Bộ chứng từ tiền lương: hợp đồng, chấm công, bảng lương, chi trả

Chi phí lương thường là khoản chi lớn nhất của doanh nghiệp dịch vụ, nên cũng là khoản được xem kỹ nhất khi kiểm tra. Một bộ chứng từ tiền lương đầy đủ phải trả lời được: ai làm, làm bao nhiêu ngày, được trả bao nhiêu, đã nhận tiền chưa. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam liệt kê từng loại chứng từ, cách kiểm tra số liệu khớp nhau và checklist theo tháng.

1. Bộ chứng từ tiền lương gồm những gì

Chứng từ tiền lương chia thành hai lớp: hồ sơ nền (lập một lần, cập nhật khi thay đổi) và chứng từ hằng tháng. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, mẫu biểu doanh nghiệp được tự thiết kế nhưng phải đủ nội dung và có chữ ký người lập, người duyệt.

Bảng lương là chứng từ gốc để ghi chuỗi bút toán tiền lương; cách hạch toán trọn tháng xem tại bài hạch toán tiền lương và bảo hiểm.

2. Sự nhất quán giữa các tài liệu

Chứng từ đầy đủ chưa đủ; số liệu phải khớp nhau. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, các điểm vênh thường gặp là: lương trên bảng lương khác hợp đồng mà không có phụ lục; người đã nghỉ việc vẫn có tên trên bảng lương; tiền chuyển khoản khác số thực nhận; lương đóng bảo hiểm khác căn cứ trong hợp đồng.

Giả định (ví dụ minh hoạ) một nhân viên có lương theo hợp đồng 15.000.000đ, đủ công, tiền lương đóng bảo hiểm bằng lương hợp đồng. Sau giảm trừ bản thân 15,5 triệu đồng/tháng, nhân viên này không phát sinh thuế TNCN. Năm con số dưới đây phải xuất hiện thống nhất trên hợp đồng, bảng lương, sao kê ngân hàng và chứng từ bảo hiểm:

3. Quy trình lập chứng từ tiền lương mỗi tháng

Nên trả lương qua ngân hàng: sao kê là bằng chứng khách quan người lao động đã nhận đúng số tiền. Trường hợp trả tiền mặt, bảng lương phải có chữ ký nhận của từng người.

4. Checklist chứng từ tiền lương theo tháng

Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu trữ tối thiểu 10 năm. Về điều kiện để chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN, xem bài chi phí tiền lương được trừ thuế TNDN.

Câu hỏi thường gặp