Nội dung bài viết
Mỗi năm, doanh nghiệp trả lương phải thực hiện quyết toán thuế TNCN cho phần thu nhập đã chi trả và khấu trừ của nhân viên. Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ gia cảnh đã tăng, nên cách tính thuế hằng tháng và quyết toán cuối năm đều thay đổi. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam giải thích doanh nghiệp cần làm gì, theo thứ tự nào, để không sai sót.
1. Ai phải quyết toán thuế TNCN và hạn nộp khi nào?
Có hai nhóm thực hiện quyết toán: tổ chức trả thu nhập (doanh nghiệp trả lương) và cá nhân tự quyết toán. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp trả tiền lương, tiền công thực hiện khai quyết toán thuế TNCN cho phần thu nhập đã chi trả và quyết toán thay cho nhân viên có uỷ quyền.
| Đối tượng | Kỳ 2025 | Kỳ 2026 |
|---|---|---|
| Tổ chức trả thu nhập | 31/03/2026 | 31/03/2027 |
| Cá nhân tự quyết toán | 30/04/2026 | 30/04/2027 |
Hạn của tổ chức là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ khi kết thúc năm tài chính, trùng với hạn quyết toán TNDN và báo cáo tài chính. Hạn của cá nhân tự quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ 4. Nếu năm tài chính không theo năm dương lịch, hạn của tổ chức tính lại theo nguyên tắc này.
Khai thuế TNCN trong năm
Trong năm, doanh nghiệp khai thuế TNCN khấu trừ theo tháng hoặc quý, cùng kỳ với thuế GTGT. Tháng hoặc quý nào không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không phải nộp tờ khai TNCN kỳ đó. Số liệu các kỳ này là nền tảng để đối chiếu khi quyết toán cuối năm.
2. Uỷ quyền quyết toán: khi nào doanh nghiệp làm thay?
Nhân viên có thể uỷ quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định hiện hành, thường liên quan đến thời gian làm việc, nguồn thu nhập và thời điểm uỷ quyền. Trường hợp không đủ điều kiện hoặc có thêm nguồn thu nhập khác, nhân viên tự quyết toán với cơ quan thuế, hạn 30/4.
Doanh nghiệp nên gửi mẫu uỷ quyền cho nhân viên ngay từ tháng 1, kèm hướng dẫn ngắn: ai đủ điều kiện, ai phải tự quyết toán. Việc này giúp tránh tình trạng gần hạn mới phát hiện nhân viên có thu nhập ở nơi khác.
3. Giảm trừ gia cảnh mới từ kỳ tính thuế 2026
Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Quyết toán kỳ 2025 (nộp năm 2026) vẫn áp dụng mức giảm trừ của kỳ đó theo quy định trước đây.
Ngoài giảm trừ gia cảnh, phần bảo hiểm bắt buộc người lao động đóng cũng được trừ khi tính thu nhập tính thuế. Người lao động đóng 10,5% trên tiền lương đóng BHXH (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%).
Ví dụ minh hoạ (số liệu giả định): nhân viên có thu nhập chịu thuế từ tiền lương 30 triệu đồng/tháng, tiền lương đóng BHXH 30 triệu đồng, có 1 người phụ thuộc đã đăng ký.
| Khoản mục | Số tiền (đ) |
|---|---|
| Thu nhập chịu thuế từ tiền lương | 30.000.000 |
| Trừ bảo hiểm bắt buộc NLĐ đóng (10,5%) | 3.150.000 |
| Trừ giảm trừ bản thân | 15.500.000 |
| Trừ giảm trừ 1 người phụ thuộc | 6.200.000 |
| Thu nhập tính thuế | 5.150.000 |
Ví dụ minh hoạ với số liệu giả định. Số thuế phải nộp tính theo biểu thuế luỹ tiến từng phần theo quy định hiện hành.
