Nội dung bài viết
Bán hàng qua đại lý giúp mở rộng kênh phân phối, nhưng cũng là nơi sổ sách dễ lệch nhất: hàng đã rời kho mà chưa phải doanh thu, đại lý cầm tiền mà chưa phải tiền của mình. Bài viết này hướng dẫn hạch toán hàng gửi đại lý cho cả hai phía, kèm ví dụ có số. Nội dung do đội kế toán ACCA Consulting Vietnam tổng hợp từ các hồ sơ thực tế đã xử lý.
1. Bản chất của đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng
Trong hình thức này, bên giao đại lý vẫn là chủ sở hữu hàng hoá cho đến khi đại lý bán được cho người mua cuối cùng. Đại lý chỉ là người bán hộ, bán đúng giá bên giao quy định và nhận hoa hồng. Vì vậy:
- Bên giao chưa ghi doanh thu khi xuất hàng cho đại lý, chỉ chuyển hàng sang theo dõi hàng gửi đi bán.
- Bên nhận không ghi hàng vào kho của mình, không ghi doanh thu bán hàng, chỉ ghi doanh thu là khoản hoa hồng.
- Tiền đại lý thu của khách là tiền phải trả cho bên giao, sau khi trừ hoa hồng nếu hai bên thoả thuận cấn trừ.
Các hình thức khác như đại lý bao tiêu hay mua đứt bán đoạn có bản chất là mua bán thông thường. Kế toán cần đọc kỹ hợp đồng trước khi chọn bút toán.
2. Hạch toán hàng gửi đại lý ở bên giao
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, hàng gửi bán được theo dõi trên tài khoản hàng gửi đi bán (TK 157). Doanh thu chỉ ghi khi nhận được bảng kê hàng hoá đã bán từ đại lý.
- 1Xuất hàng
Lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc chứng từ theo quy định về hoá đơn, ghi Nợ 157 / Có 156.
- 2Nhận bảng kê
Đại lý gửi bảng kê hàng đã bán theo kỳ thoả thuận.
- 3Ghi doanh thu
Xuất hoá đơn cho phần hàng đã bán, ghi Nợ 131 / Có 511, 3331.
- 4Ghi giá vốn
Kết chuyển giá vốn phần đã bán: Nợ 632 / Có 157.
- 5Ghi hoa hồng
Nhận hoá đơn hoa hồng của đại lý, ghi chi phí bán hàng và thuế GTGT đầu vào.
3. Hạch toán ở bên nhận đại lý
Bên nhận đại lý theo dõi hàng nhận bán hộ trên sổ chi tiết riêng, không đưa vào hàng tồn kho của mình. Khi bán, tiền thu được ghi nhận là khoản phải trả cho bên giao. Doanh thu của đại lý chỉ là hoa hồng được hưởng, xuất hoá đơn cho bên giao.
Một lỗi hay gặp là đại lý ghi toàn bộ tiền bán vào doanh thu rồi ghi giá vốn bằng số phải trả bên giao. Cách này làm phình doanh thu, sai bản chất và gây lệch khi đối chiếu tờ khai với báo cáo tài chính.
4. Ví dụ hạch toán hàng gửi đại lý có số
Công ty A gửi 100 sản phẩm cho đại lý B, giá vốn 300.000 đ/sp, giá bán quy định 500.000 đ/sp chưa thuế GTGT 10%. Hoa hồng 5% trên giá bán chưa thuế, thuế GTGT trên hoa hồng 10%. Trong tháng, B bán được 60 sản phẩm và cấn trừ hoa hồng khi chuyển tiền.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Xuất 100 sp gửi đại lý | 157 | 156 | 30.000.000 |
| Doanh thu 60 sp đã bán theo bảng kê | 131 | 511 | 30.000.000 |
| Thuế GTGT đầu ra | 131 | 3331 | 3.000.000 |
| Giá vốn 60 sp | 632 | 157 | 18.000.000 |
| Hoa hồng đại lý 5% | 641 | 131 | 1.500.000 |
| Thuế GTGT trên hoa hồng | 133 | 131 | 150.000 |
| Nhận tiền sau cấn trừ | 112 | 131 | 31.350.000 |
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Thu tiền bán 60 sp của khách | 111, 112 | 331 | 33.000.000 |
| Ghi nhận hoa hồng được hưởng | 331 | 511 | 1.500.000 |
| Thuế GTGT trên hoa hồng | 331 | 3331 | 150.000 |
| Chuyển trả Công ty A | 331 | 112 | 31.350.000 |
Số liệu giả định theo ví dụ trên. 40 sp còn lại vẫn nằm trên TK 157 của Công ty A.
Xem dạng bảng
| Công ty A (bên giao) | Đại lý B (bên nhận) | |
|---|---|---|
| Doanh thu chưa thuế | 30.000.000đ | 1.500.000đ |
| Thuế GTGT đầu ra | 3.000.000đ | 150.000đ |
Cuối tháng, số dư TK 157 của A là 12.000.000 đ, tương ứng 40 sản phẩm còn ở đại lý. Con số này phải khớp với sổ theo dõi hàng nhận bán hộ của B.
5. Đối chiếu bảng kê và kiểm soát hàng gửi bán
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, phần lớn sai lệch hàng gửi đại lý đến từ việc bảng kê gửi trễ hoặc không đủ thông tin. Nên thống nhất trong hợp đồng mẫu bảng kê, kỳ gửi và cách xử lý hàng hỏng, hàng trả lại.
- Số lượng xuất gửi trong kỳ khớp phiếu xuất và xác nhận nhận hàng của đại lý.
- Bảng kê hàng đã bán có số lượng, đơn giá, thành tiền, kỳ bán.
- Hoá đơn bán hàng đã xuất cho đúng phần hàng trong bảng kê.
- Số dư TK 157 khớp tồn tại đại lý, có biên bản xác nhận định kỳ.
- Hoa hồng tính đúng tỷ lệ hợp đồng và có hoá đơn của đại lý.
- Công nợ sau cấn trừ được hai bên xác nhận.
Nếu số dư TK 157 tồn lâu không giảm, cần kiểm tra hàng thực tế tại đại lý, tương tự bài kiểm kê hàng tồn kho cuối năm.
Câu hỏi thường gặp
Xuất hàng cho đại lý đã phải xuất hoá đơn chưa?
Tuỳ cách thức gửi hàng và quy định về hoá đơn hiện hành, có trường hợp dùng chứng từ vận chuyển nội bộ, có trường hợp phải xuất hoá đơn. Nên kiểm tra theo hợp đồng và mô hình cụ thể trước khi gửi hàng.
Đại lý có phải theo dõi hàng nhận bán hộ trên sổ không?
Có. Dù không ghi vào hàng tồn kho của mình, đại lý vẫn cần sổ chi tiết theo dõi nhập, bán, tồn để đối chiếu với bên giao.
Hoa hồng đại lý hạch toán vào chi phí nào?
Ở bên giao, hoa hồng đại lý thường ghi vào chi phí bán hàng, kèm hoá đơn của đại lý và hợp đồng làm căn cứ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ doanh nghiệp bán qua nhiều đại lý không?
Có. ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) ghi sổ, đối chiếu bảng kê và công nợ đại lý hằng tháng trong gói dịch vụ kế toán trọn gói.
Quản lý hàng gửi đại lý cùng ACCA Consulting Vietnam
Dịch vụ kế toán của chúng tôi giữ số liệu hàng gửi bán, doanh thu và công nợ đại lý khớp nhau mỗi tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
