phân vân giữa hai lựa chọn thuần, hãy đọc bài thuê dịch vụ kế toán hay tuyển kế toán nội bộ trước.

• Cửa hàng, chuỗi bán lẻ nhỏ: nhiều phiếu thu chi, cần người kiểm quỹ mỗi ngày.
• Doanh nghiệp thương mại có kho: cần người lập phiếu nhập, xuất tại chỗ.
• Doanh nghiệp dịch vụ có 10–30 nhân sự: cần người chấm công, tổng hợp lương.

2. Bảng RACI cho kế toán nội bộ kết hợp dịch vụ

RACI là cách ghi rõ ai làm (R – Responsible), ai chịu trách nhiệm duyệt (A – Accountable), ai được hỏi ý kiến (C – Consulted) và ai được thông báo (I – Informed). Bảng dưới đây là bản mẫu, cần điều chỉnh theo hợp đồng cụ thể.

Nguyên tắc quan trọng: mỗi đầu việc chỉ có một chữ R. Khi hai bên cùng là R, việc thường bị bỏ vì ai cũng nghĩ bên kia đã làm.

3. Quy trình chuyển dữ liệu hằng tuần

Dữ liệu cần đi theo một nhịp cố định. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nhịp tuần cho phép phát hiện sai sót khi chứng từ còn mới và người liên quan còn nhớ.

4. Những điểm hay vướng và cách xử lý

Hai bên cùng nhập liệu vào phần mềm

Nếu nội bộ cũng nhập phiếu thu chi vào phần mềm kế toán mà dịch vụ dùng, cần phân quyền rõ: nội bộ chỉ nhập phân hệ quỹ, kho; dịch vụ khoá sổ sau khi đối chiếu. Không ai sửa chứng từ của kỳ đã khoá mà không báo bên kia.

Khoản chi tiền mặt lớn

Nội bộ thường quen chi tiền mặt. Cần nhắc rằng hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nên quy định trong nội bộ: khoản từ 5 triệu đồng chỉ chi bằng chuyển khoản.

Nhân viên nội bộ nghỉ việc

Rủi ro lớn nhất của mô hình lai là phụ thuộc một người. Hãy đảm bảo mọi chứng từ nằm trong thư mục chung, không nằm trong máy cá nhân. Bài kế toán nghỉ việc đột ngột có kế hoạch 7 ngày cho tình huống này.

5. Chi phí của mô hình lai

Phí dịch vụ trong mô hình lai vẫn tính chủ yếu theo số hoá đơn, chứng từ và số lao động. Phần chứng từ được nội bộ chuẩn bị sạch giúp giảm thời gian xử lý, từ đó dễ thương lượng phạm vi hợp lý. Tham khảo dịch vụ kế toán giá rẻ, minh bạch để hiểu cách tính phí.

Câu hỏi thường gặp