Nội dung bài viết
Doanh nghiệp thu mua nông sản, phế liệu thường mua của người dân không có hoá đơn. Khi đó, bảng kê 01/TNDN là công cụ để ghi nhận chi phí, nhưng chỉ dùng được trong những trường hợp nhất định và phải lập đúng cách. ACCA Consulting Vietnam tổng hợp các trường hợp, thông tin bắt buộc và những lỗi khiến bảng kê bị loại khi kiểm tra.
1. Bảng kê 01/TNDN là gì, dùng khi nào
Bảng kê 01/TNDN là bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ không có hoá đơn, do doanh nghiệp tự lập và người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận. Đây là ngoại lệ, không phải cách thay thế hoá đơn cho mọi giao dịch. Hãy kiểm tra mẫu bảng kê và danh sách trường hợp áp dụng theo văn bản hướng dẫn Luật Thuế TNDN hiện hành.
| Nhóm | Người bán | Ví dụ |
|---|---|---|
| Nông, lâm, thuỷ sản | Người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra | Mua cà phê nhân của nông hộ |
| Sản phẩm thủ công | Hộ, cá nhân không kinh doanh tự làm ra | Mua giỏ mây đan tay |
| Phế liệu | Người trực tiếp thu nhặt | Mua giấy vụn, sắt vụn |
| Đồ dùng, tài sản, dịch vụ | Hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra | Mua bàn ghế cũ của cá nhân |
| Hàng của hộ kinh doanh nhỏ | Hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện không phải lập hoá đơn theo quy định | Cần kiểm tra quy định hiện hành |
Từ 2026, hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai; nhiều hộ có thể lập hoá đơn điện tử. Vì vậy, trước khi lập bảng kê cho người bán là hộ kinh doanh, nên hỏi họ có hoá đơn không và kiểm tra quy định hiện hành.
2. Thông tin bắt buộc trên bảng kê
- Ngày mua, tên người bán, địa chỉ, số giấy tờ tuỳ thân
- Tên hàng hoá, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Địa điểm thu mua
- Chữ ký người bán (hoặc chứng từ nhận tiền) và người mua
- Ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền
- Tổng hợp theo tháng, khớp với sổ kho và sổ quỹ hoặc sổ ngân hàng
Giá mua trên bảng kê nên phù hợp giá thị trường tại thời điểm mua. Nếu giá cao bất thường so với mặt bằng, cơ quan thuế có thể xác định lại giá theo quy định hiện hành.
3. Chứng từ thanh toán và hồ sơ đi kèm
Điều kiện về chứng từ thanh toán cho hàng mua theo bảng kê thực hiện theo quy định hiện hành. Dù được phép trả tiền mặt hay không, chuyển khoản vào tài khoản đứng tên người bán vẫn là bằng chứng mạnh nhất. Khi trả tiền mặt, phiếu chi cần chữ ký người nhận và bản chụp giấy tờ tuỳ thân.
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định: phần mua qua bảng kê cần hồ sơ người bán đầy đủ để giải trình.
Xem dạng bảng
| Mua của nông hộ – bảng kê | 1.200 triệu đ |
| Mua của đại lý có hoá đơn | 800 triệu đ |
| Mua của hộ kinh doanh có hoá đơn | 300 triệu đ |
Trong ví dụ minh hoạ trên, hơn một nửa giá trị mua đi qua bảng kê. Đây là dấu hiệu cơ quan thuế sẽ chú ý khi kiểm tra, nên doanh nghiệp cần lưu kỹ danh sách người bán, chứng từ chuyển tiền và phiếu nhập kho theo từng lô.
4. Rủi ro khi bị kiểm tra và cách phòng tránh
- Lập bảng kê cho người bán là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có nghĩa vụ xuất hoá đơn: dễ bị loại toàn bộ.
- Bảng kê lập dồn cuối tháng, không khớp ngày nhập kho: khó giải trình tính thực tế.
- Người bán không xác minh được (sai địa chỉ, không có giấy tờ): chi phí có thể bị loại.
- Giá mua chênh lệch lớn so với thị trường: có thể bị xác định lại giá.
- Thiếu chữ ký người đại diện hoặc người được uỷ quyền trên bảng kê.
- 1Xác minh người bán
Chụp giấy tờ tuỳ thân, ghi địa chỉ, xác nhận tự sản xuất hoặc tự thu nhặt.
- 2Cân, nhập kho
Lập phiếu cân, phiếu nhập kho có chữ ký hai bên.
- 3Thanh toán
Ưu tiên chuyển khoản tên người bán; lưu chứng từ.
- 4Ghi bảng kê
Ghi theo ngày phát sinh, không lập dồn.
- 5Ký xác nhận
Người đại diện hoặc người được uỷ quyền ký cuối tháng.
Doanh nghiệp mua lượng lớn qua bảng kê nên định kỳ đối chiếu giá mua với giá thị trường và lưu bằng chứng giá. Xem thêm chứng từ khi mua tài sản của cá nhân và điều kiện chi phí được trừ.
Câu hỏi thường gặp
Mua hàng của công ty khác không có hoá đơn có được lập bảng kê 01/TNDN không?
Không. Bảng kê chỉ dùng cho các trường hợp người bán là cá nhân, hộ thuộc diện được quy định; doanh nghiệp bán hàng phải xuất hoá đơn.
Bảng kê có cần ký hằng ngày không?
Nên ghi theo ngày phát sinh và người đại diện hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận theo kỳ. Điều quan trọng là khớp với phiếu nhập kho và chứng từ trả tiền.
Hàng mua theo bảng kê có được khấu trừ thuế GTGT không?
Không có hoá đơn GTGT đầu vào thì không có thuế GTGT để khấu trừ; bảng kê chủ yếu phục vụ ghi nhận chi phí khi tính thuế TNDN.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ lập bảng kê 01/TNDN không?
Có. ACCA Consulting VN hỗ trợ thiết kế quy trình thu mua, mẫu bảng kê và rà soát hồ sơ định kỳ để doanh nghiệp sẵn sàng khi kiểm tra.
Thu mua không hoá đơn vẫn có hồ sơ vững
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán TP.HCM cho doanh nghiệp thu mua, chế biến. Nhận tư vấn hoặc Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
