Nội dung bài viết
Doanh thu chỉ có giá trị khi tiền về tài khoản. Vì vậy TK 131 là tài khoản chủ doanh nghiệp nên nhìn mỗi tuần, và kế toán phải giữ nó sạch từng khách hàng. Bài viết của ACCA Consulting Vietnam đi qua toàn bộ vòng đời khoản phải thu và cách hạch toán công nợ phải thu theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, kèm ví dụ minh hoạ có số.
1. Vòng đời một khoản phải thu
Mỗi khoản phải thu đi qua tối đa bốn giai đoạn: phát sinh khi bán chịu, giảm khi khách trả tiền, có thể được bù trừ với khoản doanh nghiệp nợ lại chính khách đó, và trong trường hợp xấu nhất là xoá nợ. Mỗi giai đoạn cần một loại chứng từ riêng; thiếu chứng từ ở giai đoạn nào, số dư 131 sẽ 'kẹt' ở giai đoạn đó.
- 1Ghi nhận
Xuất hoá đơn bán chịu, ghi tăng 131 theo từng khách.
- 2Thu tiền
Đối chiếu sao kê ngân hàng, cấn trừ đúng hoá đơn.
- 3Bù trừ
Lập biên bản bù trừ khi khách đồng thời là nhà cung cấp.
- 4Xử lý nợ xấu
Lập dự phòng, xoá nợ khi đủ hồ sơ theo quy định.
2. Hạch toán công nợ phải thu: bút toán từng bước
Ví dụ minh hoạ: ngày 5/3 công ty bán hàng cho Khách A, giá chưa thuế 100.000.000đ, thuế GTGT 10%, hạn thanh toán 30 ngày, có điều khoản chiết khấu thanh toán 1% nếu trả trong 10 ngày. Ngày 14/3 khách chuyển khoản sau khi trừ chiết khấu.
| Ngày | Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|---|
| 5/3 | Doanh thu bán chịu | 131 – Khách A | 511 | 100.000.000 |
| 5/3 | Thuế GTGT đầu ra | 131 – Khách A | 33311 | 10.000.000 |
| 14/3 | Thu tiền qua ngân hàng | 112 | 131 – Khách A | 108.900.000 |
| 14/3 | Chiết khấu thanh toán 1% cho khách | 635 | 131 – Khách A | 1.100.000 |
Chiết khấu thanh toán là chi phí tài chính, không làm giảm doanh thu; nếu cần phân biệt kỹ với chiết khấu thương mại, xem bài hạch toán chiết khấu thương mại và thanh toán. Trường hợp khách trả trước khi giao hàng, kế toán vẫn ghi Có 131 cho đúng khách, khiến 131 của khách đó có số dư Có; khi lập bảng cân đối không được bù trừ với số dư Nợ của khách khác.
Bù trừ công nợ
Khi Khách B vừa mua hàng của doanh nghiệp (phải thu 50.000.000đ) vừa cung cấp dịch vụ vận chuyển (phải trả 20.000.000đ), hai bên ký biên bản bù trừ. Kế toán ghi Nợ 331 – B / Có 131 – B số 20.000.000đ; Khách B còn phải trả 30.000.000đ. Không có biên bản, khoản bù trừ khó giải trình khi kiểm tra.
Xoá nợ phải thu khó đòi
| Nghiệp vụ | Nợ | Có | Số tiền (đ) |
|---|---|---|---|
| Xoá nợ phần đã lập dự phòng | 2293 | 131 – Khách C | 40.000.000 |
| Xoá nợ phần chưa lập dự phòng | 642 | 131 – Khách C | 15.000.000 |
Điều kiện, hồ sơ chứng minh và thẩm quyền quyết định xoá nợ thực hiện theo quy định hiện hành. Sau khi xoá trên sổ, doanh nghiệp vẫn nên theo dõi khoản nợ để tiếp tục thu hồi; nếu sau này thu được, khoản tiền thu hồi ghi nhận vào thu nhập khác. Cách lập dự phòng trước đó xem ở bài dự phòng nợ phải thu khó đòi.
