Doanh nghiệp vay tiền chủ sở hữu, giám đốc: lãi vay và thuế cần biết

Doanh nghiệp nhỏ thiếu vốn lưu động thường vay ngay từ túi chủ sở hữu hoặc giám đốc. Cách làm nhanh, nhưng nếu thiếu hợp đồng và chứng từ, khoản lãi có thể bị loại khỏi chi phí và phát sinh rủi ro thuế. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam phân tích các điểm vay tiền giám đốc thuế mà chủ doanh nghiệp cần nắm.

1. Bản chất khoản vay từ chủ sở hữu, giám đốc

Khoản tiền chủ sở hữu đưa vào doanh nghiệp có thể là vốn góp hoặc khoản vay. Hai loại này khác nhau hoàn toàn: vốn góp làm tăng vốn chủ sở hữu, không phải trả lãi; khoản vay là nợ phải trả, có thể có lãi và phải hoàn trả. Nếu không có hợp đồng, kế toán rất khó chứng minh bản chất khoản tiền.

Lỗi phổ biến là chủ doanh nghiệp chuyển tiền vào tài khoản công ty mà không ghi nội dung, cuối năm kế toán treo ở tài khoản phải trả khác. Khi bị kiểm tra, khoản này dễ bị đặt câu hỏi về nguồn gốc.

2. Vay tiền giám đốc thuế cần lưu ý: lãi vay được trừ

Giám đốc, chủ sở hữu và doanh nghiệp thường là các bên có quan hệ liên kết. Mức khống chế lãi suất, tỷ lệ khống chế chi phí lãi vay và nghĩa vụ hồ sơ thực hiện theo quy định hiện hành; doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi ấn định lãi suất trong hợp đồng.

3. Khấu trừ thuế TNCN trên tiền lãi trả cho cá nhân

Tiền lãi doanh nghiệp trả cho cá nhân cho vay là thu nhập từ đầu tư vốn của cá nhân đó. Doanh nghiệp là bên trả thu nhập nên khấu trừ thuế TNCN khi chi trả, tỷ lệ theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp khai TNCN theo tháng hoặc quý cùng kỳ với thuế GTGT; kỳ không phát sinh khấu trừ thì không phải nộp tờ khai TNCN.

Ví dụ minh hoạ: Công ty vay giám đốc 600 triệu đồng, lãi suất thoả thuận 8%/năm, trả lãi hằng quý. Số liệu giả định.

Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, nhiều doanh nghiệp hạch toán đủ chi phí lãi nhưng quên khấu trừ thuế TNCN. Khi bị kiểm tra, doanh nghiệp vừa bị loại chi phí vừa phải xử lý phần thuế chưa khấu trừ, kèm tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp.

4. Rủi ro khi vay và trả bằng tiền mặt

• Không có dấu vết ngân hàng: khó chứng minh khoản vay có thật.
• Cơ quan thuế có thể xem xét lại bản chất, ví dụ coi là doanh thu chưa kê khai.
• Doanh nghiệp vi phạm các quy định hạn chế giao dịch tiền mặt hiện hành.
• Khó tách bạch tiền của công ty và tiền của chủ sở hữu.

Cách an toàn là mọi khoản nhận vay, trả gốc, trả lãi đều qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, nội dung chuyển khoản ghi rõ số hợp đồng.

5. Khung hợp đồng vay và quy trình gợi ý

Một hợp đồng vay tối thiểu nên có: thông tin hai bên, số tiền và đồng tiền vay, lãi suất và cách tính, thời hạn, lịch trả gốc lãi, mục đích sử dụng, tài khoản nhận và trả, cam kết khấu trừ thuế TNCN. Lưu ý thêm: tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do một cá nhân làm chủ không được tính vào chi phí được trừ. Xem bài chuyển lỗ thuế TNDN nếu doanh nghiệp đang lỗ.

Câu hỏi thường gặp