Nội dung bài viết
“Đã xuất hoá đơn thì ghi doanh thu” là cách làm phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ, nhưng không phải lúc nào cũng đúng. Thời điểm ghi nhận doanh thu trong kế toán dựa trên việc đã giao hàng, đã hoàn thành dịch vụ hay chưa, còn thời điểm lập hoá đơn do quy định về hoá đơn điều chỉnh. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam giúp bạn phân biệt hai mốc này qua một hợp đồng dịch vụ 3 giai đoạn.
1. Thời điểm ghi nhận doanh thu và thời điểm lập hoá đơn
Kế toán ghi nhận doanh thu theo bản chất kinh tế. Với bán hàng, đó là khi phần lớn rủi ro và lợi ích của hàng hoá đã chuyển cho người mua. Với dịch vụ kéo dài nhiều kỳ, chuẩn mực kế toán về doanh thu cho phép ghi nhận theo phần công việc đã hoàn thành, nếu xác định được kết quả giao dịch một cách đáng tin cậy.
Thời điểm lập hoá đơn lại do quy định về hoá đơn điện tử xác định cho từng loại giao dịch. Hai mốc thường trùng nhau với giao dịch bán hàng giao ngay, nhưng có thể lệch nhau với hợp đồng dịch vụ dài, hợp đồng có ứng trước, hoặc giao hàng nhiều đợt.
| Tiêu chí | Thời điểm ghi nhận doanh thu | Thời điểm lập hoá đơn |
|---|---|---|
| Căn cứ | Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, chuẩn mực kế toán | Quy định về hoá đơn, chứng từ hiện hành |
| Mục đích | Phản ánh đúng kết quả kinh doanh từng kỳ | Xác định nghĩa vụ thuế, chứng từ cho người mua |
| Dịch vụ nhiều kỳ | Theo phần công việc hoàn thành | Theo quy định cho từng trường hợp |
| Khi lệch nhau | Vẫn ghi đúng kỳ trên sổ | Theo dõi chênh lệch, giải trình khi cần |
2. Ví dụ hợp đồng dịch vụ 3 giai đoạn
Giả định công ty tư vấn ký hợp đồng triển khai hệ thống quản lý cho khách hàng, giá trị 300 triệu đồng chưa thuế, chia 3 giai đoạn. Khách thanh toán theo 3 đợt, mỗi đợt doanh nghiệp lập hoá đơn. Đây là ví dụ minh hoạ để thấy chênh lệch, còn thời điểm lập hoá đơn thực tế phải tuân thủ quy định hiện hành.
- Tháng 1
Ký hợp đồng, hoàn thành khảo sát (30% khối lượng). Thu đợt 1: 90 triệu, lập hoá đơn.
- Tháng 2
Triển khai được 25% khối lượng. Chưa thu tiền, chưa lập hoá đơn.
- Tháng 3
Triển khai thêm 25%, nghiệm thu giai đoạn 2. Thu đợt 2: 150 triệu, lập hoá đơn.
- Tháng 4
Đào tạo, chạy thử, nghiệm thu cuối (20%).
- Tháng 5
Thu đợt cuối 60 triệu, lập hoá đơn.
Tổng hai cột đều bằng 300 triệu đồng; chỉ khác nhau về kỳ ghi nhận.
Xem dạng bảng
| Theo kế toán | Theo hoá đơn | |
|---|---|---|
| Tháng 1 | 90 triệu đ | 90 triệu đ |
| Tháng 2 | 75 triệu đ | 0 triệu đ |
| Tháng 3 | 75 triệu đ | 150 triệu đ |
| Tháng 4 | 60 triệu đ | 0 triệu đ |
| Tháng 5 | 0 triệu đ | 60 triệu đ |
3. Bảng theo dõi chênh lệch luỹ kế
Khi hai mốc lệch nhau, kế toán nên lập bảng theo dõi chênh lệch luỹ kế. Bảng này giúp đối chiếu sổ sách với tờ khai thuế GTGT mỗi kỳ và là căn cứ giải trình khi quyết toán.
