Nội dung bài viết
Mọi bút toán đều bắt đầu từ một tờ chứng từ. Nếu chứng từ thiếu yếu tố, bút toán đứng trên nền yếu, và chi phí có thể bị loại khi quyết toán. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam giải thích chứng từ kế toán hợp lệ cần những gì, kèm bảng ví dụ chứng từ đủ và thiếu yếu tố cùng cách khắc phục.
1. Chứng từ kế toán hợp lệ là gì
Chứng từ kế toán là giấy tờ hoặc vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ. Một chứng từ được coi là hợp lệ khi phản ánh đúng nghiệp vụ thật, có đủ nội dung theo quy định, được lập đúng thời điểm và có đủ chữ ký của người có trách nhiệm.
Luật Kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành cho phép doanh nghiệp tự thiết kế biểu mẫu chứng từ, miễn là đủ nội dung cơ bản và phù hợp với quản lý nội bộ. Điều này có nghĩa là không cần “đúng mẫu in sẵn”, nhưng phải đủ yếu tố.
2. Các yếu tố cơ bản phải có trên chứng từ
- Tên và số hiệu của chứng từ
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Số lượng, đơn giá và số tiền; tổng số tiền ghi bằng số và bằng chữ
- Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người liên quan
Ngoài các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể thêm nội dung quản trị như mã dự án, mã phòng ban, số hợp đồng. Những thông tin này giúp truy vết khi đối chiếu và lập báo cáo quản trị.
3. Chữ ký và chứng từ điện tử
- Ký bằng bút mực không phai: không ký bằng mực đỏ, bút chì; chữ ký của một người phải thống nhất trên các chứng từ.
- Không ký sẵn trên chứng từ trống: chỉ ký khi đã ghi đủ nội dung.
- Người duyệt chi đúng thẩm quyền: giám đốc hoặc người được uỷ quyền bằng văn bản.
- Chứng từ điện tử: được chấp nhận khi có chữ ký điện tử hợp lệ, bảo đảm toàn vẹn và truy xuất được. Hoá đơn điện tử là bắt buộc với doanh nghiệp.
Với chứng từ điện tử, “bản gốc” là tệp điện tử, không phải bản in. Hoá đơn mua vào cần lưu cả tệp XML, vì bản PDF chỉ là bản thể hiện. Bạn có thể đọc thêm về lưu trữ chứng từ điện tử đúng cách.
4. Ví dụ chứng từ đủ và thiếu yếu tố (ví dụ minh hoạ)
| Chứng từ | Thiếu yếu tố | Hậu quả | Cách khắc phục |
|---|---|---|---|
| Phiếu chi 4.500.000 đ mua văn phòng phẩm | Thiếu chữ ký người nhận tiền | Khó chứng minh đã chi | Bổ sung ký nhận, kèm hoá đơn |
| Giấy đề nghị thanh toán tiếp khách | Không ghi tên khách, mục đích | Rủi ro bị loại chi phí | Bổ sung nội dung, danh sách khách |
| Hợp đồng dịch vụ với cá nhân | Không ghi số tiền bằng chữ | Dễ tranh chấp số tiền | Lập phụ lục xác nhận |
| Hoá đơn mua hàng 22.000.000 đ trả tiền mặt | Đủ yếu tố nhưng sai hình thức thanh toán | Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào | Từ ngưỡng 5 triệu đồng phải chuyển khoản |
| Bảng chấm công, bảng lương | Đủ yếu tố, có ký duyệt | Hợp lệ | Lưu kèm phiếu chi hoặc UNC |
Dưới đây là cách một bộ chứng từ hợp lệ được phản ánh vào sổ. Giả sử doanh nghiệp mua dịch vụ sửa máy lạnh 3.300.000 đ (đã gồm thuế GTGT 10%), có hoá đơn, biên bản nghiệm thu và trả bằng chuyển khoản.
| Nghiệp vụ | Chứng từ gốc | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|---|
| Ghi nhận chi phí sửa chữa | Hoá đơn, biên bản nghiệm thu | 642 | 331 | 3.000.000 |
| Thuế GTGT đầu vào | Hoá đơn | 1331 | 331 | 300.000 |
| Thanh toán cho nhà cung cấp | UNC, sổ phụ | 331 | 112 | 3.300.000 |
Chấm theo 7 yếu tố ở mục 2, chỉ để minh hoạ cách tự đánh giá.
Xem dạng bảng
| Phiếu chi VPP | 6 yếu tố đạt / 7 |
| Đề nghị thanh toán tiếp khách | 5 yếu tố đạt / 7 |
| Hợp đồng dịch vụ cá nhân | 6 yếu tố đạt / 7 |
| Hoá đơn trả tiền mặt | 7 yếu tố đạt / 7 |
| Bảng lương | 7 yếu tố đạt / 7 |
5. Khi chứng từ sai thì sửa thế nào
- 1Không tẩy xoá
Không sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ đã ký.
- 2Huỷ và lập lại
Gạch chéo chứng từ sai, giữ lại cùng chứng từ mới thay thế.
- 3Với hoá đơn điện tử
Yêu cầu người bán xử lý điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định hiện hành.
- 4Ghi chú liên kết
Ghi số chứng từ thay thế để người kiểm tra truy vết.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, lỗi phổ biến nhất không nằm ở hoá đơn mà ở chứng từ nội bộ: phiếu chi, đề nghị thanh toán, biên bản nghiệm thu thiếu chữ ký hoặc thiếu nội dung. Đây cũng là nhóm dễ bổ sung nhất để trở thành chứng từ kế toán hợp lệ nếu phát hiện sớm.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc dùng mẫu chứng từ in sẵn không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ phù hợp quản lý, miễn là đủ các nội dung cơ bản theo quy định hiện hành.
Chứng từ photo có được dùng để ghi sổ không?
Chứng từ ghi sổ nên là bản gốc. Trường hợp bản gốc lưu ở nơi khác, cần bản sao có xác nhận và ghi rõ nơi lưu bản gốc. Với chứng từ điện tử, tệp điện tử là bản gốc.
Phiếu chi thiếu chữ ký người nhận có bị loại chi phí không?
Có rủi ro bị đánh giá không đủ căn cứ chứng minh khoản chi. Nên bổ sung chữ ký nhận hoặc chứng từ thay thế như biên nhận, xác nhận chuyển khoản.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ rà soát chứng từ kế toán không?
Có. ACCA Consulting VN kiểm tra sơ bộ miễn phí, chỉ ra chứng từ thiếu yếu tố và hướng dẫn cách bổ sung trong dịch vụ kế toán hoặc rà soát sổ sách.
Chứng từ chuẩn ngay từ đầu cùng ACCA Consulting Vietnam
Dịch vụ kế toán của ACCA Consulting VN kiểm tra từng chứng từ trước khi ghi sổ, giá minh bạch từ 399.000đ/tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
