Nội dung bài viết
Tiền lương thường là khoản chi lớn nhất của doanh nghiệp dịch vụ, nên cũng là khoản được cơ quan thuế kiểm tra kỹ nhất. Để chi phí tiền lương được trừ, con số trên bảng lương phải được chứng minh bằng cả một bộ hồ sơ. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam liệt kê những gì cần có và các trường hợp hay bị loại.
1. Điều kiện để chi phí tiền lương được trừ
Theo quy định hiện hành, tiền lương, tiền công được trừ khi tính thuế TNDN nếu thực tế đã chi trả và được ghi cụ thể điều kiện hưởng, mức hưởng tại một trong các hồ sơ: hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể, quy chế tài chính, quy chế lương thưởng của doanh nghiệp. Ngoài ra khoản chi phải có chứng từ chi trả phù hợp.
| Hồ sơ | Chứng minh điều gì | Lưu ý |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động | Quan hệ lao động, mức lương, phụ cấp | Ký trước khi trả lương, phụ lục khi thay đổi |
| Quy chế lương thưởng | Điều kiện hưởng thưởng, phụ cấp | Được giám đốc ban hành, phổ biến cho người lao động |
| Bảng chấm công | Thời gian làm việc thực tế | Khớp với bảng lương từng tháng |
| Bảng lương | Cách tính lương, khấu trừ | Có chữ ký người lập, người duyệt |
| Chứng từ chi trả | Lương đã thực chi | Ưu tiên chuyển khoản từ tài khoản công ty |
| Hồ sơ bảo hiểm, thuế TNCN | Khấu trừ, đóng nộp đúng quy định | Đối chiếu với tờ khai TNCN và hồ sơ BHXH |
2. Checklist hồ sơ lương hằng tháng
- Danh sách nhân sự đang làm việc khớp với hợp đồng còn hiệu lực.
- Bảng chấm công có xác nhận của quản lý bộ phận.
- Bảng lương tính đúng theo hợp đồng và quy chế, có chữ ký duyệt.
- Đã khấu trừ bảo hiểm phần người lao động và thuế TNCN nếu phát sinh.
- Uỷ nhiệm chi hoặc sao kê ngân hàng thể hiện từng khoản chi lương.
- Tờ khai thuế TNCN của kỳ (nếu có khấu trừ) đã nộp đúng hạn.
Tờ khai TNCN khấu trừ được khai theo tháng hoặc quý cùng kỳ với thuế GTGT; tháng hoặc quý không phát sinh khấu trừ thì không phải nộp tờ khai TNCN. Chi tiết cách tính ở bài khấu trừ thuế TNCN tiền lương hằng tháng.
3. Chi phí bảo hiểm bắt buộc đi kèm tiền lương
Trên tiền lương đóng BHXH, doanh nghiệp đóng 21,5% (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%), người lao động đóng 10,5% (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%). Phần doanh nghiệp đóng là chi phí của doanh nghiệp; phần người lao động đóng được khấu trừ từ lương.
- BHXH17,5%
- BHYT3%
- BHTN1%
Tỷ lệ theo quy định bảo hiểm bắt buộc hiện hành.
Xem dạng bảng
| BHXH | 17,5% |
| BHYT | 3% |
| BHTN | 1% |
Ví dụ minh hoạ: nhân viên có tiền lương đóng BHXH 10.000.000đ/tháng. Doanh nghiệp đóng 2.150.000đ, người lao động đóng 1.050.000đ. Tổng chi phí của doanh nghiệp cho người này là 12.150.000đ/tháng, chưa kể phụ cấp không đóng bảo hiểm.
4. Ba trường hợp hay bị loại
Lương của chủ doanh nghiệp
Theo quy định hiện hành, tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty TNHH một thành viên (do cá nhân làm chủ) không được tính vào chi phí được trừ. Thù lao trả cho sáng lập viên, thành viên hội đồng thành viên, hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất kinh doanh cũng thuộc nhóm không được trừ. Chủ doanh nghiệp nên tách khoản rút tiền cá nhân khỏi chi phí, xem bài chủ doanh nghiệp rút tiền công ty.
Lương trích trước chưa chi
Lương đã trích vào chi phí năm nhưng đến thời hạn nộp hồ sơ quyết toán vẫn chưa thực chi thường không được trừ trong năm đó theo quy định hiện hành. Hạn quyết toán TNDN là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính (năm dương lịch: 31/3), nên lương tháng 12 và thưởng cuối năm cần chi trước mốc này.
Lương không có hồ sơ chứng minh
Lương trả cho người không có hợp đồng, không có tên trên bảng chấm công, trả bằng tiền mặt không có chữ ký nhận, hoặc mức lương cao bất thường so với hợp đồng đều là điểm dễ bị loại.
5. Quy trình làm lương an toàn về thuế
- Cuối tháng
Chốt bảng chấm công, cập nhật biến động nhân sự.
- Ngày 1–3 tháng sau
Lập bảng lương, tính bảo hiểm và thuế TNCN.
- Ngày 5
Duyệt bảng lương, chuyển khoản trả lương.
- Hạn kỳ khai
Nộp tờ khai TNCN nếu có khấu trừ, nộp tiền bảo hiểm.
- Cuối năm
Rà soát lương trích trước, chi trả trước hạn quyết toán.
Câu hỏi thường gặp
Trả lương bằng tiền mặt có được tính chi phí không?
Có thể được nếu có bảng lương ký nhận đầy đủ và hồ sơ chứng minh. Tuy vậy chuyển khoản giúp chứng minh thực chi dễ hơn nhiều khi bị kiểm tra.
Lương giám đốc công ty TNHH một thành viên có được trừ không?
Nếu giám đốc đồng thời là chủ sở hữu cá nhân, theo quy định hiện hành tiền lương này không được trừ. Nếu giám đốc là người làm thuê có hợp đồng lao động thì xét như lương nhân viên.
Thưởng Tết trả vào tháng 2 năm sau có được tính chi phí năm trước không?
Nếu đã trích trước và thực chi trước thời hạn nộp hồ sơ quyết toán năm, khoản này thường được xem xét tính vào chi phí năm trước. Cần quy chế thưởng ghi rõ điều kiện.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ làm bảng lương và hồ sơ lương không?
Có. ACCA Consulting VN lập bảng lương, tính bảo hiểm, thuế TNCN và kiểm tra hồ sơ lương để chi phí được trừ khi quyết toán.
Bảng lương chuẩn, chi phí an toàn
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói kèm làm lương cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Xem máy tính báo giá hoặc nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
