Nội dung bài viết
Nhiều tranh chấp giữa doanh nghiệp và đơn vị làm sổ bắt nguồn từ một hợp đồng dịch vụ kế toán chỉ dài hai trang, ghi chung chung 'làm kế toán trọn gói'. Bài này liệt kê 10 điều khoản cần đọc kỹ trước khi ký, rủi ro nếu thiếu và cách hạch toán các khoản liên quan. Danh sách được ACCA Consulting Vietnam tổng hợp từ các câu hỏi khách hàng hay đặt ra khi ký hợp đồng.
1. 10 điều khoản trong hợp đồng dịch vụ kế toán
| Điều khoản | Nên ghi rõ | Rủi ro nếu thiếu |
|---|---|---|
| 1. Phạm vi công việc | Danh sách đầu việc: ghi sổ, tờ khai, BCTC, quyết toán, lương, bảo hiểm | Mỗi việc ngoài danh sách đều bị tính thêm |
| 2. Giới hạn chứng từ | Số hoá đơn, chứng từ mỗi tháng và mức phí khi vượt | Phí tăng bất ngờ vào mùa cao điểm |
| 3. Thời hạn giao nhận chứng từ | Ngày doanh nghiệp gửi chứng từ, ngày nhận báo cáo | Đùn đẩy trách nhiệm khi trễ hạn |
| 4. Trách nhiệm khi bị phạt | Lỗi bên nào thì bên đó chịu, cách xác định lỗi | Doanh nghiệp tự chịu mọi khoản phạt |
| 5. Bảo mật dữ liệu | Phạm vi bảo mật, thời gian sau khi chấm dứt | Dữ liệu tài chính bị dùng sai mục đích |
| 6. Quyền truy cập | Doanh nghiệp giữ tài khoản gốc, bên dịch vụ được cấp quyền | Mất quyền kiểm soát cổng thuế, hoá đơn |
| 7. Báo cáo định kỳ | Loại báo cáo, tần suất gửi chủ doanh nghiệp | Không biết tình hình thuế đến khi có vấn đề |
| 8. Phí phát sinh | Danh mục việc tính thêm và đơn giá | Tranh cãi khi quyết toán, giải trình |
| 9. Bàn giao khi chấm dứt | Danh mục, định dạng file, thời hạn bàn giao | Không lấy lại được sổ sách |
| 10. Thời hạn và chấm dứt | Thời gian báo trước, phí tháng cuối | Bị giữ hợp đồng hoặc mất phí oan |
2. Phạm vi công việc và giới hạn chứng từ
Hai điều khoản đầu quyết định phần lớn chi phí. Hãy yêu cầu đơn vị dịch vụ liệt kê đầu việc thay vì ghi 'trọn gói'. Với giới hạn chứng từ, hợp đồng nên có bảng bậc phí để doanh nghiệp tự ước tính khi số hoá đơn tăng. Ví dụ, bảng giá ACCA cho doanh nghiệp thương mại – dịch vụ dưới 5 nhân viên chia theo bậc như sau:
Bảng giá ACCA cho doanh nghiệp dưới 5 nhân viên, dùng làm ví dụ minh hoạ cho điều khoản giới hạn chứng từ.
Xem dạng bảng
| Chưa phát sinh | 399.000đ |
| 1–15 | 800.000đ |
| 16–30 | 1.200.000đ |
| 31–50 | 1.800.000đ |
| 51–100 | 2.800.000đ |
Khi bảng bậc phí nằm trong hợp đồng, việc phí tăng do vượt bậc là có căn cứ, không gây bất ngờ. Các khoản tính thêm khác xem bài phí phát sinh dịch vụ kế toán.
3. Trách nhiệm khi bị phạt và cách hạch toán
Điều khoản này cần phân định theo nguyên nhân. Doanh nghiệp gửi chứng từ trễ hoặc thiếu thì tự chịu. Bên dịch vụ nộp trễ dù đã đủ chứng từ thì bên dịch vụ chịu theo mức đã thoả thuận. Nên ghi rõ mức bồi hoàn tối đa và thủ tục xác nhận lỗi.
| Nghiệp vụ (ví dụ minh hoạ) | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Ghi nhận phí dịch vụ kế toán tháng | Chi phí quản lý doanh nghiệp (642) | Phải trả người bán (331) | 1.200.000 |
| Thanh toán phí qua ngân hàng | Phải trả người bán (331) | Tiền gửi ngân hàng (112) | 1.200.000 |
| Ghi nhận khoản phạt chậm nộp tờ khai | Chi phí khác (811) | Thuế và các khoản phải nộp khác (3339) | 2.000.000 |
| Bên dịch vụ chấp nhận bồi hoàn theo hợp đồng | Phải thu khác (1388) | Thu nhập khác (711) | 2.000.000 |
Khoản bồi hoàn phải có văn bản xác nhận của bên dịch vụ. Không nên bù trừ thẳng vào phí tháng mà không có chứng từ.
4. Bảo mật, quyền truy cập và bàn giao
Điều khoản bảo mật nên có hiệu lực cả sau khi chấm dứt hợp đồng. Về quyền truy cập, doanh nghiệp giữ tài khoản gốc của cổng thuế, hoá đơn điện tử và ngân hàng điện tử. Khi chấm dứt, hợp đồng cần ghi danh mục bàn giao và thời hạn, như hướng dẫn trong bài chuyển đơn vị dịch vụ kế toán.
5. Quy trình soát hợp đồng trước khi ký
- 1Đối chiếu nhu cầu
Liệt kê việc doanh nghiệp cần, so với phạm vi trong hợp đồng.
- 2Ước tính khối lượng
Đếm hoá đơn, chứng từ trung bình 3 tháng gần nhất để chọn bậc phí.
- 3Hỏi phí phát sinh
Yêu cầu danh mục và đơn giá các việc tính thêm.
- 4Soát điều khoản rủi ro
Kiểm tra trách nhiệm khi bị phạt, bảo mật, bàn giao, chấm dứt.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng dịch vụ kế toán nên ký thời hạn bao lâu?
Thường là 12 tháng, tự gia hạn nếu không bên nào thông báo chấm dứt. Quan trọng hơn thời hạn là điều khoản báo trước và bàn giao khi chấm dứt.
Đơn vị dịch vụ có chịu toàn bộ tiền phạt thuế không?
Tuỳ thoả thuận và nguyên nhân. Hợp đồng nên phân định lỗi do chứng từ trễ hay do bên dịch vụ xử lý trễ, kèm mức bồi hoàn tối đa.
Có cần phụ lục khi số chứng từ tăng?
Nếu hợp đồng đã có bảng bậc phí, chỉ cần thông báo bậc mới. Nếu không, nên ký phụ lục điều chỉnh phí để có căn cứ thanh toán.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ soát hợp đồng dịch vụ đang dùng không?
Có. Chúng tôi có thể đọc hợp đồng hiện tại, chỉ ra điều khoản còn thiếu và báo giá phạm vi tương đương để doanh nghiệp so sánh.
Ký hợp đồng rõ phạm vi, rõ trách nhiệm
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán với hợp đồng liệt kê đầu việc, bậc phí và điều khoản bàn giao.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
