Kiểm kê hàng tồn kho cuối năm: quy trình và xử lý chênh lệch

Số tồn kho trên báo cáo tài chính chỉ đáng tin khi được xác nhận bằng một buổi đếm thực tế. Kiểm kê hàng tồn kho cuối năm là bằng chứng quan trọng để chốt giá vốn, xử lý hàng thừa thiếu và làm việc với kiểm toán. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn quy trình từ khâu chuẩn bị đến bút toán xử lý chênh lệch.

1. Vì sao phải kiểm kê hàng tồn kho cuối năm?

Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, cuối kỳ kế toán năm doanh nghiệp phải kiểm kê tài sản, trong đó có hàng tồn kho, để đối chiếu với sổ sách. Ngoài nghĩa vụ, kiểm kê còn giúp phát hiện hàng chậm luân chuyển, hàng hỏng, hàng của người khác gửi trong kho và các lỗi ghi sổ tích luỹ cả năm.

Với doanh nghiệp phải kiểm toán, kiểm toán viên thường muốn chứng kiến buổi kiểm kê. Nếu không có biên bản kiểm kê đáng tin, số dư hàng tồn kho có thể trở thành điểm ngoại trừ trên báo cáo kiểm toán.

2. Lập kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho

Phân công nên tách bạch: người đếm không phải là thủ kho, người ghi phiếu khác người đếm, kế toán giám sát và tổng hợp. Danh sách đếm nên giấu cột số lượng sổ sách để tránh 'đếm theo sổ'.

3. Cut-off chứng từ: điểm hay sai nhất

Cut-off là việc chốt ranh giới chứng từ: mọi hàng nhập trước giờ kiểm kê phải có trên sổ, mọi hàng xuất sau giờ kiểm kê không được ghi vào kỳ này. Sai cut-off làm chênh lệch giả, khiến doanh nghiệp tưởng thiếu hàng trong khi thực ra chỉ là phiếu xuất ghi sớm. Chi tiết kỹ thuật xem thêm ở bài cut-off chứng từ cuối kỳ.

• Ghi lại số phiếu nhập, phiếu xuất cuối cùng trước giờ kiểm kê.
• Hàng đã bán, đã xuất hoá đơn nhưng khách chưa lấy: để riêng, không đếm vào tồn.
• Hàng của khách hoặc nhà cung cấp gửi trong kho: đếm riêng, ghi rõ không thuộc sở hữu.
• Hàng đang đi đường đã có hoá đơn: không có trong kho nhưng vẫn thuộc tồn kho (TK 151).

4. Biên bản và bút toán xử lý chênh lệch kiểm kê hàng tồn kho

Sau khi đếm, kế toán lập bảng đối chiếu số thực tế với sổ sách cho từng mã, xác định thừa thiếu về số lượng và giá trị, tìm nguyên nhân rồi trình giám đốc quyết định xử lý. Ví dụ minh hoạ: doanh nghiệp phát hiện thiếu 3 mã hàng, thừa 1 mã.

Khoản thiếu ngoài định mức không có người bồi thường cần cân nhắc kỹ về tính chi phí được trừ khi quyết toán thuế; nên lưu đủ biên bản, nguyên nhân và quyết định xử lý.

5. Checklist in được cho buổi kiểm kê

Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, buổi kiểm kê suôn sẻ nhất khi sổ kho đã được làm sạch trước đó: không còn tồn kho âm, không còn mã trùng.

Câu hỏi thường gặp