Nội dung bài viết
Startup thuê designer, lập trình viên, người viết nội dung tự do là chuyện hằng ngày. Câu hỏi “thuê cá nhân làm dịch vụ chi phí có được trừ không” phụ thuộc hoàn toàn vào hồ sơ. ACCA Consulting Vietnam tổng hợp checklist và so sánh các kịch bản để doanh nghiệp chọn cách làm phù hợp với từng loại công việc.
1. Thuê cá nhân làm dịch vụ chi phí được trừ cần gì
Cá nhân không kinh doanh thường không có hoá đơn. Khi đó, khoản chi vẫn có thể được ghi nhận nếu doanh nghiệp có hợp đồng, bằng chứng công việc đã hoàn thành, chứng từ thanh toán và thực hiện đúng nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành.
- Hợp đồng dịch vụ ghi rõ phạm vi công việc, giá, thời hạn, sản phẩm bàn giao
- Bản chụp giấy tờ tuỳ thân và mã số thuế cá nhân (nếu có)
- Biên bản nghiệm thu hoặc email xác nhận bàn giao kèm sản phẩm
- Chứng từ chuyển khoản vào tài khoản đứng tên cá nhân
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN nếu thuộc diện khấu trừ
- Bản cam kết thu nhập thấp nếu cá nhân đủ điều kiện và lựa chọn
- Hoá đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh khi cần
2. So sánh các kịch bản thuê
| Kịch bản | Chứng từ chính | Nghĩa vụ TNCN của doanh nghiệp | Rủi ro chi phí |
|---|---|---|---|
| Hợp đồng dịch vụ, trả qua ngân hàng | Hợp đồng, nghiệm thu, chứng từ thanh toán | Khấu trừ theo quy định nếu thuộc diện | Thấp nếu đủ hồ sơ |
| Cá nhân lấy hoá đơn lẻ từ cơ quan thuế | Hoá đơn lẻ, hợp đồng | Cá nhân đã nộp thuế khi xin hoá đơn | Thấp |
| Cá nhân là hộ kinh doanh có hoá đơn | Hoá đơn của hộ | Hộ tự kê khai | Thấp |
| Chỉ có tin nhắn, trả tiền mặt | Phiếu chi | Dễ bỏ sót khấu trừ | Cao |
| Thực chất là quan hệ lao động | Hợp đồng dịch vụ “đội lốt” | Rủi ro cả thuế lẫn bảo hiểm | Cao |
Kịch bản cuối cần đặc biệt lưu ý: nếu cá nhân làm việc cố định, chịu chấm công, nhận lương hằng tháng, đó có thể là quan hệ lao động. Xem bài hợp đồng lao động hay hợp đồng dịch vụ.
Ví dụ minh hoạ, điểm do người viết ước lượng để so sánh tương đối, không phải số liệu thống kê.
Xem dạng bảng
| Hợp đồng + nghiệm thu + chuyển khoản | 2 điểm |
| Hoá đơn lẻ từ cơ quan thuế | 1 điểm |
| Chỉ có tin nhắn, tiền mặt | 8 điểm |
| Lao động “đội lốt” dịch vụ | 9 điểm |
3. Khấu trừ thuế TNCN khi trả tiền cho cá nhân
Với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng ngắn hạn, doanh nghiệp trả thu nhập có thể phải khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ khi khoản chi đạt mức theo quy định hiện hành. Cá nhân có tổng thu nhập thấp có thể lập bản cam kết để không bị khấu trừ, nếu đáp ứng điều kiện. Chi tiết tham khảo khấu trừ TNCN cộng tác viên.
Khoản đã khấu trừ được khai trên tờ khai TNCN cùng kỳ với GTGT (tháng hoặc quý); kỳ nào không phát sinh khấu trừ thì không phải nộp tờ khai TNCN. Cuối năm, tổ chức trả thu nhập quyết toán TNCN, hạn chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau năm tài chính.
4. Khi nào nên yêu cầu hoá đơn lẻ
Với hợp đồng giá trị lớn hoặc khi doanh nghiệp muốn hồ sơ gọn, có thể đề nghị cá nhân xin hoá đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh. Khi xin hoá đơn, cá nhân kê khai, nộp thuế theo quy định; doanh nghiệp nhận hoá đơn như với nhà cung cấp thông thường.
- 1Ký hợp đồng
Ghi rõ sản phẩm bàn giao, giá trước thuế hay sau thuế.
- 2Thu thập thông tin
Giấy tờ tuỳ thân, mã số thuế, tài khoản ngân hàng.
- 3Nghiệm thu
Biên bản hoặc email xác nhận kèm file sản phẩm.
- 4Thanh toán, khấu trừ
Chuyển khoản; khấu trừ TNCN nếu thuộc diện.
- 5Lưu hồ sơ
Một thư mục cho mỗi hợp đồng, cấp chứng từ khấu trừ khi cá nhân yêu cầu.
Mẹo: ghi rõ trong hợp đồng giá là giá trước hay sau thuế TNCN để tránh tranh cãi khi khấu trừ. Nếu thoả thuận giá thực nhận, doanh nghiệp phải quy đổi để tính thuế.
Ví dụ minh hoạ: một startup thuê 6 cộng tác viên viết nội dung trong năm, mỗi người vài hợp đồng nhỏ. Thay vì lưu rải rác trong email, kế toán lập một bảng theo dõi chung gồm tên, mã số thuế, số hợp đồng, ngày nghiệm thu, số tiền chi trả, số thuế đã khấu trừ. Cuối năm, bảng này được dùng trực tiếp để lập quyết toán TNCN và đối chiếu với chi phí đã hạch toán, giảm đáng kể thời gian giải trình khi cơ quan thuế hỏi.
Câu hỏi thường gặp
Thuê cá nhân không có hoá đơn có được tính chi phí không?
Có thể được, nếu có hợp đồng, nghiệm thu, chứng từ thanh toán và doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ khấu trừ TNCN theo quy định hiện hành.
Cá nhân không có mã số thuế thì khấu trừ thế nào?
Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ khấu trừ nếu thuộc diện; nên đề nghị cá nhân đăng ký mã số thuế hoặc dùng số định danh theo quy định hiện hành.
Trả tiền mặt cho freelancer có sao không?
Rủi ro cao vì khó chứng minh người nhận. Nên chuyển khoản vào tài khoản đứng tên cá nhân đã ký hợp đồng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ quản lý hồ sơ freelancer không?
Có. ACCA Consulting VN hỗ trợ mẫu hợp đồng, theo dõi khấu trừ TNCN, cấp chứng từ khấu trừ và quyết toán TNCN cuối năm.
Thuê freelancer linh hoạt, hồ sơ thuế chặt chẽ
ACCA Consulting Vietnam đồng hành cùng startup qua dịch vụ kế toán TP.HCM và từ xa toàn quốc. Nhận tư vấn hoặc Zalo +84 938 847 699.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
