Nội dung bài viết
Khi doanh nghiệp bắt đầu có hoá đơn, có nhân viên và có tờ khai định kỳ, câu hỏi gần như chắc chắn sẽ đến: nên thuê dịch vụ kế toán hay tuyển kế toán nội bộ? Bài này so sánh chi phí bằng một ví dụ minh hoạ có số liệu rõ ràng, chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu của từng phương án và gợi ý khi nào nên chọn cách nào. Cuối bài có bảng giá dịch vụ kế toán của ACCA Consulting Vietnam để bạn tự đối chiếu.
1. Thuê dịch vụ kế toán hay tuyển kế toán: bạn đang trả tiền cho việc gì?
Dù chọn phương án nào, khối lượng việc kế toán và thuế mà doanh nghiệp phải hoàn thành gần như giống nhau. Pháp luật không phân biệt bạn có kế toán ngồi tại văn phòng hay thuê bên ngoài. Hạn nộp, mức phạt và trách nhiệm lưu trữ chứng từ vẫn thuộc về doanh nghiệp.
- Ghi nhận chứng từ, kiểm tra hoá đơn điện tử đầu vào và đầu ra.
- Lập tờ khai thuế GTGT, TNCN khấu trừ theo tháng hoặc theo quý; tạm nộp thuế TNDN theo quý.
- Tính lương, các khoản bảo hiểm bắt buộc và thuế TNCN của người lao động.
- Lập báo cáo tài chính năm, quyết toán TNDN và quyết toán TNCN của tổ chức trả thu nhập, hạn chậm nhất 31/3 năm sau (năm tài chính theo năm dương lịch).
- Lưu trữ chứng từ dùng ghi sổ và lập báo cáo tài chính tối thiểu 10 năm.
Khác biệt nằm ở cách trả tiền. Tuyển nội bộ nghĩa là trả lương, bảo hiểm và các chi phí đi kèm cố định mỗi tháng, dù tháng đó có 10 hay 100 hoá đơn. Thuê dịch vụ nghĩa là trả phí theo khối lượng hoá đơn, chứng từ thực tế phát sinh.
2. So sánh chi phí: ví dụ minh hoạ với lương giả định 10 triệu
Để so sánh công bằng, ta dùng một doanh nghiệp giả định: ngành thương mại – dịch vụ, dưới 5 nhân viên, khoảng 16–30 hoá đơn, chứng từ mỗi tháng. Ví dụ minh hoạ: lương giả định của kế toán nội bộ là 10.000.000đ/tháng. Đây chỉ là con số để minh hoạ cách tính, không phải mức lương thị trường. Bạn có thể thay bằng mức lương thực tế của mình và tính lại theo cùng công thức.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp đóng 21,5% trên tiền lương đóng bảo hiểm xã hội, gồm BHXH 17,5%, BHYT 3% và BHTN 1%. Với mức lương giả định 10 triệu, phần doanh nghiệp đóng là 2.150.000đ/tháng. Phía dịch vụ, theo bảng giá ACCA, doanh nghiệp thương mại – dịch vụ có 16–30 hoá đơn, chứng từ/tháng trả 1.200.000đ/tháng.
Ví dụ minh hoạ: lương giả định 10.000.000đ/tháng, chưa gồm thiết bị, phần mềm, thưởng, chi phí tuyển dụng. Phí dịch vụ theo bảng giá ACCA (thương mại – dịch vụ, 16–30 HĐ, dưới 5 nhân viên).
Xem dạng bảng
| Thuê dịch vụ ACCA | Tuyển kế toán nội bộ | |
|---|---|---|
| Lương / phí dịch vụ | 1.200.000đ | 10.000.000đ |
| Bảo hiểm DN đóng (21,5%) | 0đ | 2.150.000đ |
| Tổng tối thiểu/tháng | 1.200.000đ | 12.150.000đ |
| Khoản mục | Thuê dịch vụ ACCA (đ) | Tuyển nội bộ, lương giả định 10 triệu (đ) |
|---|---|---|
| Phí dịch vụ / tiền lương | 14.400.000 | 120.000.000 |
| Bảo hiểm doanh nghiệp đóng 21,5% | 0 | 25.800.000 |
| Tổng tối thiểu trong năm | 14.400.000 | 145.800.000 |
Cột tuyển nội bộ mới chỉ là phần tối thiểu. Trên thực tế còn có máy tính, phần mềm kế toán, chữ ký số, thời gian đào tạo, ngày phép và chi phí tuyển người thay thế khi nhân sự nghỉ việc. Các khoản này khác nhau ở từng doanh nghiệp nên bài không đưa số cụ thể. Ngay cả khi khối lượng tăng lên 51–100 hoá đơn/tháng, phí dịch vụ ACCA cho nhóm thương mại – dịch vụ là 2.800.000đ/tháng, tức 33.600.000đ/năm.
- BHXH17,5%
- BHYT3%
- BHTN1%
Tỷ lệ theo quy định hiện hành, tính trên tiền lương đóng BHXH. Người lao động đóng thêm 10,5% (trừ vào lương).
