Bộ chứng từ thanh toán chuẩn: đề nghị, phê duyệt, phiếu chi, hoá đơn

Một khoản chi chỉ thật sự “sạch” khi đi kèm bộ chứng từ thanh toán đầy đủ: có đề nghị, có phê duyệt, có chứng từ chi tiền và có hoá đơn. Thiếu một mắt xích, chi phí có thể bị loại hoặc không truy được trách nhiệm. ACCA Consulting Vietnam tổng hợp thành phần hồ sơ cho từng loại chi và trình tự ký duyệt gợi ý.

1. Bốn thành phần của một bộ chứng từ thanh toán

Dù chi cho việc gì, bộ chứng từ thanh toán nên trả lời bốn câu hỏi: ai đề nghị chi, ai đồng ý chi, đã chi bằng cách nào và chi cho cái gì. Bốn câu hỏi tương ứng với bốn nhóm giấy tờ.

Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, chứng từ là căn cứ ghi sổ. Với khoản chi có hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT), cần thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, vì vậy UNC và sổ phụ là phần không thể thiếu.

2. Bộ chứng từ thanh toán cho từng loại chi

3. Trình tự ký duyệt theo hạn mức (ví dụ minh hoạ)

Doanh nghiệp nên ban hành quy chế chi tiêu nội bộ với hạn mức duyệt rõ ràng. Dưới đây là một ma trận giả định cho công ty 20 nhân viên, bạn điều chỉnh theo quy mô thực tế.

4. Ví dụ bộ chứng từ công tác phí và bút toán

Nhân viên A đi công tác Đà Nẵng, tạm ứng 8.000.000 đ bằng chuyển khoản. Khi về, A nộp bảng kê kèm hoá đơn: vé máy bay 3.300.000 đ và khách sạn 2.200.000 đ (đều đã gồm thuế GTGT 10%, hoá đơn ghi tên công ty), cùng phụ cấp công tác 1.500.000 đ theo quy chế. A hoàn lại 1.000.000 đ.

Với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ để được khấu trừ thuế GTGT; trường hợp nhân viên thanh toán thay bằng thẻ cá nhân nên kiểm tra kỹ điều kiện theo quy định hiện hành. Đọc thêm về số hoá quy trình đề nghị thanh toán.

5. Checklist kẹp hồ sơ thanh toán

Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam khi rà soát hồ sơ thường gặp khoản chi lớn chỉ có hoá đơn, không có đề nghị hay phê duyệt. Bổ sung quy chế chi tiêu và một biểu mẫu đề nghị thống nhất là cách khắc phục nhanh nhất.

Câu hỏi thường gặp