Nội dung bài viết
Lương và bảo hiểm liên quan đến ba nơi: bảng lương nội bộ, hồ sơ với cơ quan bảo hiểm xã hội và tờ khai thuế TNCN. Chỉ cần một nơi lệch là sổ kế toán sai theo. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam trình bày 5 điểm phải khớp khi đối chiếu bảo hiểm và lương, kèm bảng đối chiếu và bút toán ví dụ.
1. Vì sao lương và bảo hiểm hay lệch sổ
Bảng lương do bộ phận nhân sự lập, số phải đóng bảo hiểm do cơ quan bảo hiểm thông báo, còn thuế TNCN do kế toán khai. Ba nguồn này cập nhật vào thời điểm khác nhau: nhân viên mới vào giữa tháng, người nghỉ việc chưa báo giảm, lương điều chỉnh nhưng chưa báo tăng mức đóng. Kết quả là các TK 334, 3383, 3384, 3386 và 3335 thường có số dư không giải thích được.
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, tiền lương và các khoản trích theo lương phải được theo dõi chi tiết. Đối chiếu bảo hiểm và lương hằng tháng giúp bạn phát hiện lệch trước khi nó thành khoản nợ bảo hiểm hoặc chi phí bị loại.
2. Năm điểm đối chiếu bảo hiểm và lương
| Điểm | Nguồn A | Nguồn B | Lệch thường do |
|---|---|---|---|
| 1. Số lao động | Danh sách trên bảng lương | Danh sách tham gia bảo hiểm | Chưa báo tăng, báo giảm |
| 2. Quỹ lương đóng bảo hiểm | Tổng lương đóng BHXH theo hợp đồng | Thông báo của cơ quan bảo hiểm | Điều chỉnh lương chưa báo |
| 3. Phải nộp – đã nộp | Số phải nộp theo thông báo | Sổ phụ ngân hàng | Nộp thiếu, nộp trùng, nộp nhầm kỳ |
| 4. Chi phí lương trên sổ | Tổng bảng lương đã duyệt | Phát sinh Có TK 334 | Ghi thiếu phụ cấp, ghi sai kỳ |
| 5. Thuế TNCN khấu trừ | Cột thuế trên bảng lương | Tờ khai TNCN và TK 3335 | Sai giảm trừ gia cảnh, sai kỳ khai |
Với điểm 5, lưu ý từ kỳ tính thuế 2026 mức giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Bảng lương còn dùng mức cũ sẽ làm số thuế khấu trừ sai. Tờ khai TNCN khai theo tháng hoặc quý cùng kỳ với GTGT; kỳ không phát sinh khấu trừ thì không phải nộp tờ khai.
3. Ví dụ đối chiếu một tháng (ví dụ minh hoạ)
Công ty Z có 8 nhân viên tham gia bảo hiểm, tổng tiền lương đóng BHXH tháng 10/2026 là 96.000.000 đ. Doanh nghiệp đóng 21,5% (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%), người lao động đóng 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%).
- BHXH 17,5%16.800.000đ
- BHYT 3%2.880.000đ
- BHTN 1%960.000đ
Tỷ lệ theo quy định hiện hành; quỹ lương 96 triệu là số giả định.
Xem dạng bảng
| BHXH 17,5% | 16.800.000đ |
| BHYT 3% | 2.880.000đ |
| BHTN 1% | 960.000đ |
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| DN trích BHXH 17,5% vào chi phí | 642 | 3383 | 16.800.000 |
| DN trích BHYT 3% vào chi phí | 642 | 3384 | 2.880.000 |
| DN trích BHTN 1% vào chi phí | 642 | 3386 | 960.000 |
| Khấu trừ lương NLĐ: BHXH 8% | 334 | 3383 | 7.680.000 |
| Khấu trừ lương NLĐ: BHYT 1,5% | 334 | 3384 | 1.440.000 |
| Khấu trừ lương NLĐ: BHTN 1% | 334 | 3386 | 960.000 |
| Nộp toàn bộ bảo hiểm tháng 10 | 3383, 3384, 3386 | 112 | 30.720.000 |
Sau khi nộp, số dư Có của ba tài khoản bảo hiểm cho tháng 10 phải về 0. Nếu thông báo của cơ quan bảo hiểm ghi số phải nộp khác 30.720.000 đ, hãy kiểm tra lại điểm 1 và điểm 2 trước khi điều chỉnh sổ.
Giả định một nhân viên nghỉ việc nhưng chưa báo giảm, lương đóng 8 triệu đồng.
Xem dạng bảng
| Theo sổ kế toán | Theo thông báo bảo hiểm | |
|---|---|---|
| Quỹ lương đóng BH | 96 triệu đ | 104 triệu đ |
| Số phải nộp | 30,7 triệu đ | 33,3 triệu đ |
Trong ví dụ lệch trên, nguyên nhân là chưa báo giảm một lao động đã nghỉ. Cách xử lý đúng là làm thủ tục báo giảm và đề nghị điều chỉnh, không ghi thêm chi phí bảo hiểm cho người không còn làm việc. Xem thêm cách hạch toán tiền lương và bảo hiểm chi tiết.
4. Quy trình đối chiếu hằng tháng
- 1Chốt biến động nhân sự
Lấy danh sách vào, nghỉ, điều chỉnh lương trong tháng.
- 2Đối chiếu danh sách
So bảng lương với danh sách tham gia bảo hiểm (điểm 1, 2).
- 3Đối chiếu số tiền
So thông báo bảo hiểm với sổ phụ đã nộp (điểm 3).
- 4Kiểm tra sổ cái
So tổng bảng lương với phát sinh TK 334, chi phí lương (điểm 4).
- 5Kiểm tra thuế TNCN
So cột thuế trên bảng lương với tờ khai và TK 3335 (điểm 5).
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, lệch ở điểm 1 chiếm phần lớn thời gian xử lý vì cần phối hợp với nhân sự. Một biểu mẫu báo biến động nhân sự gửi kế toán trước ngày chốt lương giúp giảm hẳn việc dò ngược.
Câu hỏi thường gặp
Có cần đối chiếu bảo hiểm và lương mỗi tháng không?
Nên. Biến động nhân sự xảy ra hằng tháng, đối chiếu sớm giúp báo tăng giảm kịp thời và tránh nợ bảo hiểm hoặc nộp thừa kéo dài.
Nộp thừa tiền bảo hiểm thì hạch toán thế nào?
Số nộp thừa thể hiện là số dư Nợ trên các TK 3383, 3384, 3386. Đối chiếu với thông báo của cơ quan bảo hiểm để bù trừ vào kỳ sau hoặc làm thủ tục điều chỉnh.
Chi phí lương trên sổ khác bảng lương có sao không?
Có. Chi phí lương thiếu chứng từ như bảng lương, hợp đồng, chứng từ chi trả có thể bị loại khi quyết toán thuế TNDN. Hai số này nên khớp từng tháng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ đối chiếu lương và bảo hiểm không?
Có. ACCA Consulting VN lập bảng lương, đối chiếu thông báo bảo hiểm, khai thuế TNCN và hạch toán trong gói dịch vụ kế toán trọn gói.
Lương và bảo hiểm khớp sổ cùng ACCA Consulting Vietnam
Dịch vụ kế toán của ACCA Consulting VN kiểm tra 5 điểm lương – bảo hiểm – thuế mỗi tháng để bạn yên tâm khi quyết toán.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
