Nội dung bài viết
Khấu hao là chi phí không cần chi tiền hằng tháng, nên dễ bị xem nhẹ. Nhưng khi quyết toán, cơ quan thuế thường kiểm tra kỹ hồ sơ tài sản và mức trích. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam tổng hợp các trường hợp khấu hao tài sản cố định chi phí thuế bị loại và cách xử lý chênh lệch giữa sổ kế toán với tờ khai.
1. Nguyên tắc khấu hao tài sản cố định chi phí thuế
Theo quy định hiện hành, khấu hao TSCĐ được trừ khi tính thuế TNDN nếu tài sản dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, có hoá đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp (trừ một số trường hợp tài sản thuê tài chính), được quản lý, theo dõi, hạch toán trong sổ sách và được trích theo chế độ quản lý khấu hao hiện hành.
Chuẩn mực kế toán cho phép doanh nghiệp ước tính thời gian sử dụng theo thực tế. Còn khi tính thuế, mức trích phải nằm trong khung thời gian, phương pháp do văn bản thuế cho phép. Đây là gốc của phần lớn chênh lệch.
2. Các trường hợp khấu hao bị loại
| Trường hợp | Ví dụ | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Tài sản không dùng cho kinh doanh | Căn hộ cho gia đình chủ doanh nghiệp ở | Không ghi nhận là TSCĐ của doanh nghiệp |
| Thiếu hồ sơ quyền sở hữu | Xe mua đứng tên cá nhân, không có hợp đồng chuyển giao | Bổ sung hồ sơ, đăng ký lại tên công ty |
| Không theo dõi, hạch toán | Máy móc không có thẻ tài sản, không có trong sổ | Lập thẻ, biên bản bàn giao, kiểm kê |
| Trích vượt khung, vượt mức | Khấu hao nhanh hơn khung thời gian cho phép | Điều chỉnh phần vượt khi quyết toán |
| Tài sản đã khấu hao hết | Tiếp tục trích sau khi đã hết giá trị | Dừng trích, đối chiếu thẻ tài sản |
| Phần giá trị ô tô vượt ngưỡng | Xe chở người dưới 9 chỗ giá trị lớn | Tính tỷ lệ phần vượt, điều chỉnh tăng |
| Tài sản tạm dừng hoạt động | Máy ngừng dài ngày ngoài trường hợp cho phép | Kiểm tra quy định về thời gian tạm dừng |
Trường hợp ô tô giá trị lớn được phân tích riêng tại ô tô giá trị lớn: khấu hao, bảo hiểm, xăng xe và khấu trừ thuế GTGT ô tô dưới 9 chỗ.
3. So sánh khấu hao kế toán và khấu hao theo thuế
Ví dụ minh hoạ: doanh nghiệp mua máy móc nguyên giá 600 triệu đồng. Kế toán ước tính dùng 3 năm nên trích 200 triệu đồng/năm. Giả định khung thời gian tối thiểu theo quy định thuế cho nhóm tài sản này là 5 năm (con số giả định, cần tra khung hiện hành), tức mức trích tối đa được trừ là 120 triệu đồng/năm.
Ví dụ minh hoạ, khung thời gian 5 năm là giả định.
Xem dạng bảng
| Khấu hao kế toán | Khấu hao được trừ theo thuế | |
|---|---|---|
| Năm 1 | 200.000.000đ | 120.000.000đ |
| Năm 2 | 200.000.000đ | 120.000.000đ |
| Năm 3 | 200.000.000đ | 120.000.000đ |
| Năm 4 | 0đ | 120.000.000đ |
| Năm 5 | 0đ | 120.000.000đ |
| Năm | Kế toán (đ) | Thuế (đ) | Điều chỉnh |
|---|---|---|---|
| 1–3 | 200.000.000 | 120.000.000 | Tăng 80.000.000 mỗi năm |
| 4–5 | 0 | 120.000.000 | Giảm 120.000.000 mỗi năm |
| Cộng 5 năm | 600.000.000 | 600.000.000 | Bằng 0 |
Tổng khấu hao 5 năm bằng nhau, chỉ khác thời điểm. Nhưng nếu kế toán không theo dõi, doanh nghiệp vừa nộp thiếu thuế ở năm 1–3, vừa quên giảm trừ ở năm 4–5. Với thuế suất phổ thông 20%, phần vượt 80 triệu đồng mỗi năm tương ứng 16 triệu đồng thuế TNDN, chưa kể tiền chậm nộp 0,03%/ngày nếu bị truy thu.
4. Quy trình quản lý TSCĐ để khấu hao được trừ
- 1Mua và nhận
Hoá đơn tên công ty, thanh toán qua ngân hàng, biên bản bàn giao.
- 2Ghi tăng
Lập thẻ tài sản, xác định nguyên giá, bộ phận sử dụng.
- 3Chọn khung
Đăng ký thời gian khấu hao trong khung theo quy định hiện hành.
- 4Trích hằng tháng
Đối chiếu bảng khấu hao với sổ cái.
- 5Kiểm kê cuối năm
Xác nhận tài sản còn dùng, đang tạm dừng hay hỏng.
- 6Ghi giảm
Lập hồ sơ thanh lý, nhượng bán khi không dùng nữa.
Khi thanh lý, hãy xem hướng dẫn tại thanh lý tài sản cố định: thuế GTGT, TNDN. Hồ sơ tài sản là chứng từ dùng ghi sổ, cần lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015.
5. Checklist rà soát khấu hao trước quyết toán
- Mỗi TSCĐ có thẻ tài sản và hồ sơ quyền sở hữu tên công ty.
- Thời gian khấu hao từng tài sản nằm trong khung theo quy định hiện hành.
- Không còn trích khấu hao cho tài sản đã hết giá trị hoặc đã thanh lý.
- Phần khấu hao vượt khung, vượt ngưỡng ô tô đã được lập bảng điều chỉnh.
- Tài sản không phục vụ kinh doanh đã được loại khỏi danh mục.
Câu hỏi thường gặp
Khấu hao theo kế toán khác thuế có sai không?
Không sai. Sổ kế toán theo chuẩn mực, còn khi tính thuế TNDN doanh nghiệp điều chỉnh phần chênh lệch trên tờ khai quyết toán. Điều quan trọng là theo dõi chênh lệch qua các năm.
Tài sản đứng tên giám đốc có được trích khấu hao không?
Thường không, nếu không có hồ sơ chứng minh tài sản thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp. Nên làm thủ tục chuyển quyền sở hữu hoặc góp vốn bằng tài sản theo quy định.
Máy móc tạm ngừng hoạt động có được tiếp tục trích khấu hao không?
Tuỳ lý do và thời gian tạm dừng theo quy định hiện hành. Nên lưu biên bản ghi nhận lý do tạm dừng như sửa chữa, mùa vụ.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ lập bảng khấu hao theo thuế không?
Có. ACCA Consulting VN rà soát danh mục tài sản, đối chiếu khung khấu hao hiện hành và lập bảng điều chỉnh kế toán – thuế cho quyết toán TNDN.
Sổ tài sản sạch, quyết toán nhẹ
ACCA Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, quản lý TSCĐ và khấu hao cho doanh nghiệp sản xuất, thương mại. Xem máy tính báo giá hoặc nhận tư vấn.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