Xem dạng bảng
| BHXH | 17,5% |
| BHYT | 3% |
| BHTN | 1% |
3. Ưu, nhược điểm ngoài con số
Chi phí không phải tiêu chí duy nhất. Bảng dưới tóm tắt những khác biệt thường gặp để bạn cân nhắc theo tình hình của doanh nghiệp mình.
| Tiêu chí | Thuê dịch vụ kế toán | Tuyển kế toán nội bộ |
|---|---|---|
| Chi phí | Theo khối lượng hoá đơn, chứng từ; dễ dự trù | Cố định hằng tháng, cộng 21,5% bảo hiểm và chi phí đi kèm |
| Khi nhân sự nghỉ việc | Bên dịch vụ tự bố trí người thay, hồ sơ không gián đoạn | Doanh nghiệp phải tuyển lại, rủi ro thất lạc sổ sách |
| Cập nhật quy định | Đội ngũ theo dõi văn bản mới thường xuyên | Phụ thuộc kinh nghiệm của một người |
| Có mặt tại văn phòng | Làm việc từ xa, trao đổi qua điện thoại, Zalo, email | Có mặt hằng ngày, xử lý việc phát sinh ngay |
| Việc ngoài kế toán | Đúng phạm vi hợp đồng | Có thể kiêm hành chính, thu chi, kho |
4. Khi nào nên thuê dịch vụ, khi nào nên tuyển nội bộ?
Nên thuê dịch vụ kế toán khi
- Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có hoặc có ít hoá đơn mỗi tháng.
- Số hoá đơn, chứng từ dưới khoảng 100/tháng, nghiệp vụ không quá phức tạp.
- Chủ doanh nghiệp muốn chi phí kế toán dự trù được, không phụ thuộc một nhân sự.
- Doanh nghiệp FDI cần người nắm cả quy định Việt Nam và báo cáo cho công ty mẹ.
Nên tuyển kế toán nội bộ khi
- Khối lượng giao dịch lớn, cần người theo dõi công nợ, kho, thu chi mỗi ngày.
- Doanh nghiệp cần người kiêm nhiệm hành chính, nhân sự tại văn phòng.
- Có quy trình quản trị nội bộ riêng cần người trực tiếp vận hành.
Nhiều doanh nghiệp chọn mô hình kết hợp: một nhân viên hành chính nội bộ thu thập chứng từ hằng ngày, còn bên dịch vụ đảm nhận ghi sổ, tờ khai, báo cáo tài chính và quyết toán. Cách này giữ được sự có mặt tại chỗ mà không cần tuyển một kế toán có kinh nghiệm thuế toàn diện.
5. Chuyển sang thuê dịch vụ kế toán: 5 bước gọn
- 1Đếm khối lượng
Thống kê số hoá đơn đầu vào, đầu ra và số nhân viên trung bình mỗi tháng.
- 2Rà soát sơ bộ
Bên dịch vụ kiểm tra tình trạng tờ khai, sổ sách hiện tại để phát hiện tồn đọng.
- 3Nhận báo giá bằng văn bản
Báo giá nêu rõ phạm vi, phụ phí theo số nhân viên và các việc ngoài gói.
- 4Bàn giao hồ sơ
Kế toán cũ hoặc doanh nghiệp bàn giao chứng từ, sổ sách, quyền truy cập theo biên bản.
- 5Vận hành hằng tháng
Gửi chứng từ định kỳ, nhận tờ khai, số thuế dự kiến và nhắc hạn trước mỗi kỳ.
Dù chọn phương án nào, hạn nộp vẫn không đổi. Ví dụ, doanh nghiệp khai thuế GTGT theo quý phải nộp tờ khai chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Nộp chậm từ 1 đến 30 ngày có thể bị phạt 2–5 triệu đồng mỗi tờ khai (mức áp dụng cho tổ chức, theo NĐ 125/2020 và các văn bản sửa đổi, bổ sung), chưa kể tiền chậm nộp 0,03%/ngày nếu nộp thuế trễ. Nếu chưa chắc doanh nghiệp đang đúng hạn, hãy nhận tư vấn để được rà soát sơ bộ miễn phí.
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói cho doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp FDI, tính phí theo khối lượng thực tế, có bảng giá công khai.
Câu hỏi thường gặp
Thuê dịch vụ kế toán thì doanh nghiệp còn phải đóng bảo hiểm cho kế toán không?
Không. Khi thuê dịch vụ, doanh nghiệp trả phí theo hợp đồng dịch vụ, không phát sinh tiền lương và 21,5% bảo hiểm bắt buộc cho vị trí kế toán. Bạn vẫn phải đóng bảo hiểm cho nhân viên khác của mình theo quy định.
Doanh nghiệp chưa có doanh thu có cần thuê dịch vụ kế toán không?
Doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ kê khai và lập báo cáo tài chính năm dù chưa phát sinh doanh thu. Gói chỉ khai báo thuế của ACCA cho doanh nghiệp chưa phát sinh từ 399.000đ/tháng, thấp hơn nhiều so với chi phí tuyển một nhân sự.
Thuê dịch vụ thì ai chịu trách nhiệm về số liệu?
Doanh nghiệp vẫn là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hồ sơ thuế và chứng từ của mình. Bên dịch vụ thực hiện công việc theo phạm vi hợp đồng, vì vậy bạn nên đọc kỹ phần phạm vi và trách nhiệm trước khi ký.
Có thể vừa có kế toán nội bộ vừa thuê dịch vụ không?
Có. Mô hình kết hợp khá phổ biến: nhân viên nội bộ lo chứng từ hằng ngày, bên dịch vụ lo tờ khai, báo cáo tài chính và quyết toán. Phí dịch vụ khi đó vẫn tính theo khối lượng hoá đơn, chứng từ.
Muốn biết chính xác phí kế toán cho doanh nghiệp của bạn?
Gọi hoặc Zalo +84 938 847 699 để ACCA Consulting Vietnam rà soát sơ bộ miễn phí và gửi báo giá dịch vụ kế toán tại TP.HCM theo đúng số hoá đơn, số nhân viên của bạn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
