Nội dung bài viết
Bạn đã dùng một đơn vị kế toán vài năm, tờ khai vẫn nộp đều, nhưng bạn không chắc sổ sách có thực sự ổn. Bài này đưa ra 12 câu hỏi để đánh giá dịch vụ kế toán đang dùng, kèm thang điểm và ngưỡng nên cân nhắc thay đổi. Bộ câu hỏi do đội ngũ ACCA Consulting Vietnam tổng hợp từ các lần nhận hồ sơ khách chuyển sang.
1. Vì sao cần đánh giá dịch vụ kế toán định kỳ
Nộp tờ khai đúng hạn chỉ là phần nhìn thấy. Các vấn đề thường nằm bên dưới: số dư công nợ không ai đối chiếu, tồn kho trên sổ khác thực tế, chi phí thiếu chứng từ. Những lỗi này không bị phạt ngay, nhưng sẽ lộ ra khi quyết toán, khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi bạn cần vay vốn.
Đánh giá mỗi năm một lần, tốt nhất là sau khi nộp báo cáo tài chính năm (hạn chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm tài chính, với năm dương lịch là 31/3), giúp bạn biết mình đang nhận được gì từ khoản phí đã trả.
2. 12 câu hỏi tự kiểm, chia theo 4 nhóm
Mỗi câu trả lời Có được 1 điểm, Một phần được 0,5 điểm, Không được 0 điểm. Hãy trả lời dựa trên những gì bạn thực sự nhận được trong 12 tháng gần nhất.
| Nhóm | Câu hỏi | Cách kiểm nhanh |
|---|---|---|
| Báo cáo | 1. Bạn có nhận báo cáo kết quả kinh doanh định kỳ (tháng hoặc quý) không? | Tìm email hoặc file gửi trong năm |
| Báo cáo | 2. Bạn có nhận bản sao tờ khai và giấy nộp tiền sau mỗi kỳ không? | Đối chiếu với tài khoản trên cổng thuế điện tử |
| Báo cáo | 3. Kế toán có giải thích được vì sao lãi hoặc lỗ khi bạn hỏi không? | Hỏi một câu cụ thể và xem câu trả lời |
| Đối chiếu | 4. Số dư tiền gửi trên sổ có khớp sao kê ngân hàng cuối kỳ không? | Xin bảng đối chiếu ngân hàng |
| Đối chiếu | 5. Công nợ phải thu, phải trả có được đối chiếu với khách hàng, nhà cung cấp không? | Xin danh sách công nợ theo đối tượng |
| Đối chiếu | 6. Tồn kho, tài sản cố định trên sổ có được so với thực tế ít nhất mỗi năm không? | Xin biên bản kiểm kê |
| Tuân thủ | 7. 12 tháng qua có bị phạt chậm nộp hoặc tiền chậm nộp không? | Tra thông báo trên cổng thuế |
| Tuân thủ | 8. Kế toán có cảnh báo khoản chi thiếu chứng từ hoặc thanh toán tiền mặt từ 5 triệu đồng không? | Xem lịch sử trao đổi |
| Tuân thủ | 9. Có danh sách hạn nộp được gửi trước mỗi kỳ không? | Kiểm tra email nhắc hạn |
| Phối hợp | 10. Câu hỏi của bạn có được phản hồi trong 1–2 ngày làm việc không? | Xem 5 câu hỏi gần nhất |
| Phối hợp | 11. Bạn có biết dữ liệu kế toán đang lưu ở đâu và có quyền truy cập không? | Thử tự đăng nhập phần mềm hoặc thư mục |
| Phối hợp | 12. Phạm vi công việc và phí có được ghi rõ trong hợp đồng không? | Đọc lại hợp đồng dịch vụ |
3. Thang điểm và ngưỡng nên cân nhắc đổi
Cộng điểm 12 câu để có tổng tối đa 12 điểm. Ngưỡng dưới đây là gợi ý thực hành, không phải chuẩn mực bắt buộc.
Ví dụ minh hoạ: tổng 6,5/12 điểm. Nhóm Đối chiếu thấp nhất là nơi cần ưu tiên trao đổi với đơn vị kế toán.
