Nội dung bài viết
Hàng tồn kho ghi theo giá gốc, nhưng giá gốc không phải lúc nào cũng bán lại được. Khi hàng lỗi mốt, hư hỏng hay giá thị trường giảm, dự phòng giảm giá hàng tồn kho giúp báo cáo tài chính không thổi phồng tài sản. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam hướng dẫn cách đo lường, chuẩn bị hồ sơ và hạch toán qua một ví dụ hàng thời trang.
1. Khi nào phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho?
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, hàng tồn kho được đo theo giá gốc; trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì ghi nhận theo giá trị thuần và phần chênh lệch được lập dự phòng. Dấu hiệu thường gặp:
- Hàng lỗi mốt, hết mùa, mẫu mã cũ phải bán xả hàng
- Hàng hư hỏng, kém phẩm chất, gần hết hạn sử dụng
- Giá bán trên thị trường giảm xuống dưới giá vốn
- Nguyên vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm mà sản phẩm đó sẽ bán lỗ
- Hàng chậm luân chuyển nhiều tháng không có đơn đặt hàng
Dự phòng được lập cho từng mặt hàng, không bù trừ lãi của mã này với lỗ của mã khác. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp làm sai khi chỉ so tổng giá trị kho với tổng giá bán dự kiến.
2. Giá trị thuần có thể thực hiện được tính thế nào?
Giá trị thuần có thể thực hiện được (net realisable value) bằng giá bán ước tính trong điều kiện kinh doanh bình thường, trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết để bán được hàng (vận chuyển, hoa hồng, đóng gói…). Giá bán ước tính phải có căn cứ, ví dụ bảng giá đang áp dụng, hoá đơn bán sau ngày khoá sổ, báo giá của khách hàng.
| Mã hàng | Số lượng | Giá gốc/đv (đ) | Giá bán ước tính/đv (đ) | Chi phí bán/đv (đ) | Dự phòng (đ) |
|---|---|---|---|---|---|
| ÁO-TH01 (mẫu thu đông năm trước) | 500 | 180.000 | 150.000 | 15.000 | 22.500.000 |
| QUẦN-JE05 (lỗi mốt) | 300 | 250.000 | 160.000 | 20.000 | 33.000.000 |
| VÁY-HE09 (hết mùa) | 200 | 220.000 | 200.000 | 20.000 | 8.000.000 |
| ÁO-PL12 (bán chạy) | 800 | 120.000 | 260.000 | 20.000 | 0 |
| Cộng | 63.500.000 |
Cách tính dòng ÁO-TH01: giá trị thuần mỗi đơn vị là 150.000 − 15.000 = 135.000 đồng, thấp hơn giá gốc 45.000 đồng; nhân 500 chiếc được 22.500.000 đồng. Dòng VÁY-HE09 đáng chú ý: giá bán 200.000 đồng tưởng chỉ thấp hơn giá gốc một chút, nhưng sau khi trừ chi phí bán, giá trị thuần còn 180.000 đồng, phải lập 8.000.000 đồng. Đây là lỗi hay gặp khi kế toán quên trừ chi phí bán. Tổng dự phòng của bảng là 63.500.000 đồng.
Ví dụ minh hoạ, số giả định; mã ÁO-PL12 có lãi nhưng không được dùng để bù trừ cho các mã lỗ.
Xem dạng bảng
| ÁO-TH01 | 22.500.000đ |
| QUẦN-JE05 | 33.000.000đ |
| VÁY-HE09 | 8.000.000đ |
| ÁO-PL12 | 0đ |
3. Hồ sơ chứng minh giá bán và tình trạng hàng
Khoản dự phòng chỉ thuyết phục khi có bằng chứng. Theo kinh nghiệm của ACCA Consulting Vietnam, kiểm toán viên và cơ quan thuế thường hỏi ba câu: hàng đó có thật không, tình trạng thế nào, và vì sao giá bán thấp. Bộ hồ sơ nên chuẩn bị:
- Biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối năm, ghi rõ tình trạng từng lô
- Ảnh chụp hoặc biên bản đánh giá hàng lỗi mốt, hư hỏng, cận hạn
- Bảng giá bán đang áp dụng hoặc chương trình xả hàng đã duyệt
- Hoá đơn bán hàng phát sinh sau ngày khoá sổ của chính mã hàng đó
- Bảng tính dự phòng theo từng mã, có người lập, người kiểm tra
- Quyết định trích lập của giám đốc
Điều kiện để khoản dự phòng được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thực hiện theo văn bản hướng dẫn hiện hành về trích lập dự phòng; doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ trước khi lập tờ khai quyết toán. Kết quả kiểm kê hàng tồn kho cuối năm là đầu vào bắt buộc của bước này.
