Nội dung bài viết
Hoá đơn điện tử đã là bắt buộc, sổ phụ ngân hàng tải về dạng tệp, hợp đồng ký số ngày càng nhiều. Câu hỏi không còn là có nên số hoá hay không, mà là lưu trữ chứng từ điện tử thế nào để thay được bản giấy. ACCA Consulting Vietnam tổng hợp các yêu cầu cốt lõi, mô hình thư mục và checklist chuyển đổi.
1. Khi nào tệp điện tử là “bản gốc”
Cần phân biệt hai loại. Loại thứ nhất là chứng từ sinh ra dưới dạng điện tử: hoá đơn điện tử, chứng từ ngân hàng điện tử, hợp đồng ký số. Với loại này, tệp điện tử chính là bản gốc. Loại thứ hai là chứng từ giấy được scan: bản scan chỉ là bản sao, bản giấy vẫn cần giữ theo thời hạn quy định trừ khi có hướng dẫn khác.
| Loại | Ví dụ | Bản gốc là gì | Cần lưu |
|---|---|---|---|
| Điện tử gốc | Hoá đơn điện tử mua vào | Tệp XML có chữ ký số | XML + bản PDF để đọc |
| Điện tử gốc | Sổ phụ, chứng từ ngân hàng điện tử | Tệp do ngân hàng cung cấp | Tệp gốc tải về |
| Điện tử gốc | Hợp đồng ký số | Tệp có chữ ký số các bên | Tệp ký số, không in lại rồi scan |
| Bản scan | Phiếu chi ký tay, biên bản giấy | Bản giấy | Bản giấy + bản scan để tra cứu |
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, chứng từ điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn, có thể truy cập để sử dụng và được bảo vệ khỏi thay đổi trái phép. Luật Kế toán 2015 yêu cầu chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ và lập BCTC được lưu tối thiểu 10 năm, áp dụng cho cả dạng điện tử.
2. Ba yêu cầu cốt lõi khi lưu trữ chứng từ điện tử
- Toàn vẹn: tệp không bị sửa sau khi lưu. Với hoá đơn, giữ nguyên tệp XML; không đổi tên bên trong tệp, không mở và lưu đè.
- Truy xuất được: tìm ra chứng từ trong vài phút theo số chứng từ, ngày, đối tác. Cần quy tắc đặt tên tệp và thư mục thống nhất.
- An toàn và sẵn sàng: có sao lưu, phân quyền và có thể đọc được sau nhiều năm, kể cả khi đổi phần mềm.
Quy tắc sao lưu 3-2-1 là nền tảng đơn giản: 3 bản dữ liệu, trên 2 loại phương tiện khác nhau, trong đó 1 bản đặt ở nơi khác (ví dụ đám mây hoặc ổ cứng cất ngoài văn phòng). Xem chi tiết tại bài sao lưu dữ liệu kế toán theo quy tắc 3-2-1.
3. Mô hình thư mục đám mây theo năm, tháng, loại chứng từ
Cấu trúc gợi ý: Năm → Tháng → Loại chứng từ. Ví dụ: 2026 / 10 / 01-HoaDonMuaVao, 02-HoaDonBanRa, 03-NganHang, 04-PhieuThuChi, 05-Luong-BaoHiem, 06-HopDong. Tên tệp nên theo mẫu NgàyChứngTừ_SốChứngTừ_ĐốiTác_SốTiền để sắp xếp và tìm kiếm.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) | Đường dẫn chứng từ |
|---|---|---|---|---|
| Mua phần mềm thuê bao 12 tháng (chưa thuế) | 242 | 331 | 12.000.000 | 2026/10/01-HoaDonMuaVao/20261005_HD123_NCCX.xml |
| Thuế GTGT đầu vào | 1331 | 331 | 1.200.000 | cùng tệp hoá đơn |
| Thanh toán cho nhà cung cấp | 331 | 112 | 13.200.000 | 2026/10/03-NganHang/20261008_UNC045.pdf |
| Phân bổ chi phí tháng 10 | 642 | 242 | 1.000.000 | 2026/10/07-PhanBo/BangPhanBo_T10.xlsx |
Ghi đường dẫn chứng từ vào cột diễn giải hoặc trường đính kèm của phần mềm kế toán giúp người kiểm tra mở được chứng từ ngay từ bút toán, không phải lục thư mục.
Số liệu giả định, dùng để ước tính dung lượng cần thuê khi lưu trữ đủ thời hạn.
Xem dạng bảng
| 2023 | 4 GB |
| 2024 | 6 GB |
| 2025 | 9 GB |
| 2026 | 12 GB |
4. Lộ trình chuyển đổi số hồ sơ kế toán
- 1Kiểm kê hiện trạng
Liệt kê chứng từ nào đã là điện tử, chứng từ nào còn giấy.
- 2Ban hành quy tắc
Quy định cấu trúc thư mục, cách đặt tên tệp, người được sửa, người chỉ xem.
- 3Thu gom nguồn điện tử
Tải hoá đơn XML, sổ phụ ngân hàng định kỳ về đúng thư mục.
- 4Scan chứng từ giấy
Scan rõ, đủ trang, lưu PDF; bản giấy vẫn cất theo thời hạn.
- 5Sao lưu và kiểm tra
Áp dụng 3-2-1, thử khôi phục ngẫu nhiên mỗi quý.
Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, rủi ro lớn nhất không phải mất máy tính mà là dữ liệu nằm rải rác trong email, Zalo và máy cá nhân của kế toán cũ. Khi nhân sự nghỉ việc, chứng từ đi theo. Kho tập trung có phân quyền giải quyết vấn đề này.
- Hoá đơn mua vào lưu cả XML, không chỉ PDF
- Thư mục theo năm, tháng, loại chứng từ thống nhất
- Tài khoản lưu trữ thuộc công ty, không phải tài khoản cá nhân
- Phân quyền: kế toán sửa, quản lý xem, người ngoài không truy cập
- Sao lưu theo 3-2-1 và thử khôi phục định kỳ
- Không đưa dữ liệu nhạy cảm như bảng lương lên công cụ AI công cộng
- Kế hoạch đọc được tệp khi đổi phần mềm kế toán
Câu hỏi thường gặp
Có cần in hoá đơn điện tử ra giấy để lưu không?
Không bắt buộc. Hoá đơn điện tử được lưu dưới dạng điện tử; quan trọng là giữ tệp XML gốc và bảo đảm truy xuất được khi cơ quan thuế yêu cầu.
Scan chứng từ giấy rồi có được huỷ bản giấy không?
Không nên tự huỷ. Bản scan là bản sao; bản giấy vẫn cần lưu theo thời hạn quy định, trừ khi có hướng dẫn cụ thể cho phép. Nên hỏi ý kiến chuyên môn trước khi huỷ.
Lưu chứng từ trên Google Drive hay OneDrive có được không?
Được, nếu dùng tài khoản của công ty, phân quyền chặt và có bản sao lưu ở nơi khác. Tránh lưu trên tài khoản cá nhân của nhân viên.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ số hoá và lưu trữ chứng từ không?
Có. ACCA Consulting VN hỗ trợ thiết lập kho chứng từ số, quy tắc đặt tên và đối chiếu chứng từ với sổ sách trong gói dịch vụ kế toán.
Kho chứng từ số gọn gàng cùng ACCA Consulting Vietnam
Dịch vụ kế toán của ACCA Consulting VN giúp chứng từ được lưu đúng chỗ, tìm được ngay và an toàn qua nhiều năm.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