Xem dạng bảng
| Thu nhập chịu thuế | 30.000.000đ |
| Bảo hiểm NLĐ đóng | 3.150.000đ |
| Giảm trừ bản thân | 15.500.000đ |
| Giảm trừ người phụ thuộc | 6.200.000đ |
| Thu nhập tính thuế | 5.150.000đ |
Cả năm, thu nhập tính thuế trong ví dụ là 5.150.000 × 12 = 61.800.000đ, nếu thu nhập và người phụ thuộc không đổi. Số thuế phải nộp được tính theo biểu thuế luỹ tiến từng phần hiện hành, sau đó so với số đã khấu trừ trong năm để xác định nộp thêm hay nộp thừa.
4. Quy trình quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp
- 1Thu uỷ quyền
Gửi mẫu uỷ quyền, xác định nhân viên đủ điều kiện và nhân viên phải tự quyết toán.
- 2Tổng hợp thu nhập
Tổng hợp thu nhập chịu thuế, bảo hiểm và số thuế đã khấu trừ của từng người trong năm.
- 3Rà người phụ thuộc
Đối chiếu người phụ thuộc đã đăng ký, thời gian tính giảm trừ, tránh trùng giữa hai nơi.
- 4Tính lại thuế cả năm
Áp giảm trừ gia cảnh và biểu thuế hiện hành, so với số đã khấu trừ.
- 5Xử lý chênh lệch
Khấu trừ bổ sung phần thiếu hoặc xử lý phần nộp thừa theo quy định.
- 6Nộp hồ sơ
Nộp tờ khai quyết toán trước hạn 31/3 và cấp chứng từ khấu trừ thuế cho nhân viên khi cần.
5. Lỗi thường gặp và checklist kiểm tra
Sai sót trong quyết toán TNCN thường không nằm ở công thức, mà ở dữ liệu đầu vào: người phụ thuộc, bảo hiểm, nhân viên nghỉ việc giữa năm. Trước khi nộp, doanh nghiệp nên rà lại danh sách sau:
- Tổng số thuế khấu trừ trên quyết toán khớp với các tờ khai tháng/quý đã nộp
- Người phụ thuộc đã đăng ký đầy đủ, không bị tính trùng ở hai nơi làm việc
- Áp đúng mức giảm trừ gia cảnh theo kỳ tính thuế (2025 hay 2026)
- Bảo hiểm bắt buộc trừ đúng 10,5% trên tiền lương đóng BHXH
- Nhân viên nghỉ việc giữa năm đã được cấp chứng từ khấu trừ nếu có yêu cầu
- Mã số thuế cá nhân của từng nhân viên chính xác
- Bảng lương, hợp đồng lao động lưu trữ đầy đủ để đối chiếu khi kiểm tra
Quyết toán TNCN thường làm cùng thời điểm với quyết toán TNDN, nên khối lượng công việc dồn vào quý 1. Tham khảo thêm bài quyết toán thuế TNDN để chuẩn bị song song.
Câu hỏi thường gặp
Hạn quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp là ngày nào?
Với năm tài chính theo năm dương lịch, doanh nghiệp trả thu nhập quyết toán chậm nhất ngày 31/3 năm sau. Cá nhân tự quyết toán có hạn chậm nhất ngày 30/4.
Mức giảm trừ gia cảnh năm 2026 là bao nhiêu?
Từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ cho bản thân là 15,5 triệu đồng/tháng và cho mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng.
Nhân viên nào được uỷ quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay?
Nhân viên đáp ứng các điều kiện uỷ quyền theo quy định hiện hành. Nếu có thêm nguồn thu nhập khác hoặc không đủ điều kiện, nhân viên tự quyết toán với cơ quan thuế.
Quý không trả lương có phải nộp tờ khai TNCN không?
Tháng hoặc quý không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không phải nộp tờ khai TNCN kỳ đó, nhưng vẫn cần theo dõi để quyết toán cuối năm.
Quyết toán TNCN cho nhân viên không còn rối
ACCA Consulting Vietnam lo bảng lương, khấu trừ và quyết toán thuế TNCN trong dịch vụ kế toán trọn gói. Nhận tư vấn ngay.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
