Nội dung bài viết
Khi quyết toán thuế TNDN, phần lớn số thuế điều chỉnh tăng đến từ những khoản chi phí không được trừ lặp đi lặp lại năm này qua năm khác. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam gom 20 khoản hay gặp vào một bảng tra, kèm cột “cách làm cho hợp lệ” nếu khoản đó có thể khắc phục.
1. Cách dùng bảng tra
Bảng chia khoản chi thành ba nhóm: không được trừ tuyệt đối (không có cách nào hợp lệ hoá), không được trừ do thiếu hồ sơ (có thể khắc phục nếu chuẩn bị từ đầu), và bị khống chế mức (chỉ phần vượt bị loại). Các mức khống chế cụ thể tra theo quy định hiện hành; bảng dưới đây không nêu con số để tránh áp sai khi văn bản thay đổi.
2. Bảng tra 20 khoản chi phí không được trừ
| # | Khoản chi | Cách làm cho hợp lệ |
|---|---|---|
| 1 | Tiền phạt vi phạm hành chính (thuế, giao thông, BHXH…) | Không có; tuân thủ để không phát sinh |
| 2 | Tiền chậm nộp thuế | Không có; nộp đúng hạn |
| 3 | Chi không có hoá đơn, chứng từ | Yêu cầu hoá đơn; dùng bảng kê nếu thuộc trường hợp cho phép |
| 4 | Hoá đơn từ ngưỡng quy định nhưng trả tiền mặt | Chuyển khoản từ tài khoản công ty |
| 5 | Hoá đơn ghi sai tên, mã số thuế người mua | Yêu cầu người bán điều chỉnh, thay thế |
| 6 | Chi phục vụ cá nhân chủ doanh nghiệp, gia đình | Tách khỏi sổ sách công ty |
| 7 | Khấu hao tài sản không dùng cho kinh doanh | Chỉ ghi nhận tài sản phục vụ kinh doanh |
| 8 | Khấu hao vượt khung, vượt mức quy định | Lập chính sách khấu hao trong khung |
| 9 | Khấu hao phần giá trị ô tô vượt ngưỡng | Theo dõi riêng phần vượt để điều chỉnh khi quyết toán |
| 10 | Tài sản không có hồ sơ chứng minh quyền sở hữu | Bổ sung hoá đơn, biên bản bàn giao, đăng ký |
| 11 | Lương không có hợp đồng, quy chế, không thực chi | Hoàn thiện hồ sơ lương, chi trả đúng hạn |
| 12 | Lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên là cá nhân | Không có theo quy định hiện hành |
| 13 | Phúc lợi vượt giới hạn quy định | Lập kế hoạch phúc lợi trong giới hạn |
| 14 | Lãi vay tương ứng vốn điều lệ chưa góp đủ | Góp đủ vốn đúng hạn |
| 15 | Lãi vay cá nhân vượt mức lãi suất cho phép | Thoả thuận lãi suất trong mức cho phép |
| 16 | Trích trước không đúng quy định, chưa chi | Chỉ trích các khoản được phép, theo dõi thực chi |
| 17 | Tài trợ không đúng đối tượng, thiếu hồ sơ | Lập hồ sơ tài trợ theo quy định |
| 18 | Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ, thuế TNDN | Không có |
| 19 | Chi đóng bảo hiểm, quỹ hưu trí tự nguyện vượt mức | Quy định trong hợp đồng, quy chế, trong mức cho phép |
| 20 | Chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại một số khoản cuối kỳ | Theo dõi riêng theo quy định hiện hành |
3. Nhóm có thể khắc phục: tập trung vào hồ sơ
Trong 20 khoản trên, khoảng một nửa có thể hợp lệ hoá nếu chuẩn bị đúng từ đầu: hoá đơn đúng thông tin, chuyển khoản, hồ sơ lương, hồ sơ tài sản, hồ sơ tài trợ. Lưu ý phân biệt phạt vi phạm hành chính (không được trừ) với phạt vi phạm hợp đồng giữa hai doanh nghiệp, khoản sau thường vẫn được trừ nếu có hợp đồng và chứng từ.
Với thuế GTGT, hoá đơn từ 5 triệu đồng (giá đã có thuế GTGT) phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ đầu vào. Doanh nghiệp nên áp dụng chung ngưỡng này cho quy trình chi để giảm rủi ro ở cả thuế GTGT lẫn thuế TNDN. Ba điều kiện nền tảng được giải thích ở bài chi phí được trừ: 3 điều kiện cốt lõi.
4. Ví dụ minh hoạ: điều chỉnh khi quyết toán
Ví dụ minh hoạ: khi lập quyết toán, kế toán phát hiện bốn nhóm khoản chi không được trừ của một doanh nghiệp áp dụng thuế suất phổ thông 20%.
Ví dụ minh hoạ, không phải số liệu thống kê.
Xem dạng bảng
| Phạt hành chính, chậm nộp | 12.000.000đ |
| Chi thiếu hoá đơn | 45.000.000đ |
| Trả tiền mặt hoá đơn lớn | 30.000.000đ |
| Chi cá nhân chủ DN | 18.000.000đ |
Tổng chi phí bị loại 105 triệu đồng, thuế TNDN tăng thêm 105.000.000 × 20% = 21.000.000đ. Trong đó chỉ 12 triệu đồng là không thể tránh sau khi đã bị phạt; 93 triệu đồng còn lại có thể đã hợp lệ nếu quy trình chứng từ chặt hơn.
5. Quy trình rà soát cuối năm
- 1Lọc tài khoản
Xem chi tiết các tài khoản chi phí 6xx, 8xx theo đối tượng.
- 2Đối chiếu bảng tra
Gắn nhãn từng khoản theo 20 nhóm ở trên.
- 3Khắc phục được
Bổ sung hồ sơ, yêu cầu điều chỉnh hoá đơn trước hạn.
- 4Không khắc phục được
Đưa vào chỉ tiêu điều chỉnh tăng trên tờ khai quyết toán.
- 5Lưu hồ sơ
Lưu bảng rà soát cùng hồ sơ quyết toán năm.
Hạn nộp quyết toán TNDN là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính (năm dương lịch: 31/3). Xem thêm quyết toán thuế TNDN.
Câu hỏi thường gặp
Phạt vi phạm hợp đồng có được trừ không?
Phạt vi phạm hợp đồng kinh tế giữa các bên thường được trừ nếu có hợp đồng, biên bản và chứng từ thanh toán. Khác với phạt vi phạm hành chính do cơ quan nhà nước xử phạt, khoản này không được trừ.
Chi phí không được trừ có phải loại khỏi sổ kế toán không?
Không. Sổ kế toán vẫn ghi nhận theo thực tế; chỉ khi tính thuế TNDN mới điều chỉnh tăng thu nhập tính thuế ở chỉ tiêu tương ứng trên tờ khai quyết toán.
Mức khống chế phúc lợi, khấu hao, lãi vay là bao nhiêu?
Các mức này được quy định trong văn bản thuế TNDN và có thể thay đổi. Hãy tra văn bản hiện hành hoặc hỏi đơn vị tư vấn trước khi áp dụng.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ rà soát chi phí không được trừ không?
Có. ACCA Consulting VN rà soát tài khoản chi phí, phân loại theo bảng tra, đề xuất khoản cần bổ sung hồ sơ và khoản cần điều chỉnh khi quyết toán.
Giảm khoản bị loại ngay từ năm nay
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói và rà soát sổ sách trước quyết toán. Nhận tư vấn hoặc xem máy tính báo giá.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
