Nội dung bài viết
Tiền mặt là tài sản dễ thất thoát nhất và cũng dễ bị ghi sai nhất. Kiểm kê quỹ tiền mặt đều đặn giúp chủ doanh nghiệp biết số tiền trong két có đúng bằng số trên sổ hay không. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn tần suất kiểm kê, cách lập biên bản, bút toán xử lý thừa thiếu và cách làm sạch tồn quỹ “ảo”.
1. Tần suất kiểm kê quỹ tiền mặt hợp lý
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ hằng ngày và kế toán đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán tiền mặt. Kiểm kê thực tế là bước xác nhận số tiền có thật. Doanh nghiệp nên kết hợp hai hình thức sau.
| Hình thức | Thời điểm | Mục đích |
|---|---|---|
| Cuối ngày | Khi thủ quỹ chốt sổ quỹ | Phát hiện ngay chênh lệch trong ngày |
| Định kỳ | Cuối tháng, cuối quý, cuối năm | Lập biên bản làm căn cứ khoá sổ và lập BCTC |
| Đột xuất | Không báo trước, do chủ DN hoặc kế toán trưởng chỉ định | Kiểm tra tính trung thực, phòng ngừa gian lận |
| Khi bàn giao | Thủ quỹ nghỉ việc, chuyển công việc | Xác định trách nhiệm của người giao và người nhận |
Doanh nghiệp bán lẻ thu tiền mặt nhiều nên kiểm kê cuối ngày. Doanh nghiệp chủ yếu chuyển khoản có thể kiểm kê cuối tháng, nhưng vẫn nên có ít nhất một lần đột xuất mỗi quý.
2. Bảng kê mệnh giá và biên bản kiểm kê (ví dụ minh hoạ)
Hội đồng kiểm kê thường gồm thủ quỹ, kế toán và một người đại diện ban giám đốc. Tiền được đếm theo từng mệnh giá rồi so với số dư sổ quỹ tại cùng thời điểm.
| Mệnh giá (đ) | Số tờ | Thành tiền (đ) |
|---|---|---|
| 500.000 | 24 | 12.000.000 |
| 200.000 | 15 | 3.000.000 |
| 100.000 | 12 | 1.200.000 |
| 50.000 | 9 | 450.000 |
| 20.000 | 10 | 200.000 |
| 10.000 | 8 | 80.000 |
| Tổng tiền thực tế | 16.930.000 | |
| Số dư sổ quỹ | 17.230.000 | |
| Chênh lệch (thiếu) | 300.000 |
- Tờ 500.00012 triệu đ
- Tờ 200.0003 triệu đ
- Tờ 100.0001,2 triệu đ
- Mệnh giá nhỏ0,7 triệu đ
Số liệu giả định theo bảng kê ở trên.
Xem dạng bảng
| Tờ 500.000 | 12 triệu đ |
| Tờ 200.000 | 3 triệu đ |
| Tờ 100.000 | 1,2 triệu đ |
| Mệnh giá nhỏ | 0,7 triệu đ |
Biên bản kiểm kê cần ghi: thời điểm kiểm kê (giờ, ngày), thành phần hội đồng, số dư sổ quỹ, số tiền thực tế theo bảng kê mệnh giá, chênh lệch, giải trình của thủ quỹ và kiến nghị xử lý. Tất cả thành viên ký vào biên bản. Nếu quỹ có ngoại tệ, vàng bạc hay giấy tờ có giá, lập bảng kê riêng.
3. Bút toán xử lý thừa, thiếu quỹ
Khi chưa rõ nguyên nhân, chênh lệch được treo vào tài khoản chờ xử lý. Khi đã có quyết định, kết chuyển theo đúng nguyên nhân. Tiếp tục ví dụ thiếu 300.000 đ ở trên, giả sử giám đốc quyết định thủ quỹ bồi thường bằng cách trừ lương.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Thiếu quỹ chưa rõ nguyên nhân | 1381 | 111 | 300.000 |
| Quyết định thủ quỹ bồi thường, trừ vào lương | 334 | 1381 | 300.000 |
| Thừa quỹ chưa rõ nguyên nhân (trường hợp khác) | 111 | 3381 | 150.000 |
| Xác định khoản thừa là tiền khách trả chưa lập phiếu thu | 3381 | 131 | 150.000 |
| Thiếu do chi tạm ứng chưa lập phiếu chi, đã có giấy đề nghị | 141 | 1381 | 500.000 |
Không tự ý ghi khoản thiếu vào chi phí để sổ khớp. Mỗi khoản thiếu cần có quyết định xử lý bằng văn bản; khoản thừa cần tìm nguồn gốc trước khi ghi nhận thu nhập khác.
