Mua tài sản của cá nhân (xe, nhà): chứng từ để tính chi phí, khấu hao

Cá nhân bán xe, nhà cho doanh nghiệp thường không có hoá đơn. Nếu chỉ có giấy viết tay, doanh nghiệp rất khó đưa tài sản vào chi phí và khấu hao. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn bộ chứng từ khi mua tài sản của cá nhân và các rủi ro cần tránh, nhất là khi người bán chính là chủ doanh nghiệp.

1. Vì sao mua tài sản của cá nhân dễ phát sinh rủi ro

Khi mua từ doanh nghiệp, bên bán xuất hoá đơn điện tử; hoá đơn là căn cứ chính để ghi nhận nguyên giá. Khi mua của cá nhân không kinh doanh, thường không có hoá đơn, nên doanh nghiệp phải dựa vào bộ chứng từ thay thế: hợp đồng, chứng từ thanh toán, giấy tờ chuyển quyền sở hữu.

Do không có hoá đơn, giao dịch này không có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ. Điều doanh nghiệp quan tâm chủ yếu là tài sản có được ghi nhận, trích khấu hao vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay không.

2. Bộ chứng từ khi mua tài sản của cá nhân

Dù quy định cụ thể về phương thức thanh toán đối với từng loại chi phí có thể thay đổi, thanh toán qua ngân hàng luôn là cách an toàn nhất để chứng minh giá thực tế. Với hoá đơn mua hàng từ 5 triệu đồng trở lên, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đã yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt; nên áp dụng cùng thói quen cho mọi giao dịch tài sản.

3. Lệ phí trước bạ và giá trị được khấu hao

Khi sang tên xe, nhà, đất cho doanh nghiệp, doanh nghiệp thường phải nộp lệ phí trước bạ theo quy định hiện hành. Khoản lệ phí này cùng chi phí sang tên, công chứng được cộng vào nguyên giá tài sản.

Nguyên giá dùng để khấu hao gồm giá mua thực tế và chi phí trực tiếp đưa tài sản vào sử dụng. Với ô tô chở người, phần nguyên giá vượt mức giới hạn theo quy định hiện hành không được tính khấu hao vào chi phí được trừ. Thời gian khấu hao chọn trong khung quy định hiện hành.

4. Rủi ro khi mua tài sản của chính chủ doanh nghiệp

Trường hợp phổ biến là công ty mua lại chiếc xe hoặc căn nhà của chính giám đốc, chủ sở hữu. Đây là giao dịch giữa các bên có quan hệ, nên giá mua cần phù hợp với giá thị trường. Nếu mua với giá cao, phần chênh lệch có thể bị cơ quan thuế xem xét lại khi tính chi phí được trừ, theo quy định hiện hành.

Ví dụ minh hoạ: Công ty mua xe của giám đốc với giá 600 triệu đồng, trong khi giá tham khảo các xe cùng đời, cùng tình trạng khoảng 500 triệu đồng. Số liệu giả định.

Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, cách giảm rủi ro là lưu ít nhất 2–3 căn cứ giá tham khảo tại thời điểm mua và ghi rõ trong biên bản họp lý do mua tài sản phục vụ sản xuất kinh doanh.

5. Checklist trước khi ký mua

Nếu chủ doanh nghiệp muốn đưa tài sản vào công ty mà không nhận tiền, có thể cân nhắc góp vốn bằng tài sản.

Câu hỏi thường gặp