Nội dung bài viết
Cuối năm, gần như doanh nghiệp nào cũng chuẩn bị giỏ quà cho khách hàng, nhà cung cấp. Câu hỏi kế toán hay nhận được là: quà tặng đối tác thuế tính thế nào, có phải xuất hoá đơn không, chi phí có được trừ không? Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đi qua một ví dụ minh hoạ 50 phần quà để bạn thấy rõ từng bước.
1. Quà tặng đối tác thuế liên quan đến những khoản nào
Một đợt quà Tết chạm tới ba điểm thuế cùng lúc: thuế GTGT đầu vào khi mua quà, hoá đơn và thuế GTGT đầu ra khi đem quà đi biếu tặng, và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Ba điểm này độc lập với nhau. Làm đúng điểm này không có nghĩa là đã an toàn ở điểm kia.
| Khâu | Câu hỏi cần trả lời | Căn cứ chính |
|---|---|---|
| Mua quà | Thuế GTGT đầu vào có được khấu trừ? | Hoá đơn hợp lệ, thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng |
| Biếu tặng | Có phải lập hoá đơn, kê khai thuế GTGT đầu ra? | Quy định về hoá đơn, giá tính thuế hiện hành |
| Ghi nhận chi phí | Có được trừ khi tính thuế TNDN? | Thực tế phát sinh, phục vụ kinh doanh, đủ chứng từ |
2. Khâu mua quà: hoá đơn và thanh toán
Quà mua về phải có hoá đơn điện tử mang tên, mã số thuế của doanh nghiệp. Theo Luật Thuế GTGT 2024 (hiệu lực 01/07/2025), hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế GTGT đầu vào mới được khấu trừ. Mua 50 phần quà trên một hoá đơn thì gần như chắc chắn vượt ngưỡng này, nên hãy chuyển khoản từ tài khoản công ty.
- Không chia nhỏ hoá đơn để né ngưỡng thanh toán. Khi cùng một người bán, cùng ngày, cùng loại hàng, cách làm này dễ bị xem xét lại.
- Tránh thanh toán bằng thẻ hoặc tài khoản cá nhân của nhân viên. Nếu buộc phải làm, cần có giấy đề nghị thanh toán và quy chế cho phép.
- Nhận cả file XML và bản thể hiện của hoá đơn, đối chiếu tên hàng với đơn đặt hàng.
Chi tiết điều kiện khấu trừ có tại bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
3. Khâu biếu tặng: lập hoá đơn và thuế GTGT đầu ra
Theo quy định hiện hành, hàng hoá đem biếu, tặng thường được xem là một dạng tiêu dùng cho bên ngoài, nên doanh nghiệp phải lập hoá đơn và xác định thuế GTGT đầu ra. Giá tính thuế, cách ghi nội dung trên hoá đơn và trường hợp khuyến mại có đăng ký được xử lý khác nhau, cần đối chiếu văn bản hiện hành trước khi lập. Có thể lập một hoá đơn tổng cho cả đợt kèm bảng kê người nhận, thay vì 50 hoá đơn riêng lẻ, nếu phù hợp quy định.
Thực tế, phần lớn sai sót không nằm ở thuế suất mà ở chỗ quên lập hoá đơn biếu tặng. Khi cơ quan thuế đối chiếu, số hàng mua vào đã khấu trừ thuế mà không thấy đầu ra tương ứng sẽ là điểm bị hỏi đầu tiên.
4. Ví dụ minh hoạ: 50 phần quà Tết cho đối tác
Ví dụ minh hoạ: Công ty A mua 50 giỏ quà, giá chưa thuế 1.000.000đ/giỏ. Giả định thuế suất 10% (thuế suất thực tế phụ thuộc mặt hàng trong giỏ và việc mặt hàng có thuộc diện giảm thuế GTGT đến hết 31/12/2026 hay không).
| Chỉ tiêu | Cách tính | Số tiền (đ) |
|---|---|---|
| Giá mua chưa thuế | 50 × 1.000.000 | 50.000.000 |
| Thuế GTGT đầu vào | 50.000.000 × 10% | 5.000.000 |
| Tổng thanh toán | Chuyển khoản tài khoản công ty | 55.000.000 |
| Hoá đơn biếu tặng | Lập theo giá tính thuế hiện hành | Theo quy định |
| Chi phí ghi nhận | Nếu đủ điều kiện chi phí được trừ | 50.000.000 |
Ví dụ minh hoạ, giả định thuế suất 10%. Số thực tế tuỳ mặt hàng và chính sách giảm thuế đang áp dụng.
