Nội dung bài viết
Hàng tồn kho thường là khoản tài sản lớn nhất của doanh nghiệp thương mại, nhưng cũng là nơi số liệu lệch nhiều nhất. Đối chiếu kho và sổ kế toán theo từng lớp giúp bạn biết lệch ở đâu: hàng thật, thẻ kho hay sổ sách. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đưa ra phương pháp ba lớp và bảng truy vết theo mã hàng.
1. Ba lớp đối chiếu kho và sổ kế toán
Một mã hàng có bốn nơi ghi nhận: hàng thực tế trên kệ, thẻ kho do thủ kho giữ, sổ chi tiết vật tư hàng hoá do kế toán ghi và sổ cái TK 156. Mỗi cặp liền nhau tạo thành một lớp đối chiếu.
| Lớp | So sánh | Đơn vị đo | Người chịu trách nhiệm chính |
|---|---|---|---|
| Lớp 1 | Thực tế kiểm kê với thẻ kho | Số lượng | Thủ kho |
| Lớp 2 | Thẻ kho với sổ chi tiết hàng hoá | Số lượng | Kế toán kho |
| Lớp 3 | Tổng sổ chi tiết với sổ cái TK 156 | Giá trị | Kế toán tổng hợp |
Lệch ở lớp 1 thường do mất mát, hư hỏng, xuất hàng không có phiếu. Lệch ở lớp 2 thường do phiếu nhập xuất chưa chuyển cho kế toán hoặc ghi sai mã. Lệch ở lớp 3 là lỗi hạch toán: ghi thẳng vào sổ cái mà không qua sổ chi tiết, hoặc tính sai giá xuất kho.
2. Quy trình đối chiếu cuối tháng
- 1Chốt chứng từ
Thu đủ phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn đến ngày cuối tháng; đánh dấu hàng về chưa có hoá đơn.
- 2Đối chiếu lớp 3
Cộng sổ chi tiết theo mã, so với số dư sổ cái TK 156.
- 3Đối chiếu lớp 2
So số lượng tồn trên thẻ kho với sổ chi tiết từng mã.
- 4Kiểm kê lớp 1
Đếm thực tế, ưu tiên mã giá trị cao hoặc biến động nhiều.
- 5Lập bảng truy vết
Ghi chênh lệch theo mã, theo lớp và nguyên nhân.
- 6Xử lý và ký duyệt
Lập biên bản, trình duyệt và hạch toán điều chỉnh.
Bắt đầu từ lớp 3 vì đây là lớp kế toán tự kiểm tra được ngay trên phần mềm. Khi sổ chi tiết và sổ cái đã khớp, mọi chênh lệch còn lại chắc chắn nằm ở số lượng.
3. Bảng truy vết chênh lệch đối chiếu kho và sổ kế toán (ví dụ minh hoạ)
Công ty Y kinh doanh thiết bị điện. Tháng 10/2026, kế toán kiểm kê bốn mã hàng và lập bảng truy vết như sau.
| Mã hàng | Thực tế | Thẻ kho | Sổ chi tiết | Lớp lệch | Nguyên nhân |
|---|---|---|---|---|---|
| A01 – Ổ cắm | 480 | 500 | 500 | Lớp 1 | Hư hỏng 20 cái chưa lập biên bản |
| B07 – Dây điện (cuộn) | 65 | 65 | 60 | Lớp 2 | Phiếu nhập 5 cuộn chưa gửi kế toán |
| C12 – Công tắc | 300 | 300 | 300 | Không lệch | |
| D03 – Đèn LED | 212 | 200 | 200 | Lớp 1 | Nhận thừa 12 cái của nhà cung cấp |
Đơn giá giả định theo giá vốn bình quân, chỉ dùng để minh hoạ.
