Nội dung bài viết
Mỗi khoản chi bị loại khi quyết toán làm tăng thu nhập tính thuế và số thuế phải nộp. Hiểu đúng chi phí được trừ thuế TNDN giúp doanh nghiệp chuẩn bị chứng từ ngay từ lúc chi, thay vì chạy theo bổ sung cuối năm. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam tóm gọn 3 điều kiện cốt lõi và 10 ví dụ thực tế.
1. Ba điều kiện của chi phí được trừ thuế TNDN
Theo quy định hiện hành, một khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN khi đáp ứng đồng thời ba điều kiện, trừ các khoản thuộc danh mục không được trừ:
| Điều kiện | Câu hỏi kiểm tra | Bằng chứng thường dùng |
|---|---|---|
| Thực tế phát sinh | Khoản chi có thật, đã xảy ra? | Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho |
| Liên quan đến sản xuất kinh doanh | Khoản chi phục vụ hoạt động tạo doanh thu? | Kế hoạch, phê duyệt, quy chế nội bộ |
| Hoá đơn, chứng từ hợp lệ | Có hoá đơn và chứng từ thanh toán đúng quy định? | Hoá đơn điện tử, chứng từ chuyển khoản |
Với điều kiện thứ ba, khoản chi có hoá đơn từ ngưỡng giá trị theo quy định hiện hành còn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Riêng với thuế GTGT, Luật Thuế GTGT 2024 đặt ngưỡng 5 triệu đồng (giá đã có thuế) để được khấu trừ đầu vào. Doanh nghiệp nên áp dụng một quy tắc nội bộ đơn giản: chi từ 5 triệu đồng trở lên thì chuyển khoản.
2. Mười ví dụ đạt và không đạt
| Khoản chi | Đánh giá | Lý do chính |
|---|---|---|
| Thuê văn phòng có hợp đồng, hoá đơn, chuyển khoản | Đạt | Đủ ba điều kiện |
| Mua laptop cho nhân viên, hoá đơn tên công ty | Đạt | Phục vụ kinh doanh, có chứng từ |
| Tiền điện căn hộ giám đốc ở | Không đạt | Không liên quan kinh doanh |
| Mua vật tư 30 triệu trả tiền mặt | Rủi ro cao | Thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt |
| Phí quảng cáo có biên lai nền tảng, thẻ công ty | Thường đạt | Có chứng từ, cần lưu báo cáo chi tiêu |
| Hoá đơn đứng tên cá nhân nhân viên | Không đạt | Chứng từ không mang tên doanh nghiệp |
| Lương có hợp đồng lao động, bảng lương, chuyển khoản | Đạt | Đủ hồ sơ lương |
| Tiền phạt vi phạm hành chính về thuế | Không đạt | Thuộc khoản không được trừ |
| Chi tiếp khách có hoá đơn, danh sách khách | Thường đạt | Cần chứng minh mục đích kinh doanh |
| Mua hàng nông sản của nông dân không hoá đơn | Có thể đạt | Nếu lập bảng kê đúng trường hợp cho phép |
Trường hợp cuối được phân tích kỹ ở bài bảng kê 01/TNDN khi mua hàng không có hoá đơn. Danh sách đầy đủ hơn có trong bảng tra chi phí không được trừ.
3. Một khoản chi bị loại tốn bao nhiêu
Thuế suất TNDN phổ thông là 20%. Theo Luật Thuế TNDN 2025 (67/2025/QH15), doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng áp dụng 15%; trên 3 tỷ đến không quá 50 tỷ đồng áp dụng 17%. Vì vậy cùng một khoản chi bị loại, số thuế tăng thêm phụ thuộc thuế suất doanh nghiệp đang áp dụng.
Ví dụ minh hoạ, chưa tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày và tiền phạt nếu có.
Xem dạng bảng
| Thuế suất 15% | 15.000.000đ |
| Thuế suất 17% | 17.000.000đ |
| Thuế suất 20% | 20.000.000đ |
Ví dụ minh hoạ: doanh nghiệp áp dụng thuế suất 20% bị loại 100 triệu đồng chi phí sau kiểm tra. Ngoài 20 triệu đồng thuế, nếu số thuế này bị truy thu sau 365 ngày, tiền chậm nộp ước tính là 20.000.000 × 0,03% × 365 = 2.190.000đ.
4. Bảng kiểm tra nhanh trước khi ghi sổ
- Hoá đơn có đúng tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp không?
- Nội dung hoá đơn có khớp với hợp đồng, đơn hàng, nghiệm thu không?
- Khoản chi có phục vụ hoạt động tạo doanh thu và được người có thẩm quyền duyệt không?
- Khoản chi lớn đã thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản công ty chưa?
- Khoản chi có nằm trong danh mục không được trừ hoặc bị khống chế mức không?
- 1Đề xuất
Người đề xuất ghi mục đích và ngân sách.
- 2Duyệt
Quản lý duyệt theo quy chế chi tiêu nội bộ.
- 3Thanh toán
Chuyển khoản từ tài khoản công ty khi đến ngưỡng.
- 4Thu chứng từ
Nhận hoá đơn điện tử, biên bản nghiệm thu, hợp đồng.
- 5Ghi sổ
Kế toán kiểm tra 5 câu hỏi rồi mới hạch toán chi phí.
5. Lỗi hay gặp ở doanh nghiệp nhỏ
- Trộn chi tiêu cá nhân của chủ doanh nghiệp vào chi phí công ty.
- Thiếu quy chế chi tiêu nội bộ, nên không chứng minh được định mức công tác phí, tiếp khách.
- Nhận hoá đơn muộn, sai thông tin nhưng không yêu cầu người bán điều chỉnh kịp thời.
- Ghi nhận chi phí theo ảnh chụp, không lưu file hoá đơn điện tử gốc. Chứng từ dùng ghi sổ phải lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015.
Câu hỏi thường gặp
Có hoá đơn là chắc chắn được tính chi phí không?
Không. Hoá đơn chỉ đáp ứng một phần điều kiện thứ ba. Khoản chi còn phải thực tế phát sinh, liên quan kinh doanh, có chứng từ thanh toán phù hợp và không thuộc danh mục không được trừ.
Chi phí bị loại thì doanh nghiệp phải làm gì?
Điều chỉnh tăng thu nhập tính thuế khi quyết toán, nộp thêm thuế TNDN tương ứng và tiền chậm nộp nếu có. Đồng thời rà soát quy trình để không lặp lại.
Doanh nghiệp nhỏ có được áp thuế suất thấp hơn 20% không?
Theo Luật Thuế TNDN 2025, doanh nghiệp có tổng doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng áp dụng 15%, trên 3 tỷ đến không quá 50 tỷ đồng áp dụng 17%. Cần kiểm tra điều kiện và kỳ áp dụng cụ thể.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ rà soát chi phí trước quyết toán không?
Có. ACCA Consulting VN rà soát chứng từ, đánh dấu khoản chi có rủi ro bị loại và đề xuất bổ sung hồ sơ trước khi lập quyết toán TNDN.
Chi phí đủ điều kiện từ đầu năm
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán tại TP.HCM và từ xa toàn quốc, kiểm tra chứng từ chi phí hằng tháng. Xem máy tính báo giá hoặc nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
