Chi phí tiếp khách, hội nghị: chứng từ cần có để được tính thuế

Tiếp khách, hội nghị khách hàng là chi phí gần như doanh nghiệp nào cũng có, nhưng lại hay bị hỏi kỹ khi kiểm tra quyết toán vì khó chứng minh mục đích. Để chi phí tiếp khách được trừ, hoá đơn thôi là chưa đủ: cần một bộ hồ sơ cho thấy ai được mời, vì sao, và chi theo quy chế nào. ACCA Consulting Vietnam gợi ý bộ hồ sơ tối thiểu và cách xử lý các tình huống thường gặp.

1. Chi phí tiếp khách được trừ khi nào

Theo quy định hiện hành, chi phí tiếp khách, hội nghị không còn bị khống chế theo một tỷ lệ riêng như trước đây, nhưng vẫn phải đáp ứng điều kiện chung của chi phí được trừ: thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có hoá đơn chứng từ hợp pháp và đáp ứng điều kiện thanh toán. Xem lại 3 điều kiện cốt lõi của chi phí được trừ.

Vấn đề nằm ở chữ “liên quan đến kinh doanh”. Một bữa ăn 15 triệu đồng tại nhà hàng vào tối thứ bảy, không ghi khách là ai, rất dễ bị coi là chi tiêu cá nhân. Hồ sơ càng cụ thể thì khả năng giải trình càng cao.

2. Bộ hồ sơ khuyến nghị cho từng khoản chi

Về điều kiện thanh toán: hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên (đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Với thuế TNDN, yêu cầu về chứng từ thanh toán thực hiện theo quy định hiện hành; cách an toàn là thanh toán bằng tài khoản hoặc thẻ của công ty.

3. Tình huống: nhân viên chi bằng thẻ cá nhân

Nhân viên kinh doanh quẹt thẻ cá nhân rồi về xin hoàn ứng là chuyện rất phổ biến. Rủi ro là dòng tiền thanh toán không đi từ tài khoản công ty. Nếu doanh nghiệp cho phép cách làm này, cần quy định rõ trong quy chế tài chính (ai được chi hộ, hạn mức, thời hạn hoàn ứng) và lưu đủ: hoá đơn ghi tên công ty, sao kê thẻ, đề nghị thanh toán, chứng từ công ty chuyển khoản hoàn trả cho nhân viên.

Việc khoản chi hộ này có được chấp nhận về khấu trừ thuế GTGT và chi phí được trừ hay không cần xem xét theo quy định hiện hành và từng trường hợp. Giải pháp lâu dài là cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp cho bộ phận kinh doanh.

4. Tình huống: chi vượt quy chế nội bộ

Ví dụ minh hoạ: quy chế quy định tiếp khách tối đa 2 triệu đồng/khách nhưng thực tế một buổi chi 3 triệu/khách. Phần vượt quy chế dễ bị coi là không đúng quy định của chính doanh nghiệp. Hai cách xử lý: phê duyệt ngoại lệ bằng văn bản trước khi chi, hoặc điều chỉnh quy chế cho sát thực tế. Không nên sửa quy chế lùi ngày sau khi bị kiểm tra.

5. Quy trình 5 bước giữ chi phí tiếp khách an toàn

Theo kinh nghiệm thực tế, khoản bị loại nhiều nhất không phải khoản lớn, mà là hàng chục hoá đơn nhỏ không có danh sách khách. Kế toán nên rà soát hằng tháng thay vì đợi cuối năm. Các khoản quà biếu đối tác có cách xử lý riêng, xem quà biếu tặng đối tác dịp lễ Tết.

Câu hỏi thường gặp