Xem dạng bảng
| Báo cáo | 1,5 điểm |
| Đối chiếu | 0,5 điểm |
| Tuân thủ | 2,5 điểm |
| Phối hợp | 2 điểm |
- Từ 10 điểm trở lên: dịch vụ đang ổn. Duy trì và trao đổi thêm về báo cáo quản trị nếu cần.
- Từ 7 đến dưới 10 điểm: có khoảng trống. Gửi danh sách câu trả lời Không cho đơn vị kế toán và đặt thời hạn cải thiện.
- Dưới 7 điểm: rủi ro tích luỹ. Nên yêu cầu rà soát độc lập trước khi quyết định tiếp tục hay chuyển đơn vị.
Lưu ý nhóm Đối chiếu. Một doanh nghiệp có thể đạt điểm cao ở Tuân thủ (nộp đúng hạn) nhưng điểm Đối chiếu bằng 0. Đây là dấu hiệu tờ khai được lập từ hoá đơn mà không ai kiểm tra số dư. Xem thêm 7 dấu hiệu sổ sách kế toán đang có rủi ro.
4. Trao đổi với đơn vị hiện tại trước khi quyết định
Điểm thấp không luôn có nghĩa là đơn vị kế toán làm kém. Đôi khi hợp đồng không bao gồm đối chiếu công nợ, hoặc doanh nghiệp gửi chứng từ quá muộn. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nên làm theo trình tự sau.
- 1Đọc lại hợp đồng
Xác định việc nào thuộc phạm vi, việc nào chưa thoả thuận.
- 2Gửi kết quả tự kiểm
Gửi bảng 12 câu kèm câu trả lời cho đơn vị kế toán.
- 3Đặt mốc cải thiện
Thống nhất 1–2 kỳ để bổ sung báo cáo, đối chiếu còn thiếu.
- 4Rà soát độc lập
Nếu không cải thiện, mời bên thứ ba kiểm tra sơ bộ sổ sách.
- 5Quyết định
Tiếp tục, điều chỉnh phạm vi hoặc chuyển đơn vị kèm biên bản bàn giao.
Nếu chuyển đơn vị, hãy yêu cầu bàn giao đầy đủ dữ liệu phần mềm, sổ sách, tờ khai đã nộp và danh sách việc còn dở. Bài 10 điều khoản cần đọc kỹ trong hợp đồng dịch vụ kế toán có phần bàn giao khi chấm dứt.
5. Dùng kết quả đánh giá dịch vụ kế toán để thương lượng phạm vi
Bảng 12 câu cũng là công cụ để thương lượng. Thay vì nói chung chung không hài lòng, bạn có thể yêu cầu cụ thể: gửi báo cáo kết quả kinh doanh mỗi quý, gửi bảng đối chiếu ngân hàng cuối mỗi tháng, gửi lịch hạn nộp trước 10 ngày. Những yêu cầu đo được dễ đưa vào phụ lục hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu nên đánh giá dịch vụ kế toán một lần?
Tối thiểu mỗi năm một lần, sau khi nộp báo cáo tài chính năm. Nếu doanh nghiệp tăng trưởng nhanh hoặc vừa đổi mô hình kinh doanh, có thể đánh giá mỗi 6 tháng.
Tôi không hiểu kế toán, có tự chấm được không?
Được. Bộ câu hỏi hỏi về việc bạn có nhận được tài liệu gì và có ai giải thích không, không yêu cầu kiến thức hạch toán.
Điểm thấp có phải đổi đơn vị ngay không?
Không nhất thiết. Hãy trao đổi và đặt mốc cải thiện trước. Đổi đơn vị giữa kỳ quyết toán dễ gây gián đoạn nếu bàn giao không đầy đủ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ đánh giá dịch vụ kế toán đang dùng không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) kiểm tra sơ bộ miễn phí, đối chiếu số dư chính và gửi danh sách điểm cần cải thiện để bạn tự quyết định.
Biết rõ mình đang nhận gì từ dịch vụ kế toán
ACCA Consulting Vietnam giúp bạn kiểm tra sơ bộ sổ sách và làm rõ phạm vi dịch vụ kế toán phù hợp. Liên hệ để nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
