Nội dung bài viết
Nhiều khoản chi có thật, có hoá đơn, nhưng vẫn bị loại khi quyết toán chỉ vì doanh nghiệp không có quy chế tài chính nội bộ quy định mức chi, đối tượng và điều kiện. Quy chế là "cầu nối" giữa chứng từ và điều kiện chi phí được trừ thuế TNDN. Bài viết liệt kê 9 văn bản nên có, khung nội dung tối thiểu và cách gắn với hồ sơ chứng từ, dựa trên kinh nghiệm rà soát của ACCA Consulting Vietnam.
1. Vì sao quy chế tài chính nội bộ quyết định chi phí được trừ?
Theo quy định hiện hành, một khoản chi muốn được trừ khi tính thuế TNDN cần thoả mãn ba nhóm điều kiện: thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động kinh doanh; có hoá đơn, chứng từ hợp pháp; và với hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Quy chế nội bộ giúp chứng minh vế đầu tiên: khoản chi có căn cứ, có mức chi, có người duyệt.
Với các khoản chi cho người lao động như lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi, cơ quan thuế thường yêu cầu khoản chi phải được ghi trong hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể hoặc quy chế của doanh nghiệp. Thiếu văn bản này, khoản thưởng Tết hay phụ cấp điện thoại rất dễ bị loại. Xem chi tiết tại 3 điều kiện chi phí được trừ.
2. 9 văn bản quy chế tài chính nội bộ nên có
| Quy chế | Khoản chi điển hình | Nội dung tối thiểu |
|---|---|---|
| 1. Quy chế lương, thưởng | Lương, thưởng tháng 13, thưởng doanh số | Thang bảng lương, điều kiện, thời điểm chi thưởng |
| 2. Quy chế phụ cấp | Điện thoại, xăng xe, ăn trưa, trách nhiệm | Đối tượng, mức chi theo chức danh |
| 3. Quy chế công tác phí | Đi lại, lưu trú, phụ cấp công tác | Định mức theo vùng, hồ sơ quyết toán |
| 4. Quy chế phúc lợi | Hiếu hỷ, du lịch, khám sức khoẻ, quà lễ Tết | Đối tượng, mức chi, nguồn chi |
| 5. Quy chế tiếp khách, hội nghị | Ăn uống tiếp khách, hội nghị khách hàng | Thẩm quyền duyệt, hồ sơ kèm theo |
| 6. Quy chế khoán chi | Khoán xe, khoán điện thoại, khoán văn phòng phẩm | Mức khoán, cách thanh toán, thuế TNCN |
| 7. Quy chế quản lý tài sản | Khấu hao, sửa chữa, thanh lý | Tiêu chuẩn ghi nhận, thời gian khấu hao |
| 8. Quy chế mua sắm, thanh toán | Mua hàng, dịch vụ, tạm ứng | Hạn mức, quy trình duyệt, thanh toán chuyển khoản |
| 9. Quy chế hoa hồng, chi môi giới | Hoa hồng cho đại lý, cá nhân giới thiệu | Tỷ lệ, điều kiện hưởng, hồ sơ chứng minh |
3. Khung nội dung chung cho mỗi quy chế
- Căn cứ ban hành và người có thẩm quyền ký
- Phạm vi, đối tượng áp dụng
- Mức chi hoặc cách xác định mức chi cụ thể
- Điều kiện được hưởng và trường hợp không được hưởng
- Hồ sơ, chứng từ kèm theo khi thanh toán
- Hình thức thanh toán (ưu tiên chuyển khoản)
- Hiệu lực thi hành và cách sửa đổi
Một lưu ý quan trọng: tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, dù đã ghi trong quy chế lương. Quy chế không "hợp thức hoá" được khoản chi mà luật đã loại trừ.
4. Ví dụ minh hoạ: có và không có quy chế
Công ty C chi trong năm 120 triệu đồng phụ cấp điện thoại, xăng xe và thưởng lễ Tết cho nhân viên. Năm trước, công ty không có quy chế nên khi kiểm tra, các khoản này bị loại khỏi chi phí được trừ. Với thuế suất TNDN phổ thông 20%, số thuế bị truy thu là 24 triệu đồng, chưa kể tiền chậm nộp 0,03%/ngày.
Ví dụ minh hoạ, giả định các khoản chi có đủ chứng từ, chỉ khác nhau ở việc có quy chế; chưa tính tiền chậm nộp.
Xem dạng bảng
| Không có quy chế | Có quy chế đầy đủ | |
|---|---|---|
| Khoản chi phụ cấp, thưởng | 120 triệu đ | 120 triệu đ |
| Chi phí được trừ | 0 triệu đ | 120 triệu đ |
| Thuế TNDN tăng thêm (20%) | 24 triệu đ | 0 triệu đ |
5. Quy trình ban hành và duy trì quy chế
- 1Rà soát khoản chi thực tế
Liệt kê các khoản chi lặp lại trong 12 tháng gần nhất.
- 2Soạn dự thảo
Viết mức chi, điều kiện, hồ sơ kèm theo cho từng khoản.
- 3Đối chiếu quy định
Kiểm tra với luật thuế, lao động, bảo hiểm hiện hành.
- 4Ký ban hành, phổ biến
Người đại diện theo pháp luật ký, gửi nhân viên liên quan.
- 5Cập nhật hằng năm
Điều chỉnh khi thay đổi chính sách hoặc mức chi.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, lỗi hay gặp nhất là quy chế ban hành sau khi đã chi, hoặc mức chi trong quy chế khác với thực tế thanh toán. Quy chế phải có hiệu lực trước thời điểm chi và được thực hiện đúng. Bạn có thể xem thêm giới hạn chi phúc lợi được trừ.
Câu hỏi thường gặp
Quy chế tài chính nội bộ có phải nộp cho cơ quan thuế không?
Thông thường không phải nộp khi ban hành, nhưng phải xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc yêu cầu giải trình.
Có thể dùng một quy chế chung thay cho 9 văn bản không?
Có thể gộp thành một quy chế tài chính có nhiều chương, miễn là mỗi khoản chi đều có mức chi, điều kiện và hồ sơ rõ ràng.
Ban hành quy chế giữa năm có áp dụng cho các khoản đã chi trước đó không?
Không nên trông chờ vào điều đó. Quy chế nên có hiệu lực trước thời điểm chi để làm căn cứ chứng minh.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ soạn quy chế tài chính nội bộ không?
Có. Chúng tôi hỗ trợ rà soát khoản chi thực tế, đề xuất khung quy chế và kiểm tra tính nhất quán với hồ sơ chứng từ trong phạm vi dịch vụ kế toán.
Giữ chi phí hợp lệ ngay từ quy chế
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán TP.HCM, giúp doanh nghiệp xây dựng quy chế và bộ chứng từ để chi phí được trừ khi quyết toán.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