| Tháng | Doanh thu kế toán luỹ kế | Hoá đơn luỹ kế | Chênh lệch |
|---|---|---|---|
| 1 | 90 | 90 | 0 |
| 2 | 165 | 90 | 75 |
| 3 | 240 | 240 | 0 |
| 4 | 300 | 240 | 60 |
| 5 | 300 | 300 | 0 |
4. Bút toán từng tháng
Ở tháng 2 và tháng 4, doanh thu đã đủ điều kiện ghi nhận nhưng chưa có hoá đơn, nên kế toán ghi doanh thu mà chưa ghi thuế GTGT đầu ra. Thuế GTGT ghi theo hoá đơn ở kỳ lập hoá đơn.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Tháng 1: thu đợt 1, ghi doanh thu giai đoạn khảo sát | 112 | 5113 | 90.000.000 |
| Tháng 1: thuế GTGT theo hoá đơn đợt 1 | 112 | 3331 | 9.000.000 |
| Tháng 2: ghi doanh thu phần công việc hoàn thành | 131 | 5113 | 75.000.000 |
| Tháng 3: ghi doanh thu phần công việc hoàn thành | 131 | 5113 | 75.000.000 |
| Tháng 3: thuế GTGT theo hoá đơn đợt 2 (150 triệu) | 131 | 3331 | 15.000.000 |
| Tháng 3: thu tiền đợt 2 | 112 | 131 | 165.000.000 |
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nhiều doanh nghiệp dịch vụ chỉ ghi doanh thu khi có hoá đơn, khiến lợi nhuận tháng 2 bằng 0 trong khi chi phí nhân sự vẫn phát sinh. Báo cáo quản trị theo tháng vì thế không phản ánh đúng hiệu quả từng dự án.
5. Lưu ý về thuế và quy trình kiểm soát
Doanh thu tính thuế GTGT và doanh thu tính thuế TNDN có quy định riêng về thời điểm. Chênh lệch giữa sổ kế toán và tờ khai là bình thường nếu có bảng theo dõi và giải thích được. Rủi ro chỉ đến khi chênh lệch không ai theo dõi.
- Mỗi hợp đồng dài hạn có bảng tiến độ và biên bản nghiệm thu từng giai đoạn.
- Cuối tháng, đối chiếu doanh thu kế toán với hoá đơn đã lập, ghi rõ chênh lệch.
- Kiểm tra thời điểm lập hoá đơn theo quy định hiện hành cho từng loại giao dịch.
- Tiền ứng trước chưa đủ điều kiện ghi doanh thu thì giữ ở bên Có tài khoản phải thu.
- Cuối năm, tổng hợp chênh lệch để giải trình khi lập quyết toán thuế TNDN.
Với khoản thu trước cho nhiều kỳ, xem thêm bài doanh thu chưa thực hiện.
Câu hỏi thường gặp
Chưa xuất hoá đơn có được ghi doanh thu không?
Được, nếu doanh thu đã đủ điều kiện ghi nhận theo chế độ kế toán. Thuế GTGT đầu ra ghi theo hoá đơn, và cần theo dõi chênh lệch để đối chiếu.
Xuất hoá đơn rồi có bắt buộc ghi doanh thu ngay không?
Không phải mọi trường hợp. Nếu hoá đơn lập cho khoản thu trước mà công việc chưa thực hiện, phần chưa thực hiện được theo dõi riêng, không đưa hết vào doanh thu của kỳ.
Chênh lệch doanh thu kế toán và tờ khai có bị phạt không?
Chênh lệch do thời điểm, có bảng theo dõi và giải trình được thì là bình thường. Nếu chênh lệch do ghi thiếu doanh thu, doanh nghiệp cần rà soát và khai bổ sung theo quy định.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ theo dõi doanh thu theo hợp đồng không?
Có. ACCA lập bảng theo dõi doanh thu theo tiến độ từng hợp đồng, đối chiếu với hoá đơn và tờ khai thuế hằng kỳ.
Doanh thu đúng kỳ, báo cáo đúng thực tế
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp dịch vụ, tư vấn, phần mềm. Nhận tư vấn để được rà soát cách ghi nhận hiện tại.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