4. Bút toán lập và hoàn nhập dự phòng
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Năm N: lập dự phòng lần đầu | 632 – Giá vốn hàng bán | 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho | 63.500.000 |
| Năm N+1: bán hết QUẦN-JE05, giá vốn | 632 – Giá vốn hàng bán | 156 – Hàng hoá | 75.000.000 |
| Năm N+1: huỷ lô VÁY-HE09 bị hỏng, dùng phần dự phòng đã lập | 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho | 156 – Hàng hoá | 8.000.000 |
| Phần giá gốc còn lại của lô huỷ (44.000.000 − 8.000.000) | 632 – Giá vốn hàng bán | 156 – Hàng hoá | 36.000.000 |
| Cuối năm N+1: số dư 2294 còn 55.500.000, số cần lập 20.000.000, hoàn nhập phần chênh | 2294 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho | 632 – Giá vốn hàng bán | 35.500.000 |
Nguyên tắc chung là so sánh số dự phòng cần lập cuối kỳ với số dư tài khoản 2294 đang có: lớn hơn thì trích thêm, nhỏ hơn thì hoàn nhập. Không xoá toàn bộ rồi lập lại, vì cách đó làm sổ chi tiết khó đối chiếu.
5. Quy trình đánh giá kho cuối kỳ
- 1Kiểm kê và phân loại
Đếm thực tế, đánh dấu hàng chậm luân chuyển, hư hỏng, lỗi mốt.
- 2Xác định giá bán ước tính
Lấy bảng giá, hoá đơn sau ngày khoá sổ, chương trình xả hàng.
- 3Ước tính chi phí bán
Cộng vận chuyển, hoa hồng, đóng gói cho mỗi đơn vị.
- 4Tính theo từng mã
So giá trị thuần với giá gốc, không bù trừ giữa các mã.
- 5Ghi sổ và lưu hồ sơ
Hạch toán phần chênh lệch với số dư 2294, lưu đủ chứng cứ.
Doanh nghiệp bán lẻ nhiều mã hàng nên thiết lập báo cáo tuổi tồn kho trong phần mềm để việc này mất vài giờ thay vì vài ngày. Xem thêm cách tính giá vốn hàng bán để giá gốc dùng so sánh là chính xác.
Câu hỏi thường gặp
Có được bù trừ mã hàng lãi với mã hàng lỗ khi lập dự phòng không?
Không. Dự phòng được tính cho từng mặt hàng; mã có giá trị thuần cao hơn giá gốc không được dùng để giảm dự phòng của mã khác.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hạch toán vào tài khoản chi phí nào?
Theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, khoản lập dự phòng ghi tăng giá vốn hàng bán (632) và hoàn nhập ghi giảm giá vốn.
Không có hoá đơn bán sau ngày khoá sổ thì lấy giá bán ước tính ở đâu?
Có thể dùng bảng giá đang áp dụng, báo giá của khách hàng, chương trình khuyến mãi đã duyệt hoặc giá của mặt hàng tương tự; quan trọng là có tài liệu lưu lại.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ đánh giá dự phòng hàng tồn kho không?
Có. ACCA hỗ trợ đối chiếu kho, lập bảng tính dự phòng theo mã và chuẩn bị hồ sơ giải trình; việc kiểm kê thực tế và quyết định giá bán do doanh nghiệp thực hiện.
Đánh giá đúng giá trị kho cuối năm
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cùng doanh nghiệp rà soát kho, lập dự phòng có căn cứ trước kỳ báo cáo. Nhận tư vấn miễn phí.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
