Nội dung bài viết
Một ngày, doanh nghiệp nhận thông báo của cơ quan thuế: nhà cung cấp mà bạn mua hàng năm ngoái đã bỏ địa chỉ kinh doanh, các hoá đơn đầu vào liên quan cần giải trình. Đây là tình huống hoá đơn doanh nghiệp bỏ trốn mà nhiều chủ doanh nghiệp rất lo. Bài viết này, ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn quy trình phản ứng bình tĩnh, có hệ thống để bảo vệ giao dịch thật của bạn.
1. Hiểu đúng tình huống trước khi hành động
Người bán bỏ địa chỉ kinh doanh không đồng nghĩa mọi hoá đơn họ đã lập đều không hợp pháp. Cơ quan thuế thường yêu cầu bên mua rà soát và giải trình để xác định giao dịch có thật hay không. Nếu chứng minh được hàng hoá, dịch vụ đã thực sự mua, thanh toán đúng quy định và dùng cho sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có cơ sở bảo vệ quyền khấu trừ, chi phí theo quy định hiện hành.
Ngược lại, nếu hồ sơ chỉ có mỗi tờ hoá đơn, không hợp đồng, không chứng từ thanh toán, không phiếu nhập kho, việc giải trình rất khó. Vì vậy chất lượng hồ sơ lúc mua hàng mới là yếu tố quyết định.
2. Quy trình xử lý hoá đơn doanh nghiệp bỏ trốn
- 1Đọc kỹ thông báo
Xác định hoá đơn nào, kỳ nào, thời hạn phản hồi và cơ quan thuế yêu cầu gì.
- 2Khoanh vùng giao dịch
Lọc toàn bộ hoá đơn từ người bán đó, kể cả các kỳ chưa bị nêu.
- 3Gom chứng cứ
Tập hợp hợp đồng, thanh toán, nhập kho, vận chuyển, nghiệm thu cho từng hoá đơn.
- 4Đánh giá
Phân loại hoá đơn đủ chứng cứ và hoá đơn thiếu chứng cứ.
- 5Giải trình
Gửi văn bản giải trình kèm bảng chứng cứ đúng thời hạn.
- 6Điều chỉnh nếu cần
Với hoá đơn không chứng minh được, chủ động điều chỉnh giảm khấu trừ và chi phí.
Quan trọng nhất là đúng hạn. Không phản hồi thường khiến cơ quan thuế xử lý theo hướng bất lợi cho doanh nghiệp.
3. Bảng chứng cứ chứng minh giao dịch có thật
| Nhóm chứng cứ | Tài liệu cụ thể | Mức độ quan trọng |
|---|---|---|
| Thoả thuận | Hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá, email trao đổi | Cao |
| Thanh toán | Uỷ nhiệm chi, sao kê ngân hàng khớp số tiền và tài khoản người bán | Rất cao |
| Nhận hàng | Phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, chứng từ vận chuyển | Rất cao |
| Sử dụng | Phiếu xuất dùng, xuất bán ra tương ứng, nghiệm thu dịch vụ | Cao |
| Thông tin người bán | Kết quả tra cứu mã số thuế tại thời điểm giao dịch, người liên hệ | Trung bình |
Với hoá đơn từ 5 triệu đồng trở lên, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vốn là điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Trong tình huống này, sao kê ngân hàng còn là bằng chứng mạnh nhất về dòng tiền thật. Xem thêm thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ GTGT.
4. Khi phải điều chỉnh: tính toán chi phí
Nếu không chứng minh được giao dịch, doanh nghiệp điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ, khai bổ sung theo quy định hiện hành và nộp tiền chậm nộp 0,03%/ngày. Chi phí liên quan cũng có thể bị loại khi tính thuế TNDN. Trường hợp bị xác định sử dụng hoá đơn không hợp pháp, mức xử lý có thể nặng hơn theo quy định hiện hành.
Ví dụ minh hoạ: doanh nghiệp đã khấu trừ 50 triệu đồng thuế GTGT từ các hoá đơn không chứng minh được. Tiền chậm nộp tăng theo số ngày tính từ hạn nộp của kỳ khấu trừ:
Ví dụ minh hoạ, mức 0,03%/ngày; chưa gồm thuế TNDN và tiền phạt nếu có.
Xem dạng bảng
| 90 ngày | 1.350.000đ |
| 180 ngày | 2.700.000đ |
| 365 ngày | 5.475.000đ |
| 730 ngày | 10.950.000đ |
Con số cho thấy: phát hiện và tự điều chỉnh sớm luôn rẻ hơn để kéo dài. Theo kinh nghiệm của đội ngũ ACCA, doanh nghiệp nên rà các nhà cung cấp lớn mỗi quý, không chờ thông báo.
5. Phòng ngừa cho các giao dịch sau
- Tra cứu trạng thái mã số thuế trước khi ký hợp đồng với nhà cung cấp mới.
- Thanh toán qua tài khoản đúng tên người bán, không qua cá nhân trung gian.
- Lưu chứng từ giao nhận, vận chuyển cùng hoá đơn.
- Định kỳ kiểm tra lại trạng thái các nhà cung cấp thường xuyên.
- Cảnh giác với giá rẻ bất thường, người bán ngại cung cấp thông tin.
Quy trình tra cứu chi tiết có trong bài tra cứu nhà cung cấp trước khi giao dịch. Bạn cũng có thể đọc thêm 7 dấu hiệu sổ sách đang có rủi ro.
Câu hỏi thường gặp
Người bán bỏ trốn thì hoá đơn của tôi có bị loại hết không?
Không tự động. Nếu chứng minh được giao dịch có thật, thanh toán đúng quy định và hàng hoá, dịch vụ dùng cho kinh doanh, doanh nghiệp có cơ sở giải trình theo quy định hiện hành.
Chứng cứ nào quan trọng nhất khi giải trình?
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng đúng tài khoản người bán và chứng từ nhận hàng như phiếu nhập kho, biên bản giao nhận, chứng từ vận chuyển.
Nếu không chứng minh được thì phải làm gì?
Chủ động điều chỉnh giảm thuế GTGT đã khấu trừ, khai bổ sung và nộp tiền chậm nộp 0,03%/ngày; đồng thời xem lại chi phí tính thuế TNDN liên quan.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ giải trình hoá đơn rủi ro không?
Có. Chúng tôi rà hồ sơ giao dịch, lập bảng chứng cứ và hỗ trợ soạn văn bản giải trình; doanh nghiệp vẫn là bên ký và chịu trách nhiệm về nội dung gửi cơ quan thuế.
Bảo vệ giao dịch thật bằng hồ sơ chặt
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán và rà soát hoá đơn đầu vào cho doanh nghiệp. Nhận tư vấn để được kiểm tra sơ bộ miễn phí.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
