Nội dung bài viết
Phiếu thu, phiếu chi là chứng từ gắn trực tiếp với tiền mặt, nên chỉ một chữ ký thiếu cũng khiến khoản chi khó chứng minh. Bài viết này của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách lập phiếu chi và phiếu thu đúng: trường bắt buộc, đánh số, ký nhận, lưu liên và lỗi hay gặp.
1. Nội dung cần có trên phiếu thu, phiếu chi
Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu phiếu, nhưng phiếu phải đủ nội dung cơ bản của chứng từ kế toán. Bảng dưới liệt kê các trường nên có.
| Trường | Phiếu thu | Phiếu chi |
|---|---|---|
| Tên đơn vị, địa chỉ | Có | Có |
| Số phiếu, ngày lập | Có | Có |
| Họ tên, địa chỉ người nộp hoặc người nhận | Người nộp tiền | Người nhận tiền |
| Lý do thu hoặc chi | Có | Có |
| Số tiền bằng số và bằng chữ | Có | Có |
| Chứng từ gốc kèm theo | Hoá đơn, hợp đồng nếu có | Đề nghị thanh toán, hoá đơn |
| Tài khoản ghi Nợ, ghi Có | Nợ 111 | Có 111 |
| Chữ ký | Giám đốc, kế toán, người nộp, người lập, thủ quỹ | Giám đốc, kế toán, người nhận, người lập, thủ quỹ |
2. Cách lập phiếu chi từng bước
- 1Nhận đề nghị đã duyệt
Kế toán chỉ lập phiếu khi có đề nghị thanh toán và chứng từ gốc.
- 2Lập phiếu
Ghi đủ trường, số tiền bằng chữ khớp số tiền bằng số.
- 3Trình ký
Kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt trước khi chi.
- 4Chi tiền
Thủ quỹ chi tiền, người nhận ghi rõ số tiền đã nhận và ký, ghi họ tên.
- 5Ghi sổ quỹ và sổ kế toán
Thủ quỹ ghi sổ quỹ, kế toán hạch toán theo số phiếu.
Nắm vững cách lập phiếu chi theo trình tự trên giúp tránh chi tiền trước, hợp thức sau. Phiếu thu làm ngược lại: thủ quỹ nhận đủ tiền rồi mới ký, người nộp ký xác nhận đã nộp. Mỗi liên phiếu lưu một nơi: liên lưu tại cuống hoặc kế toán, liên giao người nộp hoặc người nhận, liên thủ quỹ ghi sổ quỹ (nếu doanh nghiệp quy định nhiều liên).
3. Quy tắc đánh số phiếu
- Liên tục theo năm: ví dụ PT2026-0001, PC2026-0001; không bỏ số, không trùng số.
- Tách theo quỹ: nếu có nhiều quỹ (quỹ văn phòng, quỹ chi nhánh) thì thêm ký hiệu quỹ.
- Phiếu huỷ vẫn giữ số: gạch chéo, ghi “huỷ” và lưu lại, không dùng lại số đó.
- Khớp phần mềm: số trên phiếu in phải trùng số chứng từ trong phần mềm kế toán.
Một mẹo nhỏ: in sẵn số phiếu trên phần mềm thay vì để thủ quỹ tự ghi tay. Khi phần mềm cấp số tự động theo thứ tự thời gian, kế toán không thể chèn phiếu vào giữa hay lùi ngày một cách tuỳ tiện, và người kiểm tra dễ thấy ngay số nào đang bị thiếu trong dãy.
Đánh số liên tục giúp phát hiện phiếu bị thất lạc và là căn cứ để đối chiếu sổ quỹ khi kiểm kê quỹ tiền mặt.
4. Ví dụ hạch toán từ phiếu thu, phiếu chi (ví dụ minh hoạ)
Trong tháng 10/2026, quỹ văn phòng Công ty M có các nghiệp vụ sau. Mỗi dòng tương ứng một phiếu có số riêng.
| Số phiếu | Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|---|
| PT2026-0101 | Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ | 111 | 112 | 20.000.000 |
| PT2026-0102 | Khách hàng lẻ trả nợ tiền hàng | 111 | 131 | 3.500.000 |
| PC2026-0215 | Chi mua văn phòng phẩm (chưa thuế) | 642 | 111 | 1.200.000 |
| PC2026-0215 | Thuế GTGT văn phòng phẩm | 1331 | 111 | 120.000 |
| PC2026-0216 | Chi tạm ứng cho nhân viên đi giao hàng | 141 | 111 | 2.000.000 |
Số liệu giả định: tồn cuối = tồn đầu + tổng thu − tổng chi.
Xem dạng bảng
| Tồn đầu kỳ | 6.500.000đ |
| Tổng thu | 23.500.000đ |
| Tổng chi | 3.320.000đ |
| Tồn cuối kỳ | 26.680.000đ |
Lưu ý: dòng PC2026-0215 tách thành hai bút toán (chi phí và thuế GTGT) nhưng vẫn là một phiếu chi, vì chỉ có một lần giao tiền và một hoá đơn. Ngược lại, hai khoản chi cho hai người nhận khác nhau phải lập hai phiếu riêng.
Tồn cuối kỳ 26.680.000 đ phải khớp với sổ quỹ và biên bản kiểm kê cuối tháng. Nếu quy chế đặt hạn mức tồn quỹ thấp hơn, phần vượt nên nộp lại ngân hàng.
5. Lỗi thường gặp khi lập phiếu thu, phiếu chi
- Phiếu chi thiếu chữ ký người nhận tiền, hoặc người nhận chỉ ký mà không ghi họ tên.
- Số tiền bằng chữ khác số tiền bằng số.
- Lập một phiếu chi cho nhiều khoản không liên quan, khó đối chiếu với hoá đơn.
- Dùng phiếu chi tiền mặt cho hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, làm mất điều kiện khấu trừ thuế GTGT.
- Ký trước trên phiếu trống để “tiện” cho thủ quỹ.
- Phiếu lập sau ngày thực chi, sai kỳ hạch toán.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam khi rà soát cách lập phiếu chi của khách hàng, lỗi thiếu chữ ký người nhận chiếm phần lớn phiếu chi phải bổ sung. Quy định “không ký nhận, không giao tiền” là cách đơn giản nhất để chặn lỗi này.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu chi có bắt buộc đóng dấu không?
Phiếu chi là chứng từ nội bộ, thường không bắt buộc đóng dấu. Quan trọng là đủ chữ ký của người có thẩm quyền và người nhận tiền theo quy chế doanh nghiệp.
Chuyển khoản thì có cần lập phiếu chi không?
Không cần phiếu chi tiền mặt. Chứng từ là UNC và giấy báo nợ hoặc sổ phụ ngân hàng, kèm đề nghị thanh toán đã duyệt.
Phiếu thu, phiếu chi lập trên phần mềm có cần in ký không?
Nếu doanh nghiệp chưa áp dụng ký điện tử cho chứng từ nội bộ thì nên in và ký đủ. Khi dùng chứng từ điện tử, cần chữ ký điện tử hợp lệ và lưu trữ an toàn.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ lập và kiểm tra phiếu thu chi không?
Có. ACCA Consulting VN lập phiếu, kiểm tra chữ ký và đối chiếu sổ quỹ hằng tháng trong gói dịch vụ kế toán trọn gói.
Quỹ tiền mặt rõ ràng cùng ACCA Consulting Vietnam
Dịch vụ kế toán của ACCA Consulting VN giúp phiếu thu chi đủ yếu tố, sổ quỹ khớp thực tế, giá minh bạch từ 399.000đ/tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
