Nội dung bài viết
Từ kỳ tính thuế 2026, mỗi người phụ thuộc giúp giảm 6,2 triệu đồng thu nhập tính thuế mỗi tháng. Nhưng giảm trừ chỉ được tính khi hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đầy đủ và không bị trùng. Bài này, ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn hồ sơ theo từng loại người phụ thuộc, thời điểm đăng ký, các lỗi hay gặp như hai vợ chồng cùng khai một con, kèm mẫu bảng theo dõi cho HR.
1. Người phụ thuộc ảnh hưởng thuế bao nhiêu
Giảm trừ gia cảnh gồm hai phần: giảm trừ cho bản thân người nộp thuế 15,5 triệu đồng/tháng và giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu đồng/tháng, áp dụng từ kỳ tính thuế 2026. Với nhân viên có thu nhập ở mức chịu thuế, mỗi người phụ thuộc đăng ký đúng có thể làm giảm đáng kể số thuế khấu trừ hằng tháng.
Tính từ mức giảm trừ bản thân 15,5 triệu/tháng và 6,2 triệu/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
Xem dạng bảng
| Không có người phụ thuộc | 15.500.000đ |
| 1 người phụ thuộc | 21.700.000đ |
| 2 người phụ thuộc | 27.900.000đ |
| 3 người phụ thuộc | 34.100.000đ |
Ngược lại, khai người phụ thuộc không đủ điều kiện hoặc trùng giữa hai người nộp thuế sẽ bị loại khi quyết toán, nhân viên phải nộp bù và có thể phát sinh tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế nộp thiếu.
2. Ai có thể là người phụ thuộc
Theo quy định hiện hành, người phụ thuộc thường thuộc các nhóm sau. Điều kiện chi tiết về độ tuổi, tình trạng học tập, khuyết tật và mức thu nhập của người phụ thuộc cần đối chiếu văn bản hướng dẫn đang có hiệu lực.
| Loại người phụ thuộc | Điều kiện cần kiểm tra | Giấy tờ chứng minh thường dùng |
|---|---|---|
| Con chưa thành niên | Quan hệ cha mẹ – con | Giấy khai sinh; quyết định công nhận nuôi con nuôi nếu có |
| Con đã thành niên đang đi học hoặc khuyết tật | Tình trạng học tập/khuyết tật, thu nhập của người con | Giấy khai sinh, giấy xác nhận của trường hoặc giấy xác nhận khuyết tật |
| Vợ hoặc chồng | Không có khả năng lao động hoặc thu nhập thấp theo ngưỡng hiện hành | Giấy chứng nhận kết hôn, giấy tờ chứng minh tình trạng |
| Cha mẹ ruột, cha mẹ vợ/chồng | Hết tuổi lao động hoặc không có khả năng lao động, thu nhập thấp | Giấy tờ chứng minh quan hệ, giấy tờ tuỳ thân |
| Cá nhân khác không nơi nương tựa | Người nộp thuế đang trực tiếp nuôi dưỡng | Giấy tờ chứng minh quan hệ và xác nhận nuôi dưỡng theo quy định |
Mỗi người phụ thuộc cần có mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân được dùng thay mã số thuế theo quy định hiện hành). Thông tin họ tên, ngày sinh, số định danh phải khớp với dữ liệu dân cư; sai một ký tự là hồ sơ bị trả lại.
3. Quy trình đăng ký người phụ thuộc qua doanh nghiệp
- 1Nhân viên kê khai
Điền mẫu đăng ký người phụ thuộc theo quy định hiện hành, kèm giấy tờ chứng minh.
- 2HR kiểm tra
Đối chiếu thông tin định danh, quan hệ, tình trạng trùng với vợ/chồng.
- 3Kế toán tổng hợp
Lập bản tổng hợp đăng ký người phụ thuộc của doanh nghiệp.
- 4Nộp cơ quan thuế
Nộp điện tử để cấp mã số thuế cho người phụ thuộc nếu chưa có.
- 5Cập nhật file lương
Bắt đầu tính giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.