Xem dạng bảng
| Giá mua chưa thuế | 50.000.000đ |
| Thuế GTGT 10% | 5.000.000đ |
| Tổng chuyển khoản | 55.000.000đ |
Nếu 50 triệu đồng chi phí này bị loại vì thiếu chứng từ, với thuế suất TNDN phổ thông 20%, doanh nghiệp phải nộp thêm 10 triệu đồng thuế TNDN, chưa kể tiền chậm nộp 0,03%/ngày nếu bị truy thu.
5. Điều kiện để chi phí quà tặng được trừ
Chi phí quà tặng đối tác vẫn được trừ khi đáp ứng ba điều kiện chung: thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động kinh doanh, có hoá đơn chứng từ hợp lệ và thanh toán không dùng tiền mặt khi đến ngưỡng theo quy định. Điểm yếu nhất thường là chứng minh mục đích kinh doanh: quà gửi cho ai, vì sao gửi.
- Tờ trình hoặc kế hoạch quà Tết được giám đốc duyệt, nêu ngân sách và mục đích.
- Quy chế chi tiêu nội bộ có điều khoản về quà tặng khách hàng, đối tác.
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng với nhà cung cấp quà.
- Hoá đơn điện tử mua vào (XML + bản thể hiện) và chứng từ chuyển khoản.
- Danh sách người nhận: tên công ty, người liên hệ, số lượng quà.
- Hoá đơn biếu tặng đã lập và đã kê khai đúng kỳ.
- Biên bản giao nhận hoặc xác nhận của đơn vị vận chuyển.
6. Lỗi thường gặp và cách tránh
- Mua quà bằng tiền mặt trên một hoá đơn lớn: mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tăng rủi ro chi phí bị loại.
- Không lập hoá đơn biếu tặng: lệch giữa hàng mua vào và đầu ra, dễ bị truy thu thuế GTGT.
- Không có danh sách người nhận: khó chứng minh chi phí phục vụ kinh doanh.
- Gộp quà cho nhân viên với quà đối tác: quà cho nhân viên là câu chuyện phúc lợi và thuế TNCN, cần tách riêng. Xem bài quà tặng, voucher cho nhân viên.
Câu hỏi thường gặp
Quà tặng đối tác có phải xuất hoá đơn không?
Theo quy định hiện hành, hàng hoá biếu tặng thường phải lập hoá đơn và xác định thuế GTGT đầu ra. Cách ghi giá tính thuế và nội dung hoá đơn cần đối chiếu văn bản hiện hành cho từng trường hợp.
Mua quà bằng tiền mặt có sao không?
Với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên (giá đã có thuế GTGT), thanh toán bằng tiền mặt làm doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Chi phí cũng có rủi ro bị loại khi tính thuế TNDN.
Có cần danh sách người nhận quà không?
Nên có. Danh sách người nhận là bằng chứng quan trọng nhất cho thấy khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh, nhất là khi cơ quan thuế kiểm tra quyết toán.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ xử lý hoá đơn, chứng từ quà Tết không?
Có. ACCA Consulting VN rà soát hoá đơn mua vào, hướng dẫn lập hoá đơn biếu tặng và kiểm tra bộ hồ sơ chi phí cho khách hàng sử dụng dịch vụ kế toán.
Quà Tết gọn, sổ sách sạch
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, kiểm tra hoá đơn và chi phí mùa cuối năm. Nhận tư vấn hoặc xem máy tính báo giá.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