3. Mẫu sổ chi tiết phải thu theo khách hàng
Sổ cái 131 chỉ cho biết tổng. Thứ chủ doanh nghiệp cần là sổ chi tiết theo từng khách, tốt nhất có thêm số hoá đơn và hạn thanh toán để làm báo cáo tuổi nợ.
| Ngày | Chứng từ | Diễn giải | Phát sinh Nợ | Phát sinh Có | Số dư |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/3 | Số dư đầu kỳ | 25.000.000 | |||
| 05/3 | HĐ 0000215 | Bán hàng, hạn 04/4 | 110.000.000 | 135.000.000 | |
| 10/3 | GBC 031 | Thu nợ tháng 2 | 25.000.000 | 110.000.000 | |
| 14/3 | GBC 047 | Thu tiền HĐ 0000215 | 108.900.000 | 1.100.000 | |
| 14/3 | PKT 012 | Chiết khấu thanh toán 1% | 1.100.000 | 0 |
Ví dụ minh hoạ, số liệu giả định: khi tiền thu chậm hơn phát sinh nhiều tháng liền, số dư 131 phình lên.
Xem dạng bảng
| Bán chịu phát sinh | Tiền thu về | |
|---|---|---|
| Tháng 1 | 420.000.000đ | 380.000.000đ |
| Tháng 2 | 390.000.000đ | 405.000.000đ |
| Tháng 3 | 510.000.000đ | 430.000.000đ |
4. Quy tắc chuẩn hoá danh mục khách hàng
Đội ngũ ACCA Consulting Vietnam thường gặp tình trạng một khách bị tạo 2–3 mã, khiến tiền thu về cấn vào mã này còn hoá đơn nằm ở mã khác. Vài quy tắc đơn giản giúp tránh lỗi:
- Mã khách gắn với mã số thuế (khách doanh nghiệp) để không trùng.
- Khách lẻ không lấy hoá đơn gom vào một mã 'khách lẻ' theo kênh bán.
- Ghi rõ hạn thanh toán mặc định cho từng khách.
- Khi thu tiền, cấn trừ theo số hoá đơn chứ không chỉ theo tổng.
- Đối chiếu, xác nhận công nợ với khách lớn ít nhất mỗi năm.
Câu hỏi thường gặp
Khách trả tiền một lần cho nhiều hoá đơn thì ghi thế nào?
Ghi một bút toán thu tiền nhưng cấn trừ chi tiết cho từng hoá đơn theo nội dung khách chuyển hoặc theo thoả thuận. Cấn đúng hoá đơn giúp báo cáo tuổi nợ chính xác.
Khách trả trước có ghi vào TK 3387 không?
Không. Tiền khách trả trước khi giao hàng ghi Có 131 của khách đó. TK 3387 dùng cho doanh thu đã thu tiền nhưng liên quan nhiều kỳ, ví dụ thu trước phí dịch vụ nhiều tháng.
Bao lâu nên đối chiếu công nợ với khách?
Khách thường xuyên nên đối chiếu hằng tháng hoặc hằng quý; cuối năm nên có biên bản xác nhận công nợ có chữ ký hai bên, đặc biệt với doanh nghiệp phải kiểm toán.
ACCA Consulting Vietnam có hỗ trợ theo dõi công nợ phải thu không?
Có. ACCA Consulting Vietnam ghi nhận và cấn trừ công nợ theo hoá đơn, gửi danh sách khách đến hạn và quá hạn mỗi tháng để doanh nghiệp chủ động thu hồi.
Biết chính xác ai đang nợ bạn bao nhiêu
ACCA Consulting Vietnam (ACCA Consulting VN) cung cấp dịch vụ kế toán tại TP.HCM với sổ chi tiết công nợ theo từng khách, cập nhật hằng tháng.
Nhận tư vấn miễn phíZaloWhatsApp
