Nội dung bài viết
Mất 10 phút tra cứu trước khi ký hợp đồng rẻ hơn nhiều so với vài tháng giải trình khi hoá đơn đầu vào bị cảnh báo. Bài viết này, ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn quy trình tra cứu mã số thuế nhà cung cấp trong 5 bước, kèm mẫu checklist onboarding để bộ phận mua hàng và kế toán dùng chung.
1. Vì sao phải tra cứu trước, không phải sau
Thuế GTGT đầu vào chỉ được khấu trừ khi hoá đơn hợp pháp và giao dịch có thật. Khi người bán bỏ địa chỉ kinh doanh hoặc ngừng hoạt động, bên mua thường là người phải giải trình, như đã phân tích trong bài hoá đơn đầu vào bị cảnh báo khi người bán bỏ trốn.
Tra cứu trước giao dịch không loại bỏ hết rủi ro, nhưng giúp doanh nghiệp tránh những nhà cung cấp có dấu hiệu bất thường ngay từ đầu, đồng thời có bằng chứng cho thấy mình đã thận trọng.
2. 5 bước tra cứu mã số thuế nhà cung cấp
- 1Kiểm tra mã số thuế
Tra cứu thông tin người nộp thuế trên cổng thông tin của cơ quan thuế: tên, địa chỉ, cơ quan quản lý.
- 2Xem trạng thái
Ghi lại trạng thái hoạt động hiện tại của mã số thuế.
- 3Đối chiếu đăng ký doanh nghiệp
Tra Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: ngành nghề, người đại diện, ngày thành lập.
- 4Kiểm tra hoá đơn mẫu
Tra cứu một hoá đơn người bán đã lập trên cổng hoá đơn điện tử để xác nhận hoá đơn hợp lệ.
- 5Lưu bằng chứng
Chụp màn hình kết quả, ghi ngày tra cứu, lưu cùng hồ sơ nhà cung cấp.
- Mã số thuế và trạng thái3 phút
- Đăng ký doanh nghiệp3 phút
- Hoá đơn mẫu2 phút
- Lưu bằng chứng2 phút
Ví dụ minh hoạ thời gian cho một nhà cung cấp; thực tế tuỳ tốc độ truy cập và số thông tin cần kiểm tra.
Xem dạng bảng
| Mã số thuế và trạng thái | 3 phút |
| Đăng ký doanh nghiệp | 3 phút |
| Hoá đơn mẫu | 2 phút |
| Lưu bằng chứng | 2 phút |
3. Đọc kết quả tra cứu như thế nào
| Kết quả tra cứu | Ý nghĩa | Nên làm gì |
|---|---|---|
| Mã số thuế đang hoạt động, thông tin khớp | Đủ điều kiện xem xét giao dịch | Tiếp tục các bước kiểm tra khác |
| Đang tạm ngừng kinh doanh | Người bán đang tạm dừng hoạt động | Không giao dịch trong thời gian tạm ngừng |
| Ngừng hoạt động hoặc không hoạt động tại địa chỉ đăng ký | Rủi ro hoá đơn rất cao | Không giao dịch, báo bộ phận mua hàng |
| Tên, địa chỉ khác thông tin trên hợp đồng | Có thể sai thông tin hoặc giả danh | Yêu cầu người bán giải thích, kiểm tra lại |
| Mới thành lập, vốn nhỏ, giao dịch giá trị lớn | Chưa chắc rủi ro, cần thận trọng | Gặp trực tiếp, xem kho bãi, nhận hàng trước khi trả |
Ví dụ minh hoạ: một công ty thương mại nhận báo giá thép thấp hơn mặt bằng khoảng 8% từ nhà cung cấp mới thành lập ba tháng. Tra cứu cho thấy địa chỉ đăng ký là căn hộ chung cư, ngành nghề chính là tư vấn. Bộ phận mua hàng quyết định chỉ mua thử một lô nhỏ, thanh toán sau khi nhận hàng, và tiếp tục theo dõi.
4. Mẫu checklist onboarding nhà cung cấp
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mã số thuế khớp tra cứu.
- Kết quả tra cứu trạng thái có ghi ngày tra cứu.
- Thông tin tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp người bán.
- Người liên hệ, chức vụ, số điện thoại, email công ty.
- Hoá đơn mẫu đã tra cứu hợp lệ.
- Địa chỉ kho, nơi giao hàng thực tế.
- Người phê duyệt nhà cung cấp và ngày phê duyệt.
Với nhà cung cấp thường xuyên, hãy tra cứu lại định kỳ, ví dụ mỗi quý. Trạng thái của người bán có thể thay đổi sau khi đã giao dịch nhiều năm. Kết hợp với điều kiện khấu trừ trong bài điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào để hồ sơ đầy đủ.
5. Phân công giữa mua hàng và kế toán
- Bộ phận mua hàng: thu thập hồ sơ, thực hiện tra cứu lần đầu, không đặt hàng khi chưa có checklist.
- Kế toán: kiểm tra lại trước khi thanh toán lần đầu, tra cứu định kỳ nhà cung cấp lớn.
- Ban giám đốc: phê duyệt nhà cung cấp có giao dịch giá trị lớn hoặc có dấu hiệu bất thường.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, quy trình chỉ hiệu quả khi có quy định rõ: không có checklist thì không thanh toán. Một bảng tính dùng chung là đủ cho doanh nghiệp nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
Tra cứu mã số thuế nhà cung cấp ở đâu?
Bạn tra cứu thông tin người nộp thuế trên cổng thông tin của cơ quan thuế, thông tin đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và tra cứu hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử.
Nhà cung cấp mới thành lập có nên giao dịch không?
Mới thành lập không có nghĩa là rủi ro. Hãy kiểm tra kỹ hơn, bắt đầu với lô nhỏ, nhận hàng trước khi thanh toán và thanh toán qua tài khoản đúng tên người bán.
Bao lâu nên tra cứu lại nhà cung cấp cũ?
Nên tra cứu định kỳ, ví dụ mỗi quý với nhà cung cấp thường xuyên, và ngay trước các giao dịch giá trị lớn.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ dịch vụ kế toán kèm kiểm soát nhà cung cấp không?
Có. Trong quá trình làm dịch vụ kế toán, chúng tôi rà hoá đơn đầu vào, cảnh báo nhà cung cấp có dấu hiệu bất thường và hướng dẫn quy trình lưu hồ sơ.
10 phút tra cứu, bớt nhiều tháng giải trình
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) là dịch vụ kế toán tại TP.HCM đồng hành cùng bộ phận mua hàng và kế toán. Nhận tư vấn miễn phí.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
