Khấu trừ 10% TNCN với cộng tác viên: khi nào áp dụng, khi nào không?

Thuê cộng tác viên viết bài, thiết kế, dịch thuật hay giảng dạy là chuyện thường ngày, nhưng câu hỏi "có phải giữ lại 10% không?" vẫn làm nhiều kế toán lúng túng. Khấu trừ 10% thuế TNCN chỉ áp dụng cho một số trường hợp, và có ngoại lệ khi cá nhân làm bản cam kết. ACCA Consulting Vietnam đưa ra sơ đồ quyết định, các ngưỡng cần kiểm tra và ví dụ chi trả nhiều lần trong năm để bạn xử lý đúng ngay từ lần trả tiền đầu tiên.

1. Khi nào áp dụng khấu trừ 10% thuế TNCN

Theo quy định hiện hành, tổ chức trả tiền công, thù lao, tiền dịch vụ cho cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động có thời hạn ngắn dưới mức quy định, thì khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% trên thu nhập khi tổng mức trả mỗi lần đạt từ ngưỡng quy định trở lên. Ngưỡng tiền mỗi lần chi và ngưỡng thời hạn hợp đồng cần tra văn bản đang có hiệu lực.

Ngược lại, người lao động ký hợp đồng lao động từ đủ thời hạn quy định trở lên được tính thuế theo biểu luỹ tiến, có giảm trừ gia cảnh, theo quy trình khấu trừ thuế TNCN tiền lương hàng tháng.

2. Sơ đồ quyết định 5 câu hỏi

Câu hỏi 2 quan trọng với chuyên gia nước ngoài. Cá nhân không cư trú có cách khấu trừ khác, xem bài xác định cư trú thuế người nước ngoài.

3. Bản cam kết: điều kiện và rủi ro

Theo quy định hiện hành, cá nhân chỉ có duy nhất thu nhập thuộc diện khấu trừ theo tỷ lệ 10%, ước tính tổng thu nhập chịu thuế cả năm sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, thì được làm bản cam kết theo mẫu để tổ chức trả thu nhập tạm thời chưa khấu trừ. Cá nhân làm cam kết phải có mã số thuế tại thời điểm cam kết.

• Doanh nghiệp chỉ nhận cam kết, không cần chứng minh thay cá nhân; người cam kết chịu trách nhiệm về nội dung.
• Doanh nghiệp vẫn phải tổng hợp danh sách và thu nhập của người đã cam kết khi quyết toán TNCN.
• Không nên nhận cam kết từ người rõ ràng có lương ở nơi khác, ví dụ nhân viên công ty khác làm thêm buổi tối.
• Nếu cam kết sai, cơ quan thuế có thể truy thu với cá nhân; doanh nghiệp nên lưu cam kết theo từng năm.

4. Ví dụ minh hoạ: khấu trừ 10% thuế TNCN khi trả nhiều lần

Một công ty thuê chị Lan (không ký hợp đồng lao động, không làm cam kết) thiết kế ấn phẩm, trả theo từng dự án trong năm. Giả định mỗi lần chi đều từ ngưỡng phải khấu trừ trở lên. Đây là ví dụ minh hoạ.

Cả năm, công ty khấu trừ 3,5 triệu đồng trên tổng thù lao 35 triệu đồng và cấp chứng từ khấu trừ cho chị Lan. Nếu thu nhập cả năm của chị Lan, sau giảm trừ gia cảnh, thấp hơn mức phải nộp, chị có thể tự quyết toán để đề nghị hoàn phần nộp thừa.

Một tình huống khác: chi nhiều khoản nhỏ cho cùng một người, mỗi khoản dưới ngưỡng. Cơ quan thuế xem xét bản chất; tách nhỏ một hợp đồng thành nhiều lần chi để né ngưỡng là rủi ro khi kiểm tra.

5. Hồ sơ và kê khai

Số thuế đã khấu trừ được khai trên tờ khai TNCN cùng kỳ với GTGT (tháng hoặc quý). Cuối năm, toàn bộ cá nhân đã chi trả, kể cả người làm cam kết, được tổng hợp khi quyết toán thuế TNCN.

Câu hỏi thường gặp