Xem dạng bảng
| A01 – thiếu 20 × 45.000 | 900.000đ |
| B07 – chưa ghi 5 × 620.000 | 3.100.000đ |
| D03 – thừa 12 × 85.000 | 1.020.000đ |
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Ghi bổ sung phiếu nhập 5 cuộn dây điện (đã có hoá đơn) | 156 | 331 | 3.100.000 |
| Thuế GTGT đầu vào của lô dây điện | 1331 | 331 | 310.000 |
| Hàng thiếu A01 chưa rõ nguyên nhân | 1381 | 156 | 900.000 |
| Quyết định ghi vào giá vốn phần hư hỏng sau khi có biên bản | 632 | 1381 | 900.000 |
| Hàng thừa D03 chờ xử lý, giữ hộ nhà cung cấp | 156 | 3381 | 1.020.000 |
Với hàng nhận thừa của nhà cung cấp, nếu thống nhất trả lại thì ghi giảm: Nợ 3381/Có 156. Nếu mua luôn, cần hoá đơn bổ sung từ nhà cung cấp. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, hàng tồn kho phải được theo dõi chi tiết theo từng thứ, từng loại; vì vậy bảng truy vết nên lưu cùng biên bản kiểm kê.
4. Những lỗi khiến kho và sổ không bao giờ khớp
- Một mặt hàng nhiều mã: cùng sản phẩm nhưng tạo hai mã khác nhau trên phần mềm.
- Đơn vị tính không thống nhất: nhập theo thùng, xuất theo cái mà không quy đổi.
- Hàng gửi bán, hàng đi đường ghi vào kho: nên theo dõi riêng ở TK 157 và TK 151.
- Xuất kho trước, lập phiếu sau: hàng đã giao nhưng chứng từ chưa có đến cuối kỳ.
- Giá xuất kho tính tay: thay đổi phương pháp tính giá giữa kỳ khiến lớp 3 lệch.
Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường gặp chênh lệch “tích tụ” nhiều năm vì chỉ kiểm kê khi kiểm toán yêu cầu. Kiểm kê xoay vòng hằng tháng một nhóm mã giúp tránh tình trạng này. Đọc thêm về dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có hàng chậm luân chuyển.
- Đủ phiếu nhập xuất đến ngày cuối kỳ
- Hàng về chưa có hoá đơn đã được đánh dấu
- Tổng sổ chi tiết khớp sổ cái TK 156
- Thẻ kho khớp sổ chi tiết theo từng mã
- Biên bản kiểm kê có chữ ký thủ kho và kế toán
- Chênh lệch có quyết định xử lý bằng văn bản
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu nên kiểm kê kho một lần?
Tối thiểu cuối năm trước khi lập báo cáo tài chính. Doanh nghiệp thương mại nên kiểm kê xoay vòng hằng tháng các mã giá trị cao hoặc biến động mạnh.
Hàng thiếu do hao hụt có được tính vào chi phí không?
Cần biên bản kiểm kê, xác định nguyên nhân và quyết định xử lý. Khả năng được trừ khi tính thuế TNDN phụ thuộc hồ sơ chứng minh; nên kiểm tra theo trường hợp cụ thể.
Thẻ kho có bắt buộc khi đã dùng phần mềm?
Phần mềm có thể thay thẻ kho giấy nếu theo dõi được nhập, xuất, tồn theo từng mã và lưu vết người lập. Quan trọng là thủ kho và kế toán cùng đối chiếu một nguồn dữ liệu.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ đối chiếu kho và sổ kế toán không?
Có. ACCA Consulting VN hỗ trợ lập bảng truy vết, hướng dẫn kiểm kê và hạch toán điều chỉnh trong gói dịch vụ kế toán hoặc rà soát sổ sách.
Khớp kho, khớp sổ cùng ACCA Consulting Vietnam
Dịch vụ kế toán của ACCA Consulting VN theo dõi nhập xuất tồn và đối chiếu kho mỗi kỳ, giá minh bạch từ 399.000đ/tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
