Thuế TNCN người nước ngoài: xác định cư trú hay không cư trú

Hai chuyên gia nước ngoài cùng mức lương có thể nộp thuế TNCN rất khác nhau chỉ vì một người là cá nhân cư trú, người kia không cư trú. Xác định đúng cư trú thuế người nước ngoài là bước đầu tiên trước khi tính lương, khấu trừ hay quyết toán cho expat. Bài này, ACCA Consulting Vietnam tóm tắt các tiêu chí theo quy định hiện hành, cách xử lý năm tính thuế đầu tiên và ví dụ 3 expat với thời gian khác nhau.

1. Vì sao tình trạng cư trú quyết định cách tính thuế

Tình trạng cư trú không phụ thuộc quốc tịch hay loại thị thực, mà dựa vào thời gian có mặt và nơi ở tại Việt Nam. Nó quyết định phạm vi thu nhập chịu thuế, cách tính và quyền được giảm trừ gia cảnh.

2. Tiêu chí xác định cư trú thuế người nước ngoài

Theo quy định hiện hành, một cá nhân là cá nhân cư trú nếu đáp ứng một trong các điều kiện chính sau. Ngưỡng số ngày và thời hạn hợp đồng thuê nhà cụ thể cần tra theo Luật Thuế TNCN và văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực.

1. Số ngày có mặt: có mặt tại Việt Nam từ ngưỡng số ngày theo quy định trở lên, tính trong một năm dương lịch hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt. Ngày đến và ngày đi được tính gộp thành một ngày.
2. Nơi ở thường xuyên: có nơi ở đăng ký thường trú, hoặc có nhà thuê để ở tại Việt Nam với hợp đồng thuê có thời hạn đáp ứng quy định, kể cả thuê khách sạn, nhà khách, nơi làm việc.
3. Trường hợp đặc biệt: cá nhân có nơi ở thường xuyên nhưng thực tế có mặt ít ngày, nếu chứng minh được là đối tượng cư trú của nước khác thì có thể được xác định là không cư trú tại Việt Nam.

Dữ liệu cần thu thập: lịch sử xuất nhập cảnh (bản sao hộ chiếu, dấu xuất nhập cảnh), hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận cư trú của nước khác nếu có. HR nên có bảng theo dõi ngày có mặt theo từng chuyến đi.

3. Năm tính thuế đầu tiên và năm rời Việt Nam

Với năm đầu tiên đến Việt Nam, cá nhân có thể đáp ứng tiêu chí trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đến, dù năm dương lịch chưa đủ. Khi đó năm tính thuế đầu tiên được xác định theo 12 tháng liên tục, từ năm thứ hai tính theo năm dương lịch.

• Lúc mới đến, nếu chưa chắc tình trạng, doanh nghiệp thường phải ước tính và xử lý khấu trừ phù hợp, sau đó điều chỉnh khi có đủ dữ liệu ngày có mặt.
• Khi expat chuyển tình trạng giữa năm (ví dụ ở lâu hơn kế hoạch), cần xem lại phần đã khấu trừ và nghĩa vụ quyết toán.
• Trước khi xuất cảnh hẳn, cá nhân cư trú thường phải quyết toán thuế; doanh nghiệp nên lên lịch sớm với HR.

Các tình huống năm đầu, năm cuối phức tạp hơn, nên kiểm tra theo hồ sơ cụ thể. Nếu expat thuộc nước có hiệp định với Việt Nam, xem thêm bài hiệp định tránh đánh thuế hai lần TNCN.

4. Ví dụ minh hoạ: 3 expat, 3 tình trạng

Một doanh nghiệp FDI tại TP.⁠HCM có 3 chuyên gia nước ngoài trong năm 2026. Số liệu là ví dụ minh hoạ, giả định để phân tích.

Trường hợp chị B cho thấy vì sao không thể chỉ đếm ngày. Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, hợp đồng thuê nhà do doanh nghiệp ký hộ expat thường bị bỏ quên khi xét cư trú.

5. Quy trình HR nên áp dụng

Sau khi xác định tình trạng, việc tính thuế hằng tháng đi theo quy trình khấu trừ thuế TNCN tiền lương hàng tháng. Doanh nghiệp có nhà ở cho expat nên đọc thêm bài về tiền thuê nhà tính thuế TNCN.

Câu hỏi thường gặp