Nội dung bài viết
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhớ “giữ chứng từ 10 năm” mà không rõ tài liệu nào thuộc nhóm đó, tính từ khi nào, và xử lý ra sao khi giải thể hay đổi đơn vị làm kế toán. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam giải thích thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo nhóm tài liệu, kèm bảng tra nhanh và lưu ý thực tế.
1. Nguyên tắc chung về lưu trữ tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán gồm chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan. Luật Kế toán 2015 chia tài liệu thành các nhóm với thời hạn lưu trữ khác nhau. Mốc dễ nhớ và quan trọng nhất: chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính phải lưu tối thiểu 10 năm.
Các nhóm còn lại có thời hạn ngắn hơn hoặc dài hơn mốc này, được quy định chi tiết trong văn bản hướng dẫn hiện hành. Doanh nghiệp nên tra văn bản mới nhất hoặc hỏi đơn vị tư vấn trước khi huỷ bất kỳ tài liệu nào.
2. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo nhóm tài liệu
| Nhóm tài liệu | Ví dụ | Thời hạn lưu trữ |
|---|---|---|
| Chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ, lập BCTC | Hoá đơn, phiếu thu chi, UNC, phiếu nhập xuất kho, bảng lương | Tối thiểu 10 năm |
| Sổ kế toán và báo cáo tài chính năm | Sổ cái, sổ chi tiết, BCTC năm | Theo văn bản hướng dẫn; nên lưu ít nhất như chứng từ ghi sổ |
| Tài liệu dùng cho quản lý, điều hành, không trực tiếp ghi sổ | Báo cáo quản trị nội bộ, bản kế hoạch | Theo văn bản hướng dẫn hiện hành |
| Tài liệu có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng | Hồ sơ thành lập, tài liệu tài sản lớn | Theo văn bản hướng dẫn hiện hành, có thể lâu dài |
| Hồ sơ thuế liên quan | Tờ khai, quyết toán, biên bản kiểm tra thuế | Nên lưu cùng thời hạn chứng từ ghi sổ |
Khi không chắc thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán của một tài liệu, hãy xếp vào nhóm có thời hạn dài hơn. Chi phí lưu thêm vài năm thấp hơn nhiều so với rủi ro không xuất trình được chứng từ khi bị kiểm tra.
- 31/12/2026
Kết thúc năm tài chính, khoá sổ.
- 31/3/2027
Hạn nộp BCTC năm và quyết toán TNDN; đóng gói hồ sơ năm 2026.
- 2027–2036
Lưu trữ an toàn, sẵn sàng xuất trình khi kiểm tra.
- Sau khi đủ thời hạn
Rà soát, lập hội đồng và biên bản trước khi tiêu huỷ.
Thời điểm bắt đầu tính thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được quy định trong văn bản hướng dẫn; trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tính an toàn từ khi kết thúc kỳ kế toán năm hoặc sau khi nộp báo cáo quyết toán.
3. Chi phí lưu trữ và cách hạch toán
Hồ sơ giấy cần kho khô ráo, chống mối mọt; hồ sơ số cần dung lượng và sao lưu. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, chi phí này ghi vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Thuê kho lưu trữ hồ sơ giấy tháng 10 (chưa thuế) | 642 | 331 | 1.500.000 |
| Thuế GTGT đầu vào tiền thuê kho | 1331 | 331 | 150.000 |
| Trả trước 12 tháng dung lượng lưu trữ đám mây (chưa thuế) | 242 | 112 | 3.600.000 |
| Thuế GTGT của gói lưu trữ đám mây | 1331 | 112 | 360.000 |
| Phân bổ chi phí lưu trữ đám mây tháng 10 | 642 | 242 | 300.000 |
Số liệu giả định cho một doanh nghiệp nhỏ; chi phí thực tế tuỳ quy mô và nhà cung cấp.
Xem dạng bảng
| Hồ sơ giấy | Hồ sơ số | |
|---|---|---|
| Thuê chỗ lưu trữ | 18.000.000đ | 3.600.000đ |
| Vật tư, thiết bị | 2.000.000đ | 1.500.000đ |
| Thời gian tra cứu quy đổi | 6.000.000đ | 1.500.000đ |
4. Lưu ý khi giải thể, đổi dịch vụ kế toán, mất hồ sơ
- Giải thể, chấm dứt hoạt động: tài liệu kế toán vẫn phải được lưu trữ đủ thời hạn. Cần xác định rõ người hoặc tổ chức chịu trách nhiệm lưu trữ sau giải thể theo quy định hiện hành.
- Đổi đơn vị làm dịch vụ kế toán: lập biên bản bàn giao có danh mục từng năm, từng loại tài liệu, kèm dữ liệu phần mềm và tệp điện tử. Hồ sơ thuộc về doanh nghiệp, không thuộc đơn vị dịch vụ.
- Mất, hư hỏng hồ sơ: lập biên bản ghi nhận sự việc, kiểm kê phần còn lại, liên hệ đối tác và ngân hàng để xin bản sao, khôi phục tối đa; thông báo cho cơ quan có liên quan khi quy định yêu cầu.
- Tiêu huỷ khi hết hạn: lập hội đồng, danh mục tài liệu tiêu huỷ và biên bản; không tiêu huỷ tài liệu đang liên quan đến kiểm tra, tranh chấp.
Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam khi nhận bàn giao thường gặp hồ sơ các năm cũ chỉ còn trong máy của kế toán đã nghỉ. Một quy định đơn giản như “hồ sơ năm nào đóng gói, lập danh mục ngay sau khi nộp quyết toán năm đó” giúp tránh tình trạng này. Bạn có thể tham khảo thêm cách lưu trữ chứng từ điện tử.
- Đóng gói chứng từ, sổ, BCTC, tờ khai của năm vào một bộ
- Lập danh mục tài liệu và ghi mốc hết hạn lưu trữ
- Bản giấy đặt nơi khô ráo, có khoá; bản số có sao lưu
- Ghi rõ người chịu trách nhiệm quản lý kho hồ sơ
- Không tiêu huỷ khi chưa có biên bản và danh mục được duyệt
Câu hỏi thường gặp
Chứng từ kế toán phải lưu ít nhất bao lâu?
Chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính phải lưu tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Các nhóm tài liệu khác có thời hạn theo văn bản hướng dẫn hiện hành.
Chứng từ điện tử có cùng thời hạn lưu trữ như bản giấy không?
Có. Thời hạn áp dụng theo nhóm tài liệu, không phụ thuộc hình thức. Chứng từ điện tử còn cần bảo đảm đọc được trong suốt thời hạn lưu trữ.
Công ty giải thể thì ai giữ hồ sơ kế toán?
Hồ sơ vẫn phải được lưu đủ thời hạn và cần có người hoặc tổ chức được giao trách nhiệm lưu trữ theo quy định hiện hành. Nên xác định việc này ngay trong hồ sơ giải thể.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ sắp xếp và bàn giao hồ sơ kế toán không?
Có. ACCA Consulting VN hỗ trợ lập danh mục, đóng gói hồ sơ theo năm và lập biên bản bàn giao khi doanh nghiệp đổi đơn vị làm dịch vụ kế toán.
Hồ sơ kế toán đủ năm, đủ bộ cùng ACCA Consulting Vietnam
Dịch vụ kế toán của ACCA Consulting VN giúp bạn lưu trữ đúng thời hạn và sẵn sàng khi cơ quan thuế kiểm tra.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