Về thời điểm: giảm trừ được tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng. Nếu nhân viên đăng ký muộn trong năm, phần giảm trừ của các tháng trước thường được xử lý khi quyết toán năm, với điều kiện có đăng ký và hồ sơ hợp lệ. Thời hạn đăng ký cụ thể cho từng trường hợp cần kiểm tra theo quy định hiện hành.
4. Lỗi thường gặp khi đăng ký
- Trùng người phụ thuộc giữa vợ và chồng: mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm. Hai vợ chồng làm ở hai công ty cùng khai một con là lỗi rất phổ biến.
- Không cập nhật khi tình trạng thay đổi: con đã đi làm có thu nhập, cha mẹ có lương hưu cao hơn ngưỡng nhưng vẫn để trong danh sách.
- Sai thông tin định danh: dùng số chứng minh cũ, ngày sinh lệch với dữ liệu dân cư.
- Nhân viên chuyển việc: công ty mới không biết người phụ thuộc đã đăng ký ở công ty cũ, dẫn tới đăng ký lại hoặc bỏ sót.
- Giảm trừ trước khi có hồ sơ: HR cho tính giảm trừ ngay khi nhân viên báo miệng, chưa thu đủ giấy tờ.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, lỗi trùng người phụ thuộc thường chỉ lộ ra khi quyết toán, lúc đó nhân viên phải nộp bù cả năm. Nên hỏi rõ nhân viên ngay khi đăng ký: vợ hoặc chồng đã khai người này chưa?
5. Mẫu bảng theo dõi người phụ thuộc cho HR
| Cột | Nội dung | Mục đích |
|---|---|---|
| Mã nhân viên, MST người nộp thuế | Định danh người được giảm trừ | Liên kết với file lương |
| Họ tên, ngày sinh người phụ thuộc | Khớp dữ liệu dân cư | Tránh hồ sơ bị trả lại |
| Số định danh / MST người phụ thuộc | Do cơ quan thuế cấp hoặc số định danh | Tra trùng |
| Quan hệ | Con, vợ/chồng, cha mẹ... | Xác định hồ sơ chứng minh |
| Tháng bắt đầu, tháng kết thúc | Thời gian được giảm trừ | Tính đúng số tháng khi quyết toán |
| Ngày rà soát gần nhất | Ngày HR kiểm tra lại điều kiện | Phát hiện thay đổi tình trạng |
- Gửi nhân viên xác nhận lại danh sách người phụ thuộc đầu năm
- Hỏi tình trạng học tập, thu nhập của con đã thành niên và cha mẹ
- Đối chiếu số tháng giảm trừ trên file lương với bảng theo dõi
- Đánh dấu nhân viên có vợ/chồng cùng là người nộp thuế
- Lưu bản sao giấy tờ chứng minh theo hồ sơ nhân sự
Số người phụ thuộc và số tháng giảm trừ là dữ liệu đầu vào cho khấu trừ thuế TNCN tiền lương hàng tháng và cho quyết toán thuế TNCN cuối năm.
Câu hỏi thường gặp
Hai vợ chồng có được cùng đăng ký một người con không?
Không. Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Hai vợ chồng cần thống nhất ai đăng ký.
Đăng ký người phụ thuộc muộn thì có mất giảm trừ các tháng trước không?
Giảm trừ tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng; phần chưa tính trong năm thường được xử lý khi quyết toán nếu hồ sơ hợp lệ. Hãy kiểm tra thời hạn đăng ký theo quy định hiện hành.
Mỗi người phụ thuộc được giảm trừ bao nhiêu năm 2026?
Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ là 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc, bên cạnh 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ đăng ký người phụ thuộc cho nhân viên không?
Có. Chúng tôi hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, lập bản tổng hợp và nộp điện tử qua doanh nghiệp, đồng thời cập nhật giảm trừ trên bảng lương.
Giảm trừ đúng ngay từ tháng đầu
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói gồm tính lương, đăng ký người phụ thuộc và quyết toán TNCN. Nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
