Thuê lại lao động, outsourcing nhân sự: ai khấu trừ thuế TNCN?

Dùng nhân sự outsourcing giúp doanh nghiệp linh hoạt về quy mô, nhưng cũng đặt ra câu hỏi quen thuộc về thuê lại lao động thuế: ai khấu trừ thuế TNCN, ai đóng bảo hiểm, và khoản phí trả cho bên cung ứng có được trừ khi tính thuế TNDN không. Bài viết phân tích theo nguyên tắc "ai trả thu nhập, người đó khấu trừ", kèm bảng so sánh và checklist hồ sơ do ACCA Consulting Vietnam tổng hợp.

1. Phân biệt ba mô hình nhân sự thuê ngoài

Trên thực tế có ba mô hình thường bị gọi chung là "outsourcing": (1) cho thuê lại lao động – doanh nghiệp được cấp phép tuyển, ký hợp đồng lao động rồi đưa người sang làm việc dưới sự điều hành của bên thuê; (2) thuê dịch vụ trọn gói – bên cung ứng nhận một đầu việc (bảo vệ, vệ sinh, tổng đài…) và tự quản lý nhân sự; (3) thuê cá nhân tự do qua hợp đồng dịch vụ trực tiếp. Mỗi mô hình kéo theo nghĩa vụ thuế khác nhau.

2. Nguyên tắc: ai chi trả thu nhập, người đó khấu trừ

Thuế TNCN từ tiền lương, tiền công do tổ chức trực tiếp chi trả thu nhập khấu trừ và kê khai. Khi doanh nghiệp bạn chỉ trả phí dịch vụ cho bên cung ứng (có hoá đơn), bên cung ứng là tổ chức trả lương và phải khấu trừ TNCN, tính giảm trừ gia cảnh (từ kỳ tính thuế 2026: bản thân 15,5 triệu/tháng, mỗi người phụ thuộc 6,2 triệu/tháng) cho người lao động. Doanh nghiệp bạn không khấu trừ lần nữa.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp bạn chi tiền trực tiếp cho người lao động (ví dụ thưởng dự án, phụ cấp ăn trưa trả thẳng), khoản đó là thu nhập do bạn chi trả và bạn có nghĩa vụ khấu trừ theo quy định hiện hành. Đây là điểm hay bị bỏ sót.

3. Ví dụ minh hoạ: chi phí doanh nghiệp ở hai cách sử dụng nhân sự

Giả định một vị trí có lương đóng bảo hiểm 10 triệu đồng/tháng. Nếu tự tuyển, doanh nghiệp đóng thêm 21,5% bảo hiểm bắt buộc (BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%) = 2,15 triệu. Nếu thuê lại lao động, giả định bên cung ứng tính phí quản lý 1,5 triệu/tháng cộng thuế GTGT 10% trên toàn bộ phí dịch vụ. Đây là ví dụ minh hoạ, mức phí thực tế do thoả thuận.

4. Rủi ro về thuê lại lao động thuế: bị coi là quan hệ lao động trực tiếp

Cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm có thể xem xét bản chất thay vì tên hợp đồng. Các dấu hiệu khiến quan hệ bị đánh giá lại gồm:

• Doanh nghiệp bạn trực tiếp chấm công, trả lương, ký quyết định khen thưởng, kỷ luật.
• Hoá đơn của bên cung ứng chỉ là "chuyển tiền lương" mà không có phí dịch vụ thực chất.
• Bên cung ứng không có giấy phép cho thuê lại lao động nhưng hợp đồng mô tả đúng hoạt động này.
• Cùng một người làm việc lâu năm, vị trí cố định, không thay đổi bên cung ứng.

Hậu quả có thể là doanh nghiệp bạn bị truy thu thuế TNCN chưa khấu trừ, bảo hiểm, và chi phí dịch vụ bị loại. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, hồ sơ yếu nhất thường là thiếu biên bản nghiệm thu dịch vụ hằng tháng. Xem thêm hợp đồng lao động hay hợp đồng dịch vụ.

5. Hồ sơ doanh nghiệp thuê nhân sự nên lưu

Câu hỏi thường gặp