4. Dấu hiệu tồn quỹ “ảo” và cách làm sạch minh bạch
Tồn quỹ ảo là khi sổ quỹ ghi một số tiền lớn nhưng két gần như không có. Nguyên nhân thường là chủ doanh nghiệp rút tiền dùng việc riêng hoặc chi những khoản không có chứng từ, còn kế toán vẫn để nguyên số dư.
- Số dư TK 111 lớn bất thường so với nhu cầu chi tiêu hằng tháng, kéo dài nhiều kỳ.
- Rất ít biên bản kiểm kê, hoặc biên bản chỉ chép lại số dư sổ.
- Tiền bán hàng thu tiền mặt nhưng không thấy nộp vào ngân hàng.
- Nhiều khoản chi lớn được ghi bằng tiền mặt ngay trước ngày khoá sổ.
- 1Kiểm kê thực tế
Lập biên bản kiểm kê có ký đủ thành phần, ghi đúng số tiền đang có.
- 2Truy nguyên chênh lệch
Dò sổ quỹ, chứng từ thu chi để tìm các khoản rút, chi chưa ghi.
- 3Xác nhận trách nhiệm
Cá nhân đã giữ hoặc sử dụng tiền ký xác nhận số tiền.
- 4Ghi nhận đúng bản chất
Ghi thành khoản phải thu cá nhân (Nợ 1388/Có 111) hoặc chi phí có chứng từ hợp lệ.
- 5Thu hồi hoặc hoàn trả
Cá nhân nộp lại tiền vào quỹ hoặc ngân hàng theo lịch đã thống nhất.
Không “làm đẹp” tồn quỹ bằng hoá đơn không có giao dịch thật. Cách này tạo rủi ro thuế lớn hơn chính khoản chênh lệch. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, ghi nhận khoản phải thu cá nhân rồi thu hồi dần là cách minh bạch, dễ giải trình nhất. Bạn cũng nên xem lại cách lập phiếu thu, phiếu chi để tránh lặp lại.
5. Kiểm soát quỹ hằng ngày
- Đặt hạn mức tồn quỹ tối đa, phần vượt nộp ngân hàng
- Mọi khoản thu chi đều có phiếu thu, phiếu chi đánh số liên tục
- Thủ quỹ không đồng thời là người ghi sổ kế toán tiền mặt
- Khoản thanh toán từ 5 triệu đồng trở lên ưu tiên chuyển khoản để đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT
- Kiểm kê đột xuất ít nhất mỗi quý một lần
- Lưu biên bản kiểm kê cùng sổ quỹ theo tháng
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần kiểm kê quỹ tiền mặt hằng tháng không?
Nên có. Ít nhất cuối mỗi tháng và cuối năm cần biên bản kiểm kê làm căn cứ khoá sổ, lập báo cáo tài chính. Doanh nghiệp thu nhiều tiền mặt nên kiểm kê cuối ngày.
Thiếu quỹ có được đưa vào chi phí được trừ không?
Khoản thiếu không có chứng từ hợp lệ thì không nên ghi vào chi phí được trừ. Cần xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm, rồi xử lý theo quyết định bằng văn bản.
Thủ quỹ nghỉ việc thì bàn giao quỹ thế nào?
Kiểm kê tại thời điểm bàn giao, lập biên bản có chữ ký người giao, người nhận và người chứng kiến. Chênh lệch phải được xử lý trước khi người giao rời công ty.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ rà soát và làm sạch sổ quỹ không?
Có. ACCA Consulting VN rà soát sổ quỹ, lập bảng truy nguyên chênh lệch và đề xuất bút toán xử lý minh bạch, kèm hướng dẫn quy trình kiểm kê định kỳ.
Sổ quỹ minh bạch cùng ACCA Consulting Vietnam
Dịch vụ kế toán của ACCA Consulting VN giúp bạn kiểm soát quỹ, đối chiếu ngân hàng và khoá sổ đúng hạn mỗi